Terhenti di Tengah Tugas? Tinggalkan Catatan untuk Melanjutkan Sebelum Beralih

Panggilan berikutnya sudah dimulai, tetapi sebagian pikiranmu masih tertinggal di layar yang belum selesai. Bisa kita beri pikiran itu tempat untuk menunggu?

Kamu sedang berada di tengah pekerjaan yang butuh konsentrasi.

Ada angka yang tidak cocok. Kamu membandingkan dua berkas. Kamu baru saja melihat kemungkinan letak masalahnya.

Lalu pemberitahuan kalender berbunyi.

Panggilan berikutnya dimulai dua menit lagi.

Kamu menutup satu jendela, membuka yang lain, lalu bergabung. Kamu sudah berada di panggilan itu, tetapi pekerjaan yang belum selesai masih meminta tempat di kepalamu:

Angka total yang salah tadi berasal dari Mei atau Juni?

Berkas mana yang harus aku periksa berikutnya?

Aku harus ingat ini.

Artikel ini bukan tentang membangun kembali kebiasaan setelah berhenti berhari-hari. Topiknya lebih sempit: kamu sedang benar-benar mengerjakan sesuatu, ada gangguan, lalu kamu harus pindah ke tugas lain sebelum tugas pertama terasa selesai.

Peneliti menyebut tarikan pikiran yang masih tertinggal dari tugas sebelumnya sebagai attention residue, atau sisa perhatian. Sederhananya, tubuhmu sudah berpindah ke layar berikutnya, tetapi sebagian pikiranmu masih berada di layar lama.

Sebuah ready-to-resume plan, yaitu rencana singkat untuk kembali melanjutkan, dapat membantu. Sebelum beralih, kamu sebentar memutuskan bagaimana kamu akan kembali. Kita bisa mengubah gagasan itu menjadi catatan dua baris.

Mari kita membuat perpindahan tugas terasa lebih jelas

• Mari kita tandai tepat di mana pikiran kita berhenti.
• Mari kita tentukan tindakan pertama yang akan kita lakukan saat kembali.
• Mari kita tinggalkan dua jawaban itu di halaman, lalu berikan perhatian kita pada tugas berikutnya.

1. Tandai tepat di mana pikiranmu berhenti

Saat gangguan datang, mudah sekali mencatat terlalu sedikit.

Kamu mungkin menulis:

Selesaikan laporan.

Itu memberi tahu kamu nama tugasnya.

Namun, itu tidak memberi tahu di mana pikiranmu berhenti.

Bayangkan kamu sedang memeriksa angka bulanan ketika pemberitahuan rapat muncul. Kamu sudah memeriksa beberapa bulan dan baru saja menemukan sesuatu yang terasa janggal.

Catatan yang lebih berguna adalah:

Tempat berhenti: Total Mei sudah diperiksa. Juni belum diperiksa.

Sekarang pekerjaan yang belum selesai punya batas yang jelas.

Ini penting karena berpindah tugas tidak selalu berarti perhatianmu ikut berpindah sepenuhnya pada saat yang sama. Dalam dua eksperimen yang diterbitkan pada 2009, Sophie Leroy menemukan bahwa orang dapat kesulitan melepaskan perhatian dari pekerjaan yang belum selesai, dan kinerja pada tugas berikutnya bisa ikut terganggu. Makalah tersebut menyebut masalah ini attention residue. Eksperimen itu dilakukan dalam kondisi penelitian yang terkontrol, jadi hasilnya tidak berarti setiap gangguan akan merusak pekerjaanmu dengan cara yang sama. Namun, hasil itu menunjukkan mengapa pekerjaan yang belum selesai masih bisa aktif di pikiran setelah kamu berpindah. (Leroy, 2009, Organizational Behavior and Human Decision Processes)

Coba lihat perbedaan antara dua catatan ini saat kamu kembali:

Lanjutkan laporan.

dan

Mei sudah diperiksa. Juni berikutnya.

Catatan pertama membuatmu mencari posisi lagi.

Catatan kedua meninggalkan penanda tepat di tempat jejak pikiranmu berhenti.

Kamu bukan sedang membuat daftar tugas baru. Kamu hanya menyimpan titik yang nanti harus dicari lagi oleh dirimu di masa depan jika tidak dicatat sekarang.

2. Tentukan tindakan pertama saat kamu kembali

Mengetahui tempat kamu berhenti menyelesaikan satu masalah.

Namun, masih ada pertanyaan lain:

Apa yang pertama kali kulakukan saat kembali?

Bayangkan kamu kembali setelah rapat selama empat puluh menit.

Laporan masih terbuka. Beberapa tab menunggu. Kursor berkedip.

Kamu ingat bahwa Juni adalah bagian berikutnya, tetapi kamu masih harus memutuskan apakah akan menghitung ulang total, memeriksa berkas sumber, atau bertanya kepada seseorang tentang angka itu.

Sebelum beralih, satu baris tambahan dapat menyimpan keputusan tersebut:

Tempat berhenti: Total Mei sudah diperiksa. Juni belum diperiksa.
Tindakan pertama saat kembali: Bandingkan total Juni dengan berkas sumber.

Baris kedua mengubah “ingat masalah ini” menjadi “mulai dari sini.”

Penelitian yang diterbitkan di Organization Science pada 2018 menguji gagasan yang berkaitan dengan hal ini. Sophie Leroy dan Theresa Glomb mempelajari gangguan ketika orang berharap akan kembali ke tugas yang terputus dalam kondisi tertekan oleh waktu. Ready-to-resume intervention mereka meminta peserta berhenti sebentar untuk memikirkan dan merencanakan cara kembali sebelum berpindah. Dalam empat studi, intervensi tersebut mengurangi attention residue dan mencegah kinerja pada tugas yang menyela ikut menurun dalam kondisi yang mereka uji. (Leroy & Glomb, 2018, Organization Science)

Temuan itu lebih sempit daripada kalimat, “menulis catatan membuatmu produktif.”

Para peneliti tidak menguji persis format dua baris ini, dan mereka juga tidak menunjukkan bahwa cara ini menghapus semua biaya dari perpindahan tugas. Catatan dua baris di sini adalah cara praktis untuk memakai gagasan yang lebih luas dari penelitian tersebut: buat proses kembali menjadi lebih pasti sebelum kamu meninggalkan tugas.

Kamu tidak perlu menyelesaikan masalah yang belum selesai itu sekarang.

Kamu hanya perlu meninggalkan pintu masuk yang jelas untuk kembali nanti.

3. Biarkan catatan menyimpan titik kembali saat kamu mengerjakan tugas berikutnya

Sekarang rapat dimulai.

Laporan masih belum selesai. Catatan itu tidak mengubah fakta tersebut.

Yang berubah adalah apa yang perlu terus kamu bawa di kepala.

Titik untuk memulai lagi sudah tertulis:

Total Juni → bandingkan dengan berkas sumber.

Jika tugas lama muncul lagi di pikiran, kamu bisa melihat catatan itu alih-alih hanya mengandalkan ingatan. Kamu sudah meninggalkan tempat yang jelas untuk kembali.

Penelitian 2018 juga membuat kita perlu berhati-hati dalam menyatakan manfaatnya: hasil itu muncul dalam kondisi gangguan yang diuji, terutama ketika orang memperkirakan akan menghadapi tekanan saat kembali. Ready-to-resume plan bukan bukti bahwa pikiranmu akan kosong atau fokus sempurna. Cara ini membantu mengurangi satu sumber tarikan dari tugas yang belum selesai dengan menentukan titik kembali lebih awal.

Lalu biarkan catatan itu menjalankan fungsi keduanya saat kamu kembali.

Bayangkan suasana setelah panggilan selesai. Suara-suara berhenti. Layarmu menyala lagi. Alih-alih membuka lima berkas dan bertanya, “Tadi aku sedang apa?”, kamu membaca dua baris.

Mei selesai.

Juni berikutnya.

Berkas sumber adalah tempat pertama yang harus dilihat.

Kamu bisa mulai dari sana.

Cara ini paling berguna untuk perpindahan konteks yang nyata: rapat, permintaan mendesak, panggilan, pekerjaan lain, atau kelas lain. Jika kamu hanya mengambil air minum lalu kembali satu menit kemudian, menulis catatan justru bisa menambah pekerjaan lebih banyak daripada manfaatnya.

Tujuannya bukan membuat satu rutinitas baru yang harus kamu lakukan dengan sempurna.

Tujuannya adalah memberi batas kecil ketika tugas yang belum selesai cukup rumit sehingga tanpa catatan kamu harus membangun ulang posisi pikiranmu nanti—atau terus berusaha mengingatnya sambil mengerjakan hal lain.

Catatan untuk melanjutkan bekerja karena dua barisnya menyelesaikan dua masalah yang berbeda

Baris pertama menyimpan posisi: di mana pikiranmu berhenti.

Baris kedua menyimpan arah: apa yang pertama kali akan kamu lakukan saat kembali.

Bersama-sama, keduanya membuat perpindahan menjadi lebih jelas. Kamu memang belum menyelesaikan tugas lama, tetapi kamu sudah selesai memutuskan bagaimana akan masuk kembali ke tugas itu.

Urutannya penting.

Jika kamu hanya menulis nama tugas, kamu mungkin masih harus mencari posisi. Jika kamu menandai posisi tetapi tidak menulis tindakan berikutnya, kamu mungkin masih harus membuat keputusan yang sama sekali lagi. Setelah keduanya tertulis, tugas berikutnya punya peluang lebih baik untuk benar-benar menjadi tugas yang sedang kamu kerjakan sekarang.

Catatan untuk melanjutkan tidak akan mencegah setiap pikiran yang lewat. Catatan itu juga tidak akan menghilangkan rapat, pesan, atau pekerjaan mendesak.

Namun, catatan itu memberi satu pikiran yang belum selesai tempat untuk menunggu.

Daripada meminta pikiranmu terus menyelipkan satu jari di halaman lama saat kamu membuka halaman baru, kamu bisa meninggalkan penanda buku.

Mendekatlah pada dirimu yang ingin kamu menjadi

• Mari kita gunakan catatan ini saat benar-benar berpindah tugas, bukan pada setiap jeda kecil.
• Mari kita tinggalkan dua baris untuk diri kita nanti: tempat berhenti dan tindakan pertama saat kembali.
• Mari kita baca dua baris itu saat kembali, lalu melanjutkan dari sana tanpa membangun ulang seluruh jejak dari ingatan.