जब हालात बदल जाएँ, अपनी योजना को कैसे फिर से तय करें: Apollo 13 से 3 सीख

आपने ध्यान से योजना बनाई थी, लेकिन अब वह असलियत से मेल नहीं खाती। हम असल में बचाना क्या चाहते हैं?

कल्पना कीजिए, आपका कैलेंडर अभी भी स्क्रीन पर खुला है।

कुछ दिन पहले बनाए गए साफ समय-ब्लॉक वहीं हैं। लेकिन समय-सीमा बदल गई। जिस व्यक्ति पर आप निर्भर थे, वह उपलब्ध नहीं है। नई जानकारी ने समस्या बदल दी। जिस टूल का इस्तेमाल करने की उम्मीद थी, वह अब काम नहीं कर रहा।

योजना वैसी ही दिखती है।

असलियत नहीं।

यहीं एक असहज चुनाव सामने आता है। क्या आप योजना से इसलिए चिपके रहें क्योंकि उसमें पहले ही समय लगा चुके हैं, या दिशा बदलें क्योंकि उसकी बुनियाद वाले तथ्य बदल गए हैं?

Apollo 13 हमें इस पल को समझने का एक उपयोगी तरीका देता है।

रोज़मर्रा की कोई समय-सीमा अंतरिक्ष की आपात स्थिति जैसी नहीं है। हम केवल फैसले का ढाँचा ले रहे हैं: जब नए तथ्य पुरानी राह को बेकार कर दें, तो जो अब भी मायने रखता है उसे उस राह से अलग कीजिए जो अब काम नहीं करती।

जब तथ्य बदल जाएँ, तो तीन-भाग रीसेट

• आइए हर पुराने कदम को बचाने के बजाय उस लक्ष्य को बचाएँ जो अब भी मायने रखता है।
• आइए उन सीमाओं और साधनों से दोबारा सोचें जो अभी सच में हमारे पास हैं।
• आइए नई राह पर निर्भर होने से पहले उसे परखें।

1. असली लक्ष्य को उस राह से अलग कीजिए जो आपने तय की थी

जब कोई योजना टूटती है, तो योजना को ही लक्ष्य समझ लेना आसान होता है।

हो सकता है आपने खुद से बीस स्लाइड, पाँच पढ़ाई सत्र, एक तय लॉन्च तारीख या प्रोजेक्ट पूरा करने का एक ही तरीका तय किया हो। काफी मेहनत के बाद वही राह उस नतीजे जैसी लगने लगती है जिसे आप बचाना चाहते हैं।

Apollo 13 दिखाता है कि इन दोनों को अलग करना क्यों जरूरी है।

Apollo 13 को 11 अप्रैल 1970 को चाँद पर उतरने के तय मिशन के साथ लॉन्च किया गया था। 13 अप्रैल को सर्विस मॉड्यूल—वह हिस्सा जो जरूरी बिजली और ऑक्सीजन सिस्टम से जुड़ा था—में एक ऑक्सीजन टैंक फट गया। चाँद पर उतरने की योजना छोड़ दी गई। दल lunar module Aquarius में चला गया, जो चाँद पर उतरने के लिए बनाया गया था, और सुरक्षित पृथ्वी-वापसी की कोशिश में उसे जीवनरक्षक जगह की तरह इस्तेमाल किया। NASA मिशन को चाँद पर उतरने वाले मिशन से बदलकर जीवित रहने और सुरक्षित लौटने वाले मिशन के रूप में वर्णित करता है। (NASA)

हमारी योजना वाली समस्या के लिए उपयोगी बात सीधी है: राह बदल गई, लेकिन उससे ज्यादा अहम कुछ अब भी बचाया जा सकता था।

काम का एक उदाहरण सोचिए।

आपने शुक्रवार तक बीस स्लाइड की प्रस्तुति पूरी करने की योजना बनाई थी। बुधवार को पता चलता है कि जरूरी डेटा का कुछ हिस्सा उपलब्ध नहीं होगा।

स्थिति को दो पंक्तियों में लिख सकते हैं:

तय की हुई राह: शुक्रवार तक सभी बीस स्लाइड पूरी करना।

वह नतीजा जो अब भी मायने रखता है: टीम को शुक्रवार का फैसला लेने के लिए पर्याप्त भरोसेमंद जानकारी देना।

ये दोनों बातें एक जैसी नहीं हैं।

अगर गायब डेटा समय पर जाँचा नहीं जा सकता, तो बीसों स्लाइड किसी भी तरह पूरी करना उस असली नतीजे को नुकसान पहुँचा सकता है। पुरानी योजना का आकार बचाने के लिए आप खाली जगह कमजोर अंदाजों से भर सकते हैं।

केवल पक्की जानकारी से बनी छोटी प्रस्तुति असली लक्ष्य को बेहतर तरीके से पूरा कर सकती है।

इसका मतलब यह नहीं कि योजना थकाने लगे तो हर बार उसे बदल दिया जाए। अगर तथ्य वही हैं और योजना अब भी सही बैठती है, तो टिके रहना ही सही हो सकता है।

यह रीसेट तब शुरू होता है जब कोई अहम तथ्य सच में बदल गया हो।

उस समय एक सवाल मेज़ साफ कर सकता है:

“अगर मैं इस राह का इस्तेमाल ही न कर पाऊँ, तो कौन-सा नतीजा अब भी मायने रखेगा?”

कुछ पल के लिए पुरानी योजना बीच से हट जाती है। मंज़िल फिर दिखाई देती है।

2. समस्या को आज की असली सीमाओं के हिसाब से फिर से खींचिए

जब आपको पता चल जाए कि क्या बचाना है, तो अगला खतरा है—नई योजना भी पुरानी धारणाओं पर बनाना।

पहली योजना ने शायद दो दिन, किसी खास टूल, किसी खास व्यक्ति या किसी खास जानकारी को मानकर काम किया था। अगर इनमें से कोई तथ्य बदल गया, तो नई योजना को नई असलियत से शुरू होना होगा।

Apollo 13 को बहुत गंभीर स्तर पर यही करना पड़ा।

NASA के अनुसार lunar module को दो लोगों को दो दिन तक सहारा देने के लिए बनाया गया था, लेकिन अब उसे लगभग चार दिन तक तीन लोगों को सहारा देना था। पानी और बिजली को बहुत सावधानी से संभालना पड़ा। कार्बन डाइऑक्साइड भी खतरा बन गया। command module—वह crew capsule जिसका इस्तेमाल यात्रा के अधिकतर हिस्से और पृथ्वी के वातावरण में लौटते समय होना था—में ऐसे filter cartridges थे जो कार्बन डाइऑक्साइड हटा सकते थे। लेकिन cartridges चौकोर थे और lunar module system के openings गोल थे। (NASA)

दल के पास उपयोगी फिल्टर थे।

उनके पास ऐसा सिस्टम था जिसे फिल्टर चाहिए थे।

लेकिन दोनों जुड़ नहीं रहे थे।

समस्या तब हल होने लायक बनी जब टीम ने हादसे से पहले की डिजाइन पर नहीं, बल्कि नई असली सीमाओं पर काम करना शुरू किया।

आपकी स्थिति बहुत छोटी हो सकती है, लेकिन यही तरह का रीसेट वहाँ भी काम आ सकता है।

मान लीजिए आपने एक जरूरी रिपोर्ट पूरी करने के लिए दो दिन रखे थे, लेकिन नई माँग के बाद आपके पास केवल चार घंटे बचे।

मेज़ अचानक छोटी लगने लगती है। संदेश आते जा रहे हैं। कई browser tabs खुले हैं। जिस spreadsheet का इंतजार था, वह नहीं आया।

“मैं सब कुछ कैसे बचाऊँ?” पूछने के बजाय आइए समस्या को तीन पंक्तियों में फिर से लिखें:

क्या हर हाल में बचना चाहिए? जिन आँकड़ों को हम देंगे, वे सही होने चाहिए।

अब हम क्या मानकर नहीं चल सकते? गायब spreadsheet समय-सीमा से पहले आ जाएगा।

हमारे पास अभी क्या है? पक्के आँकड़े, मौजूदा मसौदा और चार घंटे।

अब समस्या की सीमाएँ साफ हैं।

सीमा हार मानने का कारण नहीं है। वह एक तथ्य है जो बताता है कि नया हल किस दायरे में फिट होना चाहिए।

अगर आप असली सीमा को नजरअंदाज करें, तो वह गायब नहीं होती। वह बाद में वापस आती है—अक्सर तब, जब आप ऐसी योजना पर और समय लगा चुके होते हैं जो मानकर चल रही थी कि वह सीमा है ही नहीं।

सीमा को साफ देखना पहले थोड़ा बंधा हुआ लग सकता है। लेकिन वही आपको यह भी दिखाता है कि अभी क्या उपलब्ध है।

3. नई राह पर निर्भर होने से पहले उसे परखिए

टूटी हुई योजना के बाद कोई नया विचार सिर्फ इसलिए अच्छा लग सकता है क्योंकि वह नया है।

यह भी एक जोखिम है।

नई योजना पुरानी समस्या को हल कर सकती है, लेकिन उसमें नए अंदाज भी हो सकते हैं। सब कुछ फिर से उसी पर बनाने से पहले उस हिस्से को परखना मददगार है जो उसे गलत साबित कर सकता है।

NASA के अनुसार Apollo 13 के लिए बिल्कुल नई procedures लिखी गईं और दल को भेजने से पहले simulators में जाँची गईं। जब कार्बन डाइऑक्साइड समस्या बना, तो जमीन पर लोगों ने वह अस्थायी filter arrangement भी बनाया और परखा जिससे command module के filter cartridges lunar module में इस्तेमाल हो सकें। NASA के image record में इस उपकरण को “mail box” कहा गया है और बताया गया है कि उसे crew को सुझाने से पहले जमीन पर बनाया और जाँचा गया था। (NASA) (NASA)

रोज़मर्रा के प्रोजेक्ट में इसका मतलब यह नहीं कि हर फैसला formal simulation माँगता है।

मतलब यह है कि पूरी योजना उस पर निर्भर होने से पहले नई राह को आपका भरोसा कमाना चाहिए।

मान लीजिए आपके manager ने कहा कि आपकी लंबी रिपोर्ट उस सवाल का जवाब नहीं देती जिसकी उन्हें असल में जरूरत है।

आप तुरंत सभी चालीस पन्ने फिर से लिख सकते हैं।

या पहले सिर्फ एक पन्ना बदल सकते हैं: summary।

ऊपर असली सवाल लिखिए। उसके नीचे तीन ऐसी जानकारी रखिए जो सीधे उसका जवाब देती हों।

फिर पन्ने को देखिए।

क्या अब तर्क उस फैसले की ओर जाता है जिसे रिपोर्ट को सहारा देना है?

अगर हाँ, तो आपके पास सबूत है कि नया ढाँचा काम कर सकता है।

अगर नहीं, तो आपने यह बात बाकी उनतालीस पन्ने फिर से लिखने से पहले जान ली।

यही विचार किसी tool, workflow, explanation या schedule पर भी लागू होता है। जिस हिस्से में सबसे बड़ी अनिश्चितता है, उसे पहले परखिए, फिर बाकी योजना को उस पर टिकाइए।

एक उपयोगी test को यह साबित करने की जरूरत नहीं कि पूरी भविष्य की योजना सफल होगी।

उसे बस उस सवाल का जवाब देना है जो नई योजना को असफल कर सकता है।

यही बात इसे सिर्फ “छोटे से शुरू करने” से अलग बनाती है। आकार मुख्य बात नहीं है।

नई जानकारी मुख्य बात है।

लक्ष्य, सीमाएँ और test—तीनों साथ काम करते हैं

ये तीनों हिस्से तीन अलग समस्याएँ हल करते हैं, और इनका क्रम मायने रखता है।

पहला, लक्ष्य को पुरानी राह से अलग करना आपको यह मानने से रोकता है कि सफलता का केवल वही एक रूप था।

दूसरा, नई सीमाओं को नाम देना आपको ऐसे तथ्यों पर नई योजना बनाने से रोकता है जो अब सच नहीं हैं।

तीसरा, सबसे अहम हिस्से को परखना आपको नई योजना पर ज्यादा समय, ऊर्जा या पैसा लगाने से पहले ताजा जानकारी देता है।

अगर यह तय करने से पहले test करेंगे कि बचाना क्या है, तो आप गलत चीज परख सकते हैं। अगर नई सीमाएँ स्वीकार करने से पहले नई राह चुनेंगे, तो नई योजना भी पहली वाली वजह से टूट सकती है। और अगर लक्ष्य व सीमाएँ पहचानकर रुक जाएँ, तो समस्या समझ में आ सकती है, लेकिन अगली राह काम करेगी या नहीं—यह पता नहीं चलेगा।

यह तरीका हर कठिन सप्ताह या हर उस दिन के लिए नहीं है जब मन कम लग रहा हो।

यह उस खास पल के लिए है जब असलियत इतनी बदल गई हो कि पुरानी योजना अब समस्या से मेल न खाती हो।

तब राह बदलना लक्ष्य छोड़ना नहीं है।

वह लक्ष्य की ओर साफ तरीके से बढ़ते रहने का रास्ता हो सकता है।

उस व्यक्ति के और करीब बढ़ें जो आप बनना चाहते हैं

• आइए किसी एक परेशान योजना को दो पंक्तियों में अलग करें: “मेरी तय की हुई राह थी ___” और “जो नतीजा अब भी मायने रखता है, वह है ___।”
• आइए एक ऐसा तथ्य लिखें जिसे अब मानकर नहीं चल सकते, और एक ऐसा साधन लिखें जो अभी भी हमारे पास है।
• आइए ऐसा एक test चुनें जो नई राह के सबसे बड़े सवाल का जवाब दे, उससे पहले कि हम बाकी योजना उसी के ऊपर खड़ी करें।