Cara Memperbaiki Laporan Kerja yang Tidak Benar Sebelum Masalahnya Membesar

Anda bilang file sudah siap karena merasa bisa menyelesaikannya sebelum ada yang bertanya lagi. Sekarang grup kerja meminta file itu. Bisakah kita mengembalikan situasinya ke satu versi yang benar?

Mungkin seseorang di grup WhatsApp kantor bertanya apakah bahan presentasi sudah diunggah sebelum rapat sore.

Anda menjawab, “Sudah.”

Padahal file itu masih terbuka di laptop Anda.

Mungkin hanya tinggal beberapa bagian. Mungkin Anda tidak ingin mengaku bahwa pekerjaan terlambat. Mungkin Anda yakin bisa mengunggahnya sebelum ada yang membuka folder bersama.

Lalu seorang rekan meminta tautannya.

Sekarang file yang belum selesai bukan satu-satunya masalah. Laporan yang tidak benar sudah menimbulkan masalah kedua.

Jalan keluarnya bukan membuat penjelasan yang lebih meyakinkan. Kita perlu berhenti menambah cerita, mengembalikan fakta yang sebenarnya, lalu menangani apa pun yang berubah karena orang lain mempercayai informasi yang keliru.

Intinya

• Mari hentikan laporan yang keliru sebelum membutuhkan kebohongan berikutnya.
• Mari sampaikan keadaan sebenarnya sebelum menjelaskan alasannya.
• Mari perbaiki rencana yang berubah karena orang lain mempercayai laporan tersebut.

1. Hentikan penambahan cerita pada laporan yang keliru

Bayangkan Anda menulis di grup kerja, “Deck presentasinya sudah ada di folder bersama.”

Padahal belum.

Beberapa menit kemudian, seorang rekan bertanya mengapa file itu tidak terlihat sebelum rapat daring yang sudah dijadwalkan.

Jawaban kedua yang tidak benar bisa terasa seperti jalan keluar tercepat. Anda mungkin ingin mengatakan bahwa unggahan gagal, koneksi sempat putus, atau folder belum tersinkron.

Namun setiap detail baru membuat satu pernyataan baru yang mungkin harus Anda pertahankan nanti.

Sebuah penelitian tahun 2016 di Nature Neuroscience menemukan bahwa ketidakjujuran yang menguntungkan diri sendiri meningkat ketika diulangi dalam tugas laboratorium para peneliti. Secara sederhana, peserta beberapa kali memiliki kesempatan untuk memberikan informasi yang tidak jujur ketika hal itu dapat menguntungkan mereka, dan tingkat ketidakjujurannya cenderung meningkat dari satu percobaan ke percobaan berikutnya. Ini adalah eksperimen terkontrol, jadi penelitian tersebut tidak membuktikan bahwa setiap kebohongan kecil pasti membesar dalam kehidupan sehari-hari. Namun hasilnya memberi alasan yang baik untuk tidak menganggap jawaban palsu yang berulang sebagai hal sepele. (Garrett et al., 2016)

Untuk situasi Anda, pertanyaannya bisa dibuat lebih kecil:

Apakah saya sedang memperbaiki masalah, atau sedang menciptakan satu detail baru yang juga harus saya pertahankan?

Bayangkan ponsel Anda masih berada di atas meja dan pesan di grup terus masuk. Anda sudah mengetik, “Mungkin unggahannya tidak selesai.”

Anda masih bisa menghapus kalimat itu sebelum menjadi bagian dari cerita.

Kesalahan pertama tetap perlu dikoreksi. Namun masalahnya berhenti membesar.

2. Sampaikan keadaan sebenarnya sebelum memberikan penjelasan

Setelah berhenti menambah cerita, Anda mungkin ingin menjelaskan seluruh hari Anda sekaligus.

Rapat sebelumnya molor. Ada permintaan lain yang masuk. Pekerjaan hampir selesai. Anda tidak ingin atasan mengira tugas itu mulai tidak terkendali.

Sebagian alasan itu mungkin benar. Namun alasan tersebut tetap bisa menutupi satu fakta yang dibutuhkan orang lain untuk membuat keputusan berikutnya.

Karena itu, mari pisahkan koreksi dari penjelasan.

Koreksi hanya perlu menjawab dua pertanyaan sederhana:

Apa yang saya katakan? Apa keadaan sebenarnya sekarang?

Contohnya:

“Saya bilang spreadsheet-nya sudah diunggah. Sebenarnya belum. Saya sedang memeriksa angka terakhir dan bisa mengirim file yang benar pukul 16.00.”

Itu berbeda dengan mengatakan:

“Sebenarnya hampir selesai, tetapi pagi tadi cukup ramai dan saya kira sempat mengunggahnya sebelum dibutuhkan.”

Kalimat kedua mungkin menjelaskan cara pikir Anda. Namun orang lain masih harus mencari sendiri informasi tentang keadaan sebenarnya.

Bayangkan atasan Anda sengaja menyisakan dua puluh menit sebelum rapat video sore untuk memeriksa file tersebut. Koreksi yang jelas membantu mereka memutuskan apakah waktu itu masih bisa dipakai, perlu dipindahkan, atau perlu menunggu jadwal baru dari Anda.

Alasan tetap bisa dijelaskan setelah fakta sudah jelas, jika memang diperlukan.

Tujuannya bukan membuat diri Anda terlihat lebih baik atau lebih buruk. Tujuannya adalah mengembalikan Anda berdua ke kumpulan fakta yang sama.

3. Perbaiki apa yang berubah karena orang lain mempercayai laporan yang salah

Kadang-kadang, koreksi keadaan sudah menyelesaikan masalah.

Jika tidak ada orang yang bertindak berdasarkan laporan yang keliru, mungkin tidak ada hal lain yang perlu diperbaiki.

Namun kadang orang lain sudah mengubah pekerjaannya karena mempercayai Anda.

Seorang rekan mungkin menunggu daripada memulai tugas lain. Atasan mungkin sudah memberi tahu tim lain bahwa bagian Anda selesai. Rekan di kantor cabang lain mungkin menyisihkan waktu karena mengira dokumen Anda akan segera datang.

Pada titik itu, pertanyaan yang berguna adalah:

Apa yang berubah karena mereka mengandalkan laporan saya?

Misalnya, seorang rekan di kota lain menyisihkan waktu untuk memeriksa dokumen sebelum panggilan dengan klien karena Anda mengatakan file tersebut sudah siap. Mengoreksi status memberi mereka fakta yang benar. Memperbaiki dampaknya mungkin berarti memberi waktu pengiriman baru yang realistis dan membantu menyesuaikan langkah berikutnya yang ikut tertunda.

Itu berbeda dari mencoba mengatur reaksi mereka.

Anda tidak bisa menentukan apakah orang lain akan kesal, kecewa, atau langsung percaya pada laporan berikutnya. Anda bisa memastikan bahwa informasi sekarang sudah benar dan menangani bagian gangguan yang masih berada dalam kendali Anda.

Dengan begitu, langkah berikutnya tetap praktis.

Daripada bertanya, “Bagaimana supaya ini tidak terlihat terlalu buruk?” Anda bisa bertanya, “Apa yang masih bisa saya perbaiki?”

Kadang jawabannya adalah satu tenggat baru. Kadang satu pesan kepada orang lain yang menerima status yang keliru. Kadang tidak ada tindakan tambahan setelah koreksi dilakukan.

Apa pun jawabannya, Anda tidak lagi harus menjaga dua versi pekerjaan yang berbeda.

Tiga langkah ini mengembalikan pekerjaan ke satu kenyataan

Urutannya penting karena setiap langkah memperbaiki bagian masalah yang berbeda. Menghentikan detail baru mencegah satu laporan palsu berkembang menjadi beberapa klaim. Menyampaikan keadaan sebenarnya memberi orang lain informasi yang bisa dipakai untuk mengambil keputusan. Memeriksa dampaknya membantu Anda melihat apakah koreksi sudah cukup atau masih ada rencana orang lain yang perlu diperbaiki.

Anda tidak memerlukan langkah ketiga jika tidak ada orang yang bertindak berdasarkan informasi yang salah. Namun dua langkah pertama tetap penting: hentikan cerita yang keliru dan kembalikan faktanya.

Percakapannya mungkin tetap tidak nyaman. Namun ketidaknyamanan itu lebih mudah dihadapi daripada cerita yang terus membesar dan membutuhkan semakin banyak perlindungan.

Mendekatlah pada diri yang ingin Anda bangun

• Mari mengenali saat satu laporan yang keliru mulai meminta kebohongan berikutnya, lalu menghentikan rantainya di sana.
• Mari menyampaikan keadaan sebenarnya lebih dulu, sebelum alasan atau latar belakang membuat faktanya sulit terlihat.
• Mari memeriksa apakah ada orang yang mengubah rencana karena informasi yang salah, lalu memperbaiki hanya bagian yang benar-benar berubah.

---

Jelajahi pembelajaran terstruktur saat Anda membutuhkannya

Anda tidak membutuhkan kursus untuk memakai tiga langkah dalam artikel ini.

Jika situasi ini menunjukkan keterampilan yang lebih luas yang ingin Anda bangun—seperti menyampaikan kabar sulit, menetapkan harapan, atau memperbaiki kesalahan—pembelajaran terstruktur dapat memberi Anda lebih banyak situasi untuk dipelajari dan dilatih. Panduan Coursera dari vinsurgo dapat membantu Anda menjelajahi pilihan itu tanpa menjadikan kursus sebagai jawaban untuk setiap masalah.

Jelajahi panduan Coursera dari vinsurgo

---

Sebelumnya:

Berikutnya: