Umekatizwa katikati ya kazi? Acha dokezo la kukusaidia kuendelea unapovuka kwenda kazi nyingine

Mkutano umeanza, lakini sehemu ya akili yako bado iko kwenye skrini ya kazi ambayo hujamaliza. Tunaweza kuipa fikra hiyo mahali pa kusubiri?

Uko katikati ya jambo linalohitaji umakini.

Nambari fulani hailingani. Unalinganisha faili mbili. Hatimaye unaanza kuona tatizo linaweza kuwa wapi.

Kisha arifa ya kalenda inalia.

Mkutano unaofuata unaanza baada ya dakika mbili.

Unafunga dirisha moja, unafungua jingine na kujiunga na simu. Upo kwenye mkutano, lakini ripoti bado inataka nafasi kichwani mwako:

Je, jumla ile isiyolingana ilikuwa ya Mei au Juni?

Ni faili gani niliyokuwa naenda kuangalia baada ya hii?

Sitaki kusahau hili.

Makala hii haihusu kujenga tena tabia baada ya siku kadhaa za kuacha. Inahusu wakati maalumu zaidi: unaendelea kufanya kazi, jambo linakukatiza, na unahitaji kwenda kwenye kazi nyingine kabla ya ya kwanza kuhisi kuwa umeifikisha mahali pa kusimama.

Watafiti huita mvuto unaobaki kutoka kwa kazi ya kwanza attention residue. Kwa lugha rahisi, mwili wako umehamia kwenye skrini inayofuata, lakini sehemu ya mawazo yako bado iko kwenye kazi ya zamani.

Mpango mdogo wa ready-to-resume, yaani mpango wa kujua jinsi utakavyorudi kwenye kazi, unaweza kusaidia. Kabla hujabadilisha kazi, unachukua muda mfupi kuamua jinsi utakavyorudi. Tunaweza kugeuza wazo hilo kuwa dokezo la mistari miwili.

Tufanye kubadili kazi kuwe rahisi zaidi

• Tuweke alama mahali hasa mawazo yetu yalipoishia.
• Tutaje hatua ya kwanza tutakayochukua tukirudi.
• Tuache majibu hayo mawili kwenye ukurasa, kisha tuipe kazi inayofuata umakini wetu.

1. Weka alama mahali hasa mawazo yako yalipoishia

Unapokatizwa, ni rahisi kuandika kidogo kuliko unachohitaji.

Unaweza kuandika:

Maliza ripoti.

Hilo linakuambia kazi ni ipi.

Lakini halikuambii mawazo yako yaliishia wapi.

Fikiria unaangalia takwimu za kila mwezi wakati arifa ya mkutano inapotokea. Tayari umeangalia miezi kadhaa na sasa umeona jambo lisilo la kawaida.

Dokezo lenye msaada zaidi linaweza kuwa:

Nilipoishia: Jumla za Mei zimekaguliwa. Juni bado haijakaguliwa.

Sasa kazi ambayo haijakamilika ina mpaka unaoonekana.

Hilo ni muhimu kwa sababu kubadili kazi hakumaanishi kwamba umakini wako wote hubadilika kwa wakati uleule. Katika majaribio mawili yaliyochapishwa mwaka 2009, Sophie Leroy aligundua kwamba watu wanaweza kupata ugumu wa kuondoa umakini wao kwenye kazi ambayo haijakamilika, na utendaji wao kwenye kazi inayofuata unaweza kuathirika. Utafiti huo uliita tatizo hili attention residue. Majaribio yalifanywa katika mazingira yaliyodhibitiwa, kwa hiyo matokeo hayamaanishi kwamba kila usumbufu utaathiri kazi yako kwa njia ileile. Lakini yanaonyesha kwa nini kazi ambayo haijakamilika inaweza kuendelea kuwa hai kichwani baada ya wewe kuhamia jambo lingine. (Leroy, 2009, Organizational Behavior and Human Decision Processes)

Fikiria tofauti kati ya madokezo haya mawili unapokuja kurudi:

Endelea na ripoti.

na

Mei imekaguliwa. Juni ndiyo inayofuata.

La kwanza linakulazimisha kutafuta tena ulipoishia.

La pili linaacha alama hasa pale njia ya mawazo yako ilipokatika.

Hutengenezi orodha mpya ya mambo ya kufanya. Unahifadhi mahali ambapo wewe wa baadaye angelazimika kutafuta tena.

2. Amua hatua ya kwanza utakayochukua ukirudi

Kujua ulipoishia kunatatua tatizo moja.

Lakini hakujibu swali jingine:

Nikisharudi, nianze na nini?

Fikiria unarudi baada ya mkutano wa dakika arobaini.

Ripoti bado iko wazi. Tabo kadhaa zinasubiri. Kielekezi kinawaka.

Unakumbuka kwamba Juni ndiyo iliyofuata, lakini bado unahitaji kuamua kama uhesabu tena jumla, uangalie faili ya chanzo au umuulize mtu kuhusu nambari hiyo.

Kabla hujabadilisha kazi, mstari mmoja zaidi unaweza kuhifadhi uamuzi huo:

Nilipoishia: Jumla za Mei zimekaguliwa. Juni bado haijakaguliwa.
Hatua ya kwanza nikirudi: Linganisha jumla ya Juni na faili ya chanzo.

Mstari wa pili unabadilisha “nisije nikasahau tatizo hili” kuwa “nitaanzia hapa.”

Utafiti uliochapishwa katika Organization Science mwaka 2018 ulijaribu wazo linalohusiana na hili. Sophie Leroy na Theresa Glomb walichunguza kukatizwa kwa kazi ambapo watu walitarajia kurudi kwenye kazi iliyokatizwa wakiwa chini ya shinikizo la muda. Ready-to-resume intervention yao iliwaomba watu wafikirie kwa muda mfupi na kupanga jinsi watakavyorudi kabla ya kubadili kazi. Katika tafiti nne, njia hiyo ilipunguza attention residue na kuzuia utendaji kwenye kazi iliyoingilia kati usishuke katika mazingira waliyoyajaribu. (Leroy & Glomb, 2018, Organization Science)

Hiyo ni kauli finyu zaidi kuliko kusema “kuandika madokezo kunakufanya uwe na tija zaidi.”

Watafiti hawakujaribu muundo huu huu wa mistari miwili, na hawakuonyesha kwamba unaondoa gharama zote za kubadili kazi. Dokezo la mistari miwili hapa ni njia ya kawaida ya kutumia wazo pana la utafiti: punguza hali ya kutokuwa na uhakika kuhusu jinsi utakavyorudi kabla hujaondoka.

Huhitaji kutatua tatizo ambalo hujamaliza.

Unahitaji tu kuacha njia wazi ya kuingia tena kwenye kazi hiyo.

3. Acha dokezo lihifadhi sehemu ya kurudia huku ukifanya kazi inayofuata

Sasa mkutano unaanza.

Ripoti bado haijakamilika. Dokezo halijabadilisha hilo.

Kilichobadilika ni kiasi cha jambo unachohitaji kuendelea kubeba kichwani.

Mahali pa kurudia tayari pameandikwa:

Jumla ya Juni → linganisha na faili ya chanzo.

Ikiwa kazi ya zamani inarudi akilini, unaweza kuangalia dokezo badala ya kutegemea kumbukumbu pekee. Tayari umejiachia mahali pa kurudia.

Utafiti wa 2018 unatupa sababu ya kuwa waangalifu na madai hapa: faida ilionekana katika mazingira ya kukatizwa yaliyopimwa, hasa wakati watu walitarajia shinikizo watakaporudi. Mpango wa ready-to-resume si ushahidi kwamba akili yako itakuwa tupu au kwamba utaweza kuzingatia kikamilifu. Ni njia ya kupunguza aina moja ya mvuto wa kazi ambayo haijakamilika kwa kuamua mapema mahali utakaporudia.

Kisha, ukirudi, acha dokezo lifanye kazi yake ya pili.

Fikiria chumba baada ya mkutano. Sauti zimetulia. Skrini yako inawaka tena. Badala ya kufungua faili tano na kujiuliza, “Nilikuwa nafanya nini?”, unasoma mistari miwili.

Mei imekamilika.

Juni ndiyo inayofuata.

Faili ya chanzo ndiyo ya kwanza kuangalia.

Unaweza kuanzia hapo.

Njia hii ina msaada zaidi unapobadili mazingira ya kazi kwa kweli: mkutano, ombi la haraka, simu, kazi nyingine au darasa jingine. Ikiwa unaenda tu kunywa maji na kurudi baada ya dakika moja, kuandika dokezo kunaweza kuongeza kazi kuliko muda linaokuokoa.

Lengo si kuunda tabia nyingine ambayo lazima uifanye kikamilifu.

Lengo ni kutumia mpaka mdogo wakati kazi ambayo haijakamilika ina mambo ya kutosha kiasi kwamba bila dokezo ungelazimika kujenga tena ulipoishia baadaye—au kuendelea kujaribu kuikumbuka wakati unafanya jambo lingine.

Dokezo la ready-to-resume linafanya kazi kwa sababu mistari miwili hutatua matatizo mawili tofauti

Mstari wa kwanza huhifadhi mahali: mawazo yako yaliishia wapi.

Mstari wa pili huhifadhi mwelekeo: utafanya nini kwanza ukirudi.

Kwa pamoja, yanafanya mpito uwe wazi zaidi. Hujamaliza kazi ya zamani, lakini umemaliza kuamua jinsi utakavyoingia tena kwenye kazi hiyo.

Mpangilio huo ni muhimu.

Ukiandika jina la kazi pekee, huenda bado utahitaji kutafuta ulipoishia. Ukiweka alama ya ulipoishia lakini usiandike hatua inayofuata, huenda bado ukalazimika kufanya uamuzi huohuo tena. Mara zote mbili zinapoandikwa, kazi inayofuata ina nafasi nzuri zaidi ya kuwa ndiyo kazi unayofanya sasa.

Dokezo la kurudia halitazuia kila fikra ya zamani kurudi. Halitaondoa mikutano, ujumbe au kazi za haraka.

Linampa fikra moja ambayo haijakamilika mahali pa kusubiri.

Badala ya kuitaka akili yako ishikilie ukurasa wa zamani huku ukifungua mpya, unaweza kuweka alama ya ukurasa.

Sogea karibu na mtu unayetaka kuwa

• Tujaribu dokezo hili kwenye mabadiliko halisi ya kazi yanayofuata, si kwenye kila mapumziko madogo.
• Tuache mistari miwili kwa ajili yetu wa baadaye: nilipoishia na hatua ya kwanza nikirudi.
• Tukirudi, tusome mistari hiyo na tuendelee kutoka hapo badala ya kujenga tena njia yote ya mawazo kutoka kwenye kumbukumbu.