Jinsi ya Kurekebisha Taarifa ya Kazi Isiyo ya Kweli Kabla Haijaleta Tatizo Kubwa

Ulisema “imekamilika” kwa sababu ulidhani ungeweza kumalizia haraka. Sasa ujumbe mwingine umeingia. Tunaweza kurahisisha hali hii kabla haijakua?

Fikiria mwisho wa siku ya kazi Nairobi. Mwenzako anauliza kwenye mazungumzo ya timu kama hati iko tayari kukaguliwa.

Unajibu kuwa imekamilika.

Lakini sehemu moja bado haijakamilika kwenye skrini yako.

Huenda ulidhani ungeimaliza baada ya dakika chache. Huenda kusema kuwa bado hujamaliza kulionekana kuwa kugumu kuliko kutoa jibu la haraka.

Kisha mwenzako anauliza hati iko wapi kwa sababu anaihitaji kwa hatua inayofuata.

Sasa una kazi ambayo haijakamilika na tatizo la pili: simulizi uliyompa mwenzako kuhusu hali ya kazi.

Njia iliyo wazi ya kurudi kwenye ukweli si kufanya simulizi hiyo ionekane ya kuaminika zaidi. Ni kuacha kuiongezea, kusema hali halisi, na kurekebisha chochote kilichobadilika kwa sababu taarifa hiyo iliaminika.

Kwa ufupi

• Hebu tuzuie taarifa isiyo ya kweli kabla haijahitaji maelezo mengine ya kutungwa.
• Hebu tuseme hali halisi kwanza, kisha tueleze sababu ikiwa kweli inasaidia.
• Hebu turekebishe sehemu ya mpango wa mtu mwingine iliyobadilika kwa sababu ya ujumbe wetu.

1. Zuia taarifa isiyo ya kweli kabla haijahitaji maelezo mengine

Tuseme unafanya kazi na mwenzako Nairobi na unaandika, “Nilishatuma jedwali.”

Hujalituma.

Baada ya dakika chache, mwenzako anaangalia barua pepe yake na kuuliza liko wapi.

Jibu rahisi linaweza kuja haraka: labda kiambatisho hakikutumwa, labda ujumbe umechelewa, au labda mtandao ulikuwa na tatizo.

Ikiwa unajua hakuna jambo hilo lililotokea, kila maelezo mapya yanakuwa dai jingine ambalo huenda ukalazimika kulitetea baadaye.

Utafiti wa mwaka 2016 katika Nature Neuroscience uligundua kuwa udanganyifu wa kujinufaisha uliongezeka kwa kurudiwa katika majaribio yaliyodhibitiwa maabara. Washiriki walipata nafasi za mara kwa mara za kutoa taarifa zisizo za kweli pale ambapo kufanya hivyo kungeweza kuwanufaisha, na kiwango cha udanganyifu kilielekea kuongezeka katika majaribio hayo. Utafiti huo hauonyeshi kwamba kila uongo mdogo kazini lazima ukue katika maisha ya kawaida. Lakini unatupa sababu nzuri ya kutokuchukulia majibu ya uongo yanayorudiwa kuwa jambo lisilo na madhara. (Garrett et al., 2016)

Kwa ujumbe unaofuata, swali dogo linafaa zaidi:

Je, ujumbe huu unaturudisha kwenye ukweli, au unaongeza jambo ambalo siwezi kuthibitisha?

Fikiria unaweka vitu vyako tayari kuondoka kazini huku kisanduku cha kujibu kikiwa wazi. Umeandika, “Labda kiambatisho hakikupita.”

Unaweza kufuta sentensi hiyo kabla haijawa sehemu nyingine ya simulizi.

Kosa la kwanza bado lipo. Tofauti ni kwamba umezuia lisikue zaidi.

2. Sema hali halisi kabla ya kueleza sababu

Baada ya kuacha kuongeza madai mapya, unaweza kutaka kueleza siku nzima kwa mara moja.

Mkutano ulichukua muda mrefu kuliko ulivyotarajia. Ombi jingine liliingia. Ulikuwa karibu kumaliza na ulidhani ungefidia muda kabla mtu yeyote hajahitaji kazi hiyo.

Maelezo hayo yanaweza kuwa ya kweli. Lakini yanaweza kuficha jambo moja ambalo mwenzako anahitaji ili aamue hatua inayofuata: ni nini hasa kiko tayari sasa?

Kwa hiyo, hebu tutenganishe kusahihisha taarifa na kueleza sababu.

Sahihisho zuri hujibu maswali mawili kwanza:

Nilisema nini? Ni nini kilicho kweli sasa?

Kwa mfano:

“Nilisema nilikuwa nimetuma jedwali. Sikuwa nimelituma. Sasa namalizia ukaguzi wa mwisho, na ninaweza kulituma saa 4:00.”

Hiyo iko wazi zaidi kuliko kusema:

“Alasiri ilikuwa na mambo mengi, na nilidhani ningemaliza kabla hujalihitaji.”

Sentensi ya pili inaweza kueleza ulivyofikiria. Bado inamlazimisha mwenzako kutafuta hali halisi ya kazi.

Fikiria mwenzako Mombasa anasubiri takwimu zako kabla ya kuandaa sehemu inayofuata ya wasilisho. Sahihisho la moja kwa moja linamsaidia kujua kama asubiri, afanye kazi nyingine, au abadilishe muda wa ukaguzi.

Ikiwa sababu ni muhimu, unaweza kuieleza baada ya ukweli kuwa wazi.

Kazi ya kwanza ni kumpa mwenzako taarifa ambayo anaweza kuitumia tena kwa uaminifu.

3. Rekebisha mpango uliobadilika kwa sababu taarifa isiyo ya kweli iliaminika

Wakati mwingine kusahihisha taarifa kunatosha.

Ikiwa hakuna mtu aliyefanya uamuzi kwa kutegemea taarifa hiyo, huenda kusiwe na jambo jingine la kurekebisha.

Lakini taarifa isiyo ya kweli inaweza kubadilisha kile mtu mwingine anachofanya baadaye.

Huenda akaacha muda wazi kwa ajili ya hati yako. Huenda akamwambia mtu mwingine kuwa sehemu yako imekamilika. Huenda akaahirisha kazi nyingine kwa sababu anatarajia kazi yako ifike.

Hapo tunafika kwenye swali la tatu:

Ni nini kilibadilika kwa sababu mtu alitegemea nilichomwambia?

Tuseme mwenzako Kisumu aliacha sehemu ya alasiri wazi ili kukagua ripoti yako kwa sababu ulisema ilikuwa tayari. Kusahihisha taarifa kunampa ukweli. Kurekebisha athari kunaweza kumaanisha kukubaliana kuhusu muda mpya wa ukaguzi na kumpa muda wa kutuma ambao unaweza kuutimiza kweli.

Hilo ni tofauti na kujaribu kudhibiti kama atakasirika au kuvunjika moyo.

Hisia yake ni yake. Sehemu yako ni kuhakikisha taarifa sasa ni sahihi na kushughulikia usumbufu ambao bado unaweza kurekebisha.

Hilo linafanya hatua inayofuata iwe ya vitendo.

Badala ya kuuliza, “Nifanyeje hili lionekane si kubwa sana?” unaweza kuuliza, “Ni nini kilibadilika kwa sababu ya taarifa yangu, na ni sehemu gani bado ninaweza kurekebisha?”

Wakati mwingine jibu ni muda mpya wa ukaguzi. Wakati mwingine ni kusahihisha taarifa kwa mtu mwingine aliyeipokea. Wakati mwingine sahihisho lenyewe linatosha.

Kurekebisha kunapaswa kulingana na athari halisi, si ukubwa wa aibu unayohisi.

Taarifa moja isiyo ya kweli inaweza kuleta matatizo matatu tofauti, kwa hiyo mpangilio ni muhimu

Hatua hizi tatu zinaungana, lakini kila moja hutatua sehemu tofauti ya hali. Kwanza, kuacha kuongeza maelezo kunazuia taarifa moja isiyo ya kweli isigeuke kuwa madai mengi. Pili, kusema hali halisi kunamwezesha mtu mwingine kupanga kwa kutumia taarifa sahihi. Tatu, kuangalia athari kunaonyesha kama sahihisho limemaliza tatizo au kama ratiba au uamuzi halisi bado unahitaji kurekebishwa.

Ikiwa hakuna mtu aliyebadilisha hatua zake kwa sababu ya taarifa hiyo, hatua ya tatu huenda isiwe muhimu. Hatua mbili za kwanza bado ni za lazima: maliza simulizi isiyo ya kweli na rudisha ukweli.

Mazungumzo yanaweza bado kuwa magumu. Lakini sasa kila sentensi mpya inaweza kushughulikia kazi halisi badala ya kulinda jibu ambalo halikuwa la kweli.

Sogea karibu na mtu unayetaka kuwa

• Hebu tutambue wakati taarifa moja isiyo ya kweli inakaribia kuhitaji dai jingine, halafu tusimame hapo.
• Hebu tufanye ujumbe unaofuata uwe wa msaada kwa kusema kilichokamilika, ambacho hakijakamilika, na hatua inayofuata ni ipi.
• Hebu tuangalie kama mtu alibadilisha mpango halisi kwa sababu ya taarifa yetu, kisha turekebishe tu kile kilichobadilika kweli.

---

Chunguza mafunzo yenye mpangilio unapoyahitaji

Huhitaji kozi ili kutumia hatua hizi tatu.

Ikiwa hali kama hii inakuonyesha kuwa kutoa taarifa ngumu, kuweka matarajio wazi, au kusahihisha makosa ni ujuzi unaotaka kuufanyia mazoezi zaidi, mafunzo yenye mpangilio yanaweza kukupa mifano na mazoezi yaliyoelekezwa. Mwongozo wa Coursera wa vinsurgo unaweza kukusaidia kuchunguza chaguo hilo bila kufanya kozi ionekane kuwa jibu la kila tatizo.

Chunguza mwongozo wa Coursera wa vinsurgo

---

Iliyotangulia:

Inayofuata: