Terganggu Ketika Sedang Bekerja? Tinggalkan Nota untuk Sambung Semula Sebelum Beralih

Mesyuarat sudah bermula, tetapi sebahagian fikiran anda masih berada pada skrin yang belum selesai. Boleh kita beri fikiran itu tempat untuk menunggu?

Anda sedang berada di tengah-tengah kerja yang memerlukan tumpuan.

Satu angka tidak sepadan. Anda sedang membandingkan dua fail. Anda akhirnya nampak di mana masalah itu mungkin berada.

Kemudian peringatan kalendar berbunyi.

Mesyuarat seterusnya bermula dalam dua minit.

Anda menutup satu tetingkap, membuka yang lain dan menyertai panggilan. Wajah anda sudah berada dalam mesyuarat, tetapi laporan tadi masih meminta ruang dalam fikiran:

Jumlah yang salah itu datang dari Mei atau Jun?

Fail mana yang saya mahu semak selepas ini?

Saya perlu ingat perkara ini.

Artikel ini bukan tentang membina semula tabiat selepas beberapa hari berhenti. Ia tentang saat yang lebih khusus: anda sedang aktif bekerja, sesuatu mengganggu anda, dan anda perlu berpindah ke tugas lain sebelum tugas pertama terasa selesai.

Penyelidik menggunakan istilah attention residue untuk tarikan fikiran yang masih tertinggal pada tugas sebelumnya. Dalam bahasa mudah, badan anda sudah berpindah ke skrin seterusnya, tetapi sebahagian fikiran masih berada pada skrin lama.

Pelan kecil ready-to-resume boleh membantu. Sebelum beralih, anda mengambil masa sekejap untuk menentukan bagaimana anda akan kembali. Kita boleh jadikan idea itu sebagai nota dua baris.

Mari kita jadikan peralihan lebih jelas

• Mari kita tandakan tempat tepat pemikiran kita terhenti.
• Mari kita namakan tindakan pertama yang akan kita buat apabila kembali.
• Mari kita tinggalkan dua jawapan itu pada halaman, kemudian beri perhatian kepada tugas seterusnya.

1. Tandakan tempat tepat pemikiran anda terhenti

Apabila gangguan datang, mudah untuk mencatat terlalu sedikit.

Anda mungkin menulis:

Siapkan laporan.

Itu memberitahu anda nama tugas.

Tetapi ia tidak memberitahu tempat pemikiran anda terhenti.

Bayangkan anda sedang menyemak angka bulanan apabila peringatan mesyuarat muncul. Anda sudah menyemak beberapa bulan dan baru sahaja menemui sesuatu yang pelik.

Nota yang lebih berguna ialah:

Tempat saya berhenti: Jumlah Mei sudah diperiksa. Jun masih belum diperiksa.

Sekarang kerja yang belum selesai mempunyai titik berhenti yang jelas.

Ini penting kerana menukar tugas tidak semestinya bermaksud perhatian anda turut bertukar sepenuhnya pada saat yang sama. Dalam dua eksperimen yang diterbitkan pada 2009, Sophie Leroy mendapati bahawa peserta sukar mengalihkan perhatian daripada kerja yang belum selesai, dan prestasi mereka pada tugas seterusnya boleh terjejas. Makalah itu memanggil masalah ini attention residue. Eksperimen tersebut ialah kajian terkawal, jadi hasilnya tidak bermaksud setiap gangguan akan menjejaskan kerja anda dengan cara yang sama. Namun, ia menunjukkan mengapa kerja yang belum selesai boleh kekal aktif dalam fikiran selepas anda beralih. (Leroy, 2009, Organizational Behavior and Human Decision Processes)

Fikirkan perbezaan antara dua nota ini apabila anda kembali:

Teruskan laporan.

dan

Mei sudah diperiksa. Jun seterusnya.

Nota pertama membuatkan anda perlu mencari semula tempat anda berhenti.

Nota kedua meninggalkan penanda tepat pada tempat jejak kerja itu terputus.

Anda bukan sedang membuat senarai tugasan baharu. Anda sedang menyimpan titik yang kalau tidak, diri anda pada masa depan perlu cari semula.

2. Tentukan tindakan pertama yang akan anda buat apabila kembali

Mengetahui tempat anda berhenti menyelesaikan satu masalah.

Tetapi ia belum menjawab satu lagi soalan:

Apa yang saya buat dahulu apabila saya kembali?

Bayangkan anda kembali selepas mesyuarat selama empat puluh minit.

Laporan masih terbuka. Beberapa tab masih menunggu. Kursor masih berkelip.

Anda ingat bahawa Jun ialah bahagian seterusnya, tetapi anda masih perlu memutuskan sama ada mahu mengira semula jumlah, menyemak fail sumber atau bertanya kepada seseorang tentang angka itu.

Sebelum anda beralih, satu lagi baris boleh menyimpan keputusan tersebut:

Tempat saya berhenti: Jumlah Mei sudah diperiksa. Jun masih belum diperiksa.
Tindakan pertama apabila kembali: Bandingkan jumlah Jun dengan fail sumber.

Baris kedua menukar “ingat masalah ini” kepada “mula di sini.”

Kajian yang diterbitkan dalam Organization Science pada 2018 menguji idea yang berkaitan. Sophie Leroy dan Theresa Glomb mengkaji gangguan apabila peserta menjangka akan kembali kepada tugas yang terganggu dalam keadaan tertekan dengan masa. Intervensi ready-to-resume mereka meminta peserta berfikir seketika tentang cara untuk kembali kepada tugas itu dan merancang kepulangan sebelum beralih. Dalam empat kajian, intervensi itu mengurangkan attention residue dan menghalang prestasi pada tugas yang mengganggu daripada merosot dalam keadaan yang mereka uji. (Leroy & Glomb, 2018, Organization Science)

Dapatan itu lebih sempit daripada dakwaan “menulis nota menjadikan anda lebih produktif.”

Penyelidik tidak menguji format dua baris yang tepat ini, dan mereka juga tidak menunjukkan bahawa cara ini menghapuskan semua kos pertukaran tugas. Nota dua baris di sini ialah cara praktikal untuk menggunakan idea yang lebih luas daripada kajian tersebut: kurangkan ketidakpastian tentang cara anda akan kembali sebelum anda meninggalkan tugas.

Anda tidak perlu menyelesaikan masalah yang belum siap itu.

Anda hanya perlu meninggalkan pintu masuk yang jelas untuk kembali kepadanya.

3. Biarkan nota memegang titik kembali sementara anda melakukan tugas seterusnya

Sekarang mesyuarat bermula.

Laporan masih belum siap. Nota itu tidak mengubah perkara tersebut.

Apa yang berubah ialah jumlah perkara yang perlu anda terus bawa dalam fikiran.

Titik untuk sambung semula sudah ditulis:

Jumlah Jun → bandingkan dengan fail sumber.

Jika tugas lama muncul semula dalam fikiran, anda boleh melihat nota itu daripada bergantung pada ingatan sahaja. Anda sudah meninggalkan tempat yang jelas untuk kembali.

Kajian 2018 memberi kita sebab untuk berhati-hati dengan dakwaan di sini: manfaatnya muncul dalam keadaan gangguan yang diuji, terutamanya apabila peserta menjangka tekanan apabila mereka kembali. Pelan ready-to-resume bukan bukti bahawa fikiran anda akan menjadi kosong atau fokus dengan sempurna. Ia ialah cara untuk mengurangkan satu punca tarikan daripada tugas yang belum selesai dengan menentukan titik kembali lebih awal.

Kemudian, biarkan nota itu melakukan tugas keduanya apabila anda kembali.

Bayangkan bilik selepas mesyuarat. Suara sudah senyap. Skrin anda menyala semula. Daripada membuka lima fail dan bertanya, “Tadi saya buat apa?”, anda membaca dua baris.

Mei sudah siap.

Jun seterusnya.

Fail sumber ialah tempat pertama untuk diperiksa.

Anda boleh bermula dari situ.

Alat ini paling berguna untuk peralihan konteks yang sebenar: mesyuarat, permintaan segera, panggilan, kerja lain atau kelas lain. Jika anda hanya bangun untuk mengambil air dan kembali seminit kemudian, menulis nota mungkin menambah kerja lebih daripada manfaatnya.

Tujuannya bukan untuk mencipta satu lagi rutin yang perlu anda lakukan dengan sempurna.

Tujuannya ialah menggunakan sempadan kecil apabila tugas yang belum selesai cukup rumit sehingga anda mungkin perlu membina semula tempat anda kemudian—atau terus cuba mengingatinya sambil melakukan perkara lain.

Nota ready-to-resume berkesan kerana dua baris itu menyelesaikan masalah yang berbeza

Baris pertama menyimpan kedudukan: tempat pemikiran anda terhenti.

Baris kedua menyimpan arah: apa yang akan anda lakukan dahulu apabila kembali.

Bersama-sama, kedua-duanya menjadikan peralihan lebih jelas. Anda belum menyelesaikan tugas lama, tetapi anda sudah selesai menentukan bagaimana anda akan masuk semula ke dalamnya.

Urutan itu penting.

Jika anda hanya menulis nama tugas, anda mungkin masih perlu mencari tempat anda berhenti. Jika anda menandakan tempat itu tetapi tidak menentukan tindakan seterusnya, anda mungkin masih perlu membuat keputusan yang sama sekali lagi. Apabila kedua-duanya sudah ditulis, tugas seterusnya mempunyai peluang yang lebih baik untuk benar-benar menjadi tugas yang sedang anda lakukan sekarang.

Nota sambung semula tidak akan menghalang setiap fikiran yang menyimpang. Ia juga tidak akan menghapuskan mesyuarat, mesej atau kerja mendesak.

Ia memberi satu fikiran yang belum selesai tempat untuk menunggu.

Daripada meminta fikiran anda mengekalkan satu jari di halaman lama sambil membuka halaman baharu, anda boleh tinggalkan penanda buku.

Bergerak lebih dekat kepada diri yang anda mahu jadi

• Mari kita gunakan nota ini pada peralihan tugas yang sebenar seterusnya, bukan pada setiap jeda kecil.
• Mari kita tinggalkan dua baris untuk diri kita pada masa depan: tempat saya berhenti dan tindakan pertama apabila kembali.
• Mari kita baca dua baris itu apabila kembali dan sambung dari situ, bukan membina semula seluruh jejak kerja daripada ingatan.