Yadda za ku mai da aikin da kun saba yi ya zama jerin dubawa da wani zai iya bi

Kuna iya yin aikin kusan ba tare da tunani ba—me ya sa muke makale idan za mu bayyana shi?

Wani abokin aiki ya zauna kusa da ku ya ce, “Za ku iya nuna min yadda kuke yin wannan?”

Kuna farawa da tabbaci.

“Buɗe wannan fayil. Duba wannan lamba. Sannan sabunta wannan ɓangaren.”

Bayan wasu matakai, sai ku tsaya.

“A gaskiya, idan waɗannan lambobin biyu ba su yi daidai ba, ina duba wani abu dabam da farko.”

Sannan wani dubawa yana dawo muku ne kawai lokacin da kuka kai ga wurin.

Kun saba da irin wannan yanayin?

Ba rashin ƙwarewa ne matsalar ba. Wani ɓangare na abin da kuka sani ya zama ilimin da ke cikin ƙwarewa: abin da kuke amfani da shi ba tare da kuna faɗa wa kanku kowane mataki da baki ba.

Shi ya sa wani lokacin farar takarda ko shafi marar komai ya fi aikin kansa wahala. Lokacin da kuke aiki, idanunku da hannuwanku suna ganin alamun da suka dace a jere. Amma takarda marar komai ba ta ba ku waɗannan alamun.

Saboda haka, kada mu fara da ƙoƙarin tuna kowane mataki. Mu bi aikin sau ɗaya a zahiri, mu fito da wuraren da ake yin zaɓi ko yanke shawara, sannan mu ga ko wani zai iya amfani da rubutaccen tsarin.

A takaice

• Mu fayyace iyakar aikin: me ke fara shi, me ake buƙata, kuma me ke nuna an gama.
• Mu mayar da kowane muhimmin “ya danganta” zuwa wurin yanke shawara, yanayi na musamman ko miƙa aiki.
• Mu sa wani ya gwada rubutaccen tsarin, domin wuraren da ya tsaya su nuna mana abin da har yanzu yake cikin tunaninku kawai.

1. Fayyace iyakar aikin kafin ku rubuta kowane mataki

Idan kun saba da wani aiki sosai, bayaninku na iya farawa da aikin farko da ya zo muku a rai.

“Buɗe fayil ɗin bin diddigi.”

Amma yawanci wani abu ya faru kafin wannan.

Wataƙila abokin ciniki ya aiko da buƙata. Rahoto ya iso. Wani abokin aiki ya kammala matakin baya. Ko kuma lokacin aikin mako-mako ya yi.

Wannan shi ne alamar farawa: abin da ke nuna cewa lokaci ya yi da za a fara aikin.

Sannan ku rubuta abubuwan da ake buƙata kafin farawa. Waɗannan na iya zama fayil, saƙo, asusu, lamba ko amsa daga wani mutum.

Daga nan ku bayyana abin da ke nuna an gama. Wannan shi ne yanayin da zai sa wani mutum ma ya iya gani cewa aikin ya ƙare da gaske.

Misali, a ce aikin da kuke maimaitawa shi ne shirya sabuntawar ayyukan mako-mako. Rubutun farko na iya zama haka:

Alamar farawa: Sabbin bayanan tushe sun iso.

Abubuwan da ake buƙata: Fayil ɗin bin diddigi na yanzu, sabuntawar baya da matsalolin da ba a rufe ba.

Hanyar al’ada:

• Duba ko duk bayanan da ake buƙata suna nan.
• Kwatanta su da sabuntawar baya.
• Ƙara sabbin bayanai.
• Duba matsalolin da ba a warware ba.
• Aika sabuntawar da aka kammala zuwa wurin da aka amince.

An gama: An aika sabuntawar, kuma kowace matsala da ba a warware ba tana da mutumin da zai ɗauki mataki na gaba.

Yanzu aikin yana da iyaka mai sauƙin gani. Sabon mutum zai iya sanin lokacin farawa, abin da ake buƙata da abin da “an gama” yake nufi.

Ga hanyoyin aiki masu alaƙa da tsaro, UK Health and Safety Executive na ba da shawarar a bi aikin a zahiri tare da masu amfani da tsarin yayin rubuta hanyoyin. Haka kuma yana cewa yawan bayanin da ake saka ya kamata ya dace da aikin da mutumin da zai yi amfani da tsarin. (HSE)

Wannan shawarar an rubuta ta ne domin hanyoyin tsaro, ba domin jerin dubawar ofis na yau da kullum ba. Darasin da ya dace da wannan labarin ya fi takaita: kallon aikin da ake yi a zahiri na iya bayyana matakan da ƙwaƙwalwa kaɗai za ta iya mantawa da su.

Yayin da kuke bin misali guda na gaske, za ku iya lura cewa kuna buɗe wani allo na biyu, kuna duba tsohon saƙo ko kuna jiran amsar wani kafin ku ci gaba. Irin waɗannan ƙananan matakai sun fi sauƙin gane su lokacin da aikin yake faruwa a gabanku.

2. Mayar da “ya danganta” zuwa wurin yanke shawara, yanayi na musamman da miƙa aiki

Jerin matakai madaidaici zai iya kasa idan aikin na gaske yana sauya hanya a wasu lokuta.

A nan ne mutanen da suka saba da aikin suke yawan cewa, “Ya danganta.”

Maimakon mu cire wannan magana, mu tambayi ƙarin tambaya guda:

Ya danganta da me?

Misali, ku ce:

“Yawanci lambobin suna yi daidai, amma idan ba su yi ba, ina duba tushen bayanan kafin in ci gaba.”

A cikin wannan magana akwai wurin yanke shawara da za a iya rubutawa:

Wurin yanke shawara: Shin lambobin sun yi daidai da tushen bayanan?

• Eh: Ci gaba da hanyar al’ada.
• A’a: Tsaya ku duba tushen bayanan kafin ku sabunta rahoton.

Yanayi na musamman shi ne lokacin da hanyar al’ada ba ta dace da abin da ke faruwa ba.

Miƙa aiki shi ne lokacin da aiki, bayani ko shawara ya kamata ya wuce zuwa wani mutum.

Misali:

Yanayi na musamman: Idan matsalar ba ta yi kama da misalan da aka saba gani ba, kada ku yi zato.

Miƙa aiki: Aika matsalar da bayanan da suka dace ga mutumin da ke da alhakin yanke shawarar mataki na gaba.

A nan ne jerin dubawa mai sauƙi ya fara nuna darajar da ke cikin ƙwarewarku. Muhimmin ƙwarewar ba lallai ta kasance yin abubuwa biyar a jere ba. Wataƙila abin da ya fi muhimmanci shi ne ku gane lokacin da hanyar al’ada ba ta dace da yanayin da kuke gani ba.

Jerin dubawa bai kamata ya nuna kamar kowace irin tantancewa za ta iya zama ƙa’ida ba. Wannan jagorar HSE ɗin ma tana cewa hanyoyin aiki su taimaka wa ƙwarewar mutum, ba su maye gurbinta ba. (HSE)

Saboda haka, jagora mai amfani zai iya cewa a sarari:

Wurin da ake buƙatar tantancewa: Idan lamarin bai yi kama da misalan da aka saba gani a ƙasa ba, ku tsaya ku tambayi mutumin da ke da alhakin aikin kafin ku ci gaba.

Wannan ya fi gaskiya fiye da ƙirƙirar ƙa’ida mai tsauri wadda take aiki ne kawai a yanayi masu sauƙi. “Ya danganta” ɗinku yanzu ya zama alama da ke nuna wa mutum na gaba inda hanyar al’ada ta ƙare.

3. Bari wani ya nuna abin da rubutaccen tsarin har yanzu yake ɗauka cewa an riga an sani

Idan kuka sake karanta jerin dubawarku, kowane layi zai iya yi muku sauƙi.

Kun riga kun san abin da kowane layi yake nufi.

Shi ya sa mataki na gaba mai amfani shi ne ku sa wani ya bi rubutaccen tsarin da misali na gaske kuma mai aminci da za a gwada.

A ce jerin dubawar ya ce:

Duba abubuwan da ba su saba ba kafin a aika.

Abokin aikinku ya tsaya.

“Me ake nufi da abin da bai saba ba?”

Sai ku gane cewa yawanci kuna duba nau’ikan rashin daidaito guda uku. Kun yi hakan sau da yawa har kun manta cewa waɗannan dubawa ukun ma ilimi ne dabam-dabam.

Yanzu za ku iya ƙara su.

Ko kuma jagorar ya ce:

A miƙa wa wani idan ya zama dole.

Abokin aikinku ya tambaya:

“Yaushe ne ya zama dole, kuma wa zan miƙa wa?”

Wurin da ya tsaya ya sake nuna inda rubutaccen tsarin har yanzu yake dogara da abin da ke cikin tunaninku.

Yawanci kowane irin wannan tsayawa yana kaiwa ga gyara ɗaya daga cikin uku:

• ƙara dubawa da za a iya maimaitawa;
• ƙara wurin yanke shawara, yanayi na musamman ko miƙa aiki;
• nuna wurin da har yanzu ake buƙatar tantancewa ko taimakon wani mutum.

Ba sai kun ƙara dogon bayani ga kowane yanayi da ba kasafai yake faruwa ba. Manufar ita ce a cire hasashen da za a iya guje masa, amma a bar jagorar ta kasance gajera har mutane za su iya amfani da ita.

Idan wani zai iya gane lokacin da aikin ya fara, ya bi hanyar al’ada, ya ga manyan wuraren da hanyar take rabuwa, kuma ya san lokacin tsayawa ko neman taimako, to sigar farko ta riga ta zama mai amfani.

Gwajin nan yana kuma nuna wani abu da aikin da kuka saba da shi zai iya ɓoye. Aikin da kuke jin kamar ba sai kun yi tunani sosai ba zai iya ƙunsar dubawa mai kyau, tantancewa, kula da yanayi na musamman da haɗa aiki tsakanin mutane.

Rubuta jerin dubawa ba ya ƙirƙirar wannan darajar. Yana sa darajar da kuka riga kuka yi amfani da ita ta fi sauƙin gani da miƙawa ga wani.

Jerin dubawa mai amfani yana da hanya, rassan hanya da gwaji na gaske

Waɗannan sassa uku suna aiki ne a jere.

Alamar farawa, abubuwan da ake buƙata da abin da ke nuna an gama suna sa wa aikin iyaka. Wuraren yanke shawara, yanayi na musamman da miƙa aiki suna nuna inda hanyar al’ada take canzawa. Daga nan wani mutum ya gwada ko waɗannan abubuwa suna da ma’ana ko da ba su cikin tunaninku ba.

Idan kuka gwada jerin da bai fito a sarari ba, abin da za ku gano kawai shi ne cewa jerin bai fito a sarari ba. Idan kuma kuka yi ƙoƙarin rubuta kowane yanayi na musamman kafin ku bayyana hanyar al’ada, jagorar na iya yin tsawo har ya zama da wuya a yi amfani da shi.

Ku fara da misali guda na gaske. Ku fito da hanyar al’ada a sarari. Ku ƙara rassan da kuke haɗuwa da su a zahiri. Sannan ku sa wani ya nuna wuraren da har yanzu jagorar yake tilasta masa yin zato.

Manufar ba ita ce a mai da ƙwarewa zuwa ɗaruruwan akwatunan dubawa ba. Manufar ita ce a fito da abubuwan da za a iya maimaitawa, sannan a nuna wuraren da tantancewar mutum har yanzu ake buƙata.

Mu matsa kusa da mutumin da kuke son zama

• Mu zaɓi wani aiki da ake maimaitawa, mu bi misali guda na gaske daga lokacin farawa har sai an gama da gaske.
• Mu yi alama a duk inda muka ga “ya danganta”, “yawanci”, “sai dai idan” ko “wani lokaci”, domin ɗaya daga cikinsu na iya ɓoye muhimmin wurin yanke shawara.
• Mu sa wani ya gwada rubutaccen tsarin, mu yi amfani da duk inda ya ruɗe wajen sa jagorar ta fi sauƙin bi.

---

Labarin baya: [Labarin baya a ƙasa da harshe iri ɗaya]

Labarin gaba: [Labarin gaba a ƙasa da harshe iri ɗaya]