Naistorbo Habang May Ginagawa? Mag-iwan ng Tala Bago Lumipat ng Gawain

Nagsimula na ang meeting, pero may bahagi pa ng isip mo sa screen na iniwan mo. Pwede ba nating bigyan muna ng lugar na paghihintayan ang isip na iyon?

Nasa kalagitnaan ka ng isang gawaing kailangan ng tutok.

May numerong hindi nagtutugma. Kinukumpara mo ang dalawang file. Nakikita mo na rin sa wakas kung saan maaaring galing ang problema.

Tapos tumunog ang calendar alert.

Dalawang minuto na lang, magsisimula na ang susunod na meeting.

Isinasara mo ang isang window, binubuksan ang isa pa, at sumasali sa call. Nasa meeting ka na, pero parang humihingi pa rin ng puwang sa isip mo ang report:

Sa May ba o June nanggaling ang maling total?

Aling file nga ba ang susunod kong iche-check?

Kailangan kong tandaan ito.

Hindi ito artikulo tungkol sa pagbabalik sa isang habit matapos ang ilang araw. Mas tiyak ang sandaling pinag-uusapan natin: may ginagawa ka, may biglang istorbo, at kailangan mong lumipat sa ibang gawain kahit hindi pa pakiramdam na tapos ang una.

Tinatawag ng mga researcher na attention residue ang paghila ng dating gawain sa atensiyon mo kahit lumipat ka na. Sa simpleng salita, nasa susunod na screen na ang katawan mo, pero may bahagi pa ng isip mo sa naunang gawain.

Makakatulong ang maliit na ready-to-resume plan. Bago ka lumipat, sandali mong pinagpapasyahan kung paano ka babalik. Pwede nating gawing dalawang-linyang tala ang ideyang ito.

Sabay nating gawing mas malinaw ang paglipat

• Itala natin ang eksaktong lugar kung saan huminto ang iniisip natin.
• Pangalanan natin ang unang gagawin natin pagbalik.
• Iwan natin sa page ang dalawang sagot na iyon, saka natin ibigay ang atensiyon sa susunod na gawain.

1. Itala kung saan eksaktong huminto ang iniisip mo

Kapag may istorbo, madaling kulang ang maisulat.

Baka ganito lang ang ilagay mo:

Tapusin ang report.

Sinasabi niyan kung anong project ang tinutukoy.

Pero hindi nito sinasabi kung saan huminto ang pag-iisip mo.

Halimbawa, nagche-check ka ng buwanang figures nang lumabas ang meeting alert. Na-check mo na ang ilang buwan at may napansin kang kakaiba.

Mas kapaki-pakinabang ang ganitong tala:

Dito ako huminto: Na-check na ang totals ng May. Hindi pa na-check ang June.

Ngayon, may malinaw nang hangganan ang hindi pa tapos na gawain.

Mahalaga iyon dahil ang paglipat ng gawain ay hindi laging nangangahulugang kasabay ding lumilipat nang buo ang atensiyon mo. Sa dalawang experiment na inilathala noong 2009, nakita ni Sophie Leroy na nahirapan ang mga tao na ilayo ang atensiyon mula sa hindi pa tapos na gawain, at maaaring maapektuhan ang performance nila sa kasunod na gawain. Tinatawag sa paper ang problemang ito na attention residue. Kontrolado ang mga experiment na iyon, kaya hindi ibig sabihin na pare-parehong makakasama ang bawat interruption. Ipinapakita nito kung bakit maaaring manatiling aktibo sa isip ang hindi pa tapos na trabaho kahit lumipat ka na. (Leroy, 2009, Organizational Behavior and Human Decision Processes)

Isipin ang kaibahan ng dalawang paalala pagbalik mo:

Ituloy ang report.

at

Na-check na ang May. June ang susunod.

Sa una, kailangan mo pang hanapin ulit kung nasaan ka.

Sa pangalawa, may marka ka na sa mismong lugar kung saan naputol ang trabaho.

Hindi ka gumagawa ng panibagong to-do list. Iniipon mo lang ang puntong kailangang hanapin muli ng future self mo kung wala ang tala.

2. Piliin ang unang gagawin mo pagbalik

Nalulutas ng pag-alam kung saan ka huminto ang isang problema.

Pero may isa pang tanong:

Ano ang una kong gagawin pagbalik?

Isipin mong bumalik ka matapos ang apatnapung minutong meeting.

Bukas pa rin ang report. Naghihintay ang ilang tabs. Kumikislap ang cursor.

Naalala mong June ang susunod, pero kailangan mo pa ring magdesisyon kung ire-recalculate ang total, iche-check ang source file, o magtatanong sa ibang tao tungkol sa numero.

Bago ka lumipat, puwedeng iligtas ng isang dagdag na linya ang desisyong iyon:

Dito ako huminto: Na-check na ang totals ng May. Hindi pa na-check ang June.
Unang gagawin pagbalik: Ihambing ang June total sa source file.

Ginagawa ng pangalawang linya ang “huwag kalimutan ang problemang ito” na “dito magsimula.”

Sinubukan sa research na inilathala sa Organization Science noong 2018 ang kaugnay na ideya. Pinag-aralan nina Sophie Leroy at Theresa Glomb ang mga interruption kung saan alam ng mga tao na babalik sila sa naistorbong gawain habang may pressure sa oras. Ang kanilang ready-to-resume intervention ay nagpapaisip at nagpapaplano sandali sa mga tao kung paano sila babalik bago sila lumipat. Sa apat na study, nabawasan ng intervention ang attention residue at hindi bumaba ang performance sa interrupting task sa ilalim ng mga kondisyong sinubukan nila. (Leroy & Glomb, 2018, Organization Science)

Mas limitado ang ibig sabihin nito kaysa sa “kapag nagsulat ka ng notes, mas magiging productive ka.”

Hindi sinubukan ng mga researcher ang eksaktong dalawang-linyang format na ginagamit natin dito, at hindi rin nila ipinakitang nawawala nito ang lahat ng gastos ng task switching. Ang dalawang-linyang tala ay praktikal na paraan lang para gamitin ang mas malawak na ideya ng study: gawing mas malinaw bago ka umalis kung paano ka babalik.

Hindi mo kailangang lutasin muna ang hindi pa tapos na problema.

Kailangan mo lang mag-iwan ng malinaw na pintuan pabalik dito.

3. Hayaan ang tala na maghawak ng babalikan habang ginagawa mo ang susunod na gawain

Nagsisimula na ngayon ang meeting.

Hindi pa rin tapos ang report. Hindi iyon binago ng tala.

Ang nabago ay kung gaano karaming detalye ang kailangan mong patuloy na dalhin sa isip.

Nakasulat na ang restart point:

June total → ihambing sa source file.

Kung bumalik sa isip mo ang dating gawain, maaari mong tingnan ang tala sa halip na umasa lang sa memorya. Nag-iwan ka na ng lugar na babalikan.

May dahilan din para maging maingat sa claim na ito. Sa 2018 research, lumabas ang benepisyo sa mga interruption setting na sinubukan nila, lalo na kapag inaasahan ng mga tao na may pressure sa oras pagbalik nila. Hindi patunay ang ready-to-resume plan na magiging blangko o perpektong tutok ang isip mo. Isa itong paraan para mabawasan ang isang uri ng paghila ng hindi pa tapos na gawain sa pamamagitan ng maagang pagdesisyon kung saan ka babalik.

Pagbalik mo, hayaan mong gawin ng tala ang pangalawang trabaho nito.

Isipin ang kuwarto matapos ang meeting. Tapos na ang mga boses. Gumising ulit ang screen. Sa halip na magbukas ng limang file at magtanong ng “Ano nga ba ang ginagawa ko?”, babasahin mo lang ang dalawang linya.

Tapos na ang May.

June ang susunod.

Source file ang unang titingnan.

Maaari kang magsimula roon.

Pinaka-kapaki-pakinabang ang tool na ito sa tunay na context switch: meeting, urgent request, call, ibang trabaho o ibang klase. Kung kukuha ka lang ng tubig at babalik makalipas ang isang minuto, baka mas dagdag-trabaho pa ang pagsusulat ng tala kaysa sa matitipid nito.

Ang punto ay hindi gumawa ng isa pang routine na kailangan mong gawin nang perpekto.

Gamitin lang ang maliit na hangganang ito kapag sapat ang lalim ng hindi pa tapos na gawain at kung wala ang tala, kailangan mong buuin muli kung nasaan ka—o patuloy itong alalahanin habang may iba kang ginagawa.

Gumagana ang ready-to-resume note dahil magkaiba ang problemang nilulutas ng dalawang linya

Pinapanatili ng unang linya ang posisyon: kung saan huminto ang isip mo.

Pinapanatili ng pangalawa ang direksiyon: ano ang una mong gagawin pagbalik.

Kapag magkasama, mas malinaw ang paglipat. Hindi mo pa tapos ang dating gawain, pero tapos mo nang pagdesisyunan kung paano mo ito papasukin muli.

Mahalaga ang ayos na iyon.

Kung pangalan lang ng gawain ang isusulat mo, baka kailangan mo pa ring hanapin ang lugar mo. Kung markado ang lugar pero walang susunod na action, baka kailangan mo pa ring gawin ulit ang parehong desisyon. Kapag parehong nakasulat, mas may pagkakataon ang susunod na gawain na maging tunay na ginagawa mo sa kasalukuyan.

Hindi mapipigilan ng restart note ang bawat biglang pumapasok na isip. Hindi rin nito aalisin ang meetings, messages o urgent work.

Binibigyan lang nito ng lugar na paghihintayan ang isang hindi pa tapos na isipin.

Sa halip na pilitin ang isip mong hawakan ang lumang pahina habang nagbubukas ka ng bago, maaari kang mag-iwan ng bookmark.

Lumapit sa taong gusto mong maging

• Subukan natin ang tala sa susunod na tunay na paglipat ng gawain, hindi sa bawat maliit na pahinga.
• Mag-iwan tayo ng dalawang linya para sa future self natin: kung saan ako huminto at unang gagawin pagbalik.
• Basahin natin ang dalawang linyang iyon pagbalik at magpatuloy mula roon sa halip na buuin muli ang buong trail mula sa memorya.