Paano Gawing Checklist na Magagamit ng Iba ang Trabahong Kabisado Mo na

Kaya mong gawin ang trabaho nang halos hindi nag-iisip—bakit tayo natitigil kapag kailangan na natin itong ipaliwanag?

Umupo sa tabi mo ang isang katrabaho at nagtanong, “Pwede mo bang ipakita kung paano mo ito ginagawa?”

Kumpiyansa kang nagsimula.

“Buksan ang file na ito. Tingnan ang numerong ito. Pagkatapos, i-update ang bahaging ito.”

Makalipas ang ilang hakbang, huminto ka.

“Sa totoo lang, kapag hindi tugma ang dalawang numerong ito, may iba muna akong tinitingnan.”

Pagdating mo sa susunod na bahagi, saka mo lang naalala na may isa pang kailangang suriin.

Pamilyar ba ang ganitong eksena?

Hindi ang kasanayan mo ang kulang. Ang bahagi nito ay naging nakatagong kaalaman: praktikal na kaalamang ginagamit mo na nang hindi mo kailangang sabihin sa sarili mo ang bawat hakbang.

Kaya minsan mas mahirap magsimula sa isang blankong pahina kaysa gawin ang mismong gawain. Habang nagtatrabaho, nakikita ng mga mata at kamay mo ang mga palatandaan sa pamilyar na pagkakasunod-sunod. Walang ganoong palatandaan ang isang blangkong dokumento.

Kaya huwag muna nating subukang alalahanin ang bawat hakbang. Buoin natin ulit ang isang totoong halimbawa ng gawain, ilabas ang mga nakatagong desisyon, at tingnan kung magagamit ito ng ibang tao.

Maikling sagot

• Linawin natin ang hangganan ng gawain: ano ang nagsisimula rito, ano ang kailangan nito at kailan ito talagang tapos.
• Gawin nating malinaw na desisyon, eksepsiyon o pagpapasa ang bawat mahalagang “depende.”
• Ipasubok natin ang draft sa ibang tao para makita sa bawat paghinto nila kung ano ang nasa isip mo pa lang.

1. Linawin muna ang hangganan ng gawain bago isulat ang bawat hakbang

Kapag kabisado mo na ang isang gawain, kadalasan nagsisimula ang paliwanag sa unang kilos na naaalala mo.

“Buksan ang tracker.”

Pero kadalasan may nangyari muna bago ang kilos na iyon.

Maaaring nagpadala ng kahilingan ang isang customer. Dumating ang isang ulat. Natapos ng isang katrabaho ang naunang bahagi. O dumating na ang oras para sa isang lingguhang proseso.

Iyon ang senyas ng pagsisimula: ang pangyayaring nagsasabing oras nang simulan ang gawain.

Sunod, ilista ang mga kailangang handa bago magsimula. Maaaring kasama rito ang file, mensahe, account, numero o sagot mula sa ibang tao.

Pagkatapos, tukuyin ang kundisyon ng pagtatapos. Ito ang puntong masasabi rin ng ibang tao na talagang kumpleto na ang gawain.

Halimbawa, isipin na ang paulit-ulit mong gawain ay paghahanda ng lingguhang update sa operasyon. Maaaring ganito ang unang balangkas:

Senyas ng pagsisimula: Dumating na ang pinakabagong impormasyon mula sa pinagmulan.

Kailangang handa: Kasalukuyang tracker, nakaraang update at mga isyung hindi pa sarado.

Karaniwang daloy:

• Tingnan kung naroon ang lahat ng kailangang impormasyon.
• Ihambing ito sa nakaraang update.
• Idagdag ang bagong impormasyon.
• Suriin ang mga isyung hindi pa nalulutas.
• Ipadala ang kumpletong update sa napagkasunduang lugar.

Tapos: Naipadala na ang update, at may malinaw na susunod na responsable para sa bawat isyung hindi pa nalulutas.

May malinaw nang hangganan ang gawain. Makikita ng isang bagong tao kung kailan magsisimula, ano ang kailangan, at ano ang ibig sabihin ng “tapos”.

Para sa mga pamamaraan sa trabaho na may kinalaman sa kaligtasan, inirerekomenda ng UK Health and Safety Executive na sundan ang totoong gawain at pag-usapan ito kasama ang mga taong gagamit ng pamamaraan habang ginagawa ang gabay. Sinasabi rin nito na ang dami ng detalye ay dapat umangkop sa gawain at sa taong gagamit ng pamamaraan. (HSE)

Ang gabay na iyon ay para sa mga pamamaraang pangkaligtasan, hindi para sa ordinaryong checklist sa opisina. Mas makitid ang aral na ginagamit natin dito: kapag tinitingnan ang totoong gawain, mas madaling makita ang mga hakbang na maaaring makalimutan kung memorya lang ang aasahan.

Habang sinusundan mo ang isang totoong halimbawa, maaaring mapansin mong nagbubukas ka ng pangalawang screen, tinitingnan ang lumang mensahe o naghihintay muna ng sagot mula sa ibang tao. Mas madaling mahuli ang maliliit na hakbang na ito habang aktuwal na nangyayari ang trabaho.

2. Gawing desisyon, eksepsiyon at pagpapasa ang “depende”

Kahit maayos ang sunod-sunod na hakbang, maaari pa rin itong pumalya kung minsan ay nagbabago ng direksiyon ang totoong gawain.

Dito madalas sabihin ng may karanasan, “Depende.”

Sa halip na alisin ang salitang iyon, itanong natin:

Depende saan?

Halimbawa, sabihin mong:

“Karaniwang tugma ang mga numero, pero kapag hindi, sinusuri ko muna ang pinagmulan bago magpatuloy.”

May nakatagong desisyon sa pangungusap na iyon na puwedeng ilagay sa checklist:

Punto ng desisyon: Tugma ba ang mga numero sa pinagmulan?

• Oo: Magpatuloy sa karaniwang daloy.
• Hindi: Huminto at suriin ang pinagmulan bago i-update ang ulat.

Ang eksepsiyon ay sitwasyong hindi na akma ang karaniwang daloy.

Ang pagpapasa ay puntong kailangang lumipat sa ibang tao ang gawain, impormasyon o desisyon.

Halimbawa:

Eksepsiyon: Kung hindi pasok ang isyu sa mga karaniwang halimbawa, huwag manghula.

Pagpapasa: Ibigay ang isyu at kaugnay na impormasyon sa taong responsable sa susunod na desisyon.

Dito nagsisimulang ipakita ng simpleng checklist ang halaga ng karanasan mo. Maaaring hindi ang mahalagang kasanayan ang paggawa ng limang kilos sa tamang pagkakasunod-sunod. Maaaring ang mahalagang bahagi ay ang pagkilala mo kung kailan hindi na akma ang karaniwang daloy sa kasong nasa harap mo.

Hindi kailangang magkunwari ang checklist na ang bawat paghatol ay maaaring gawing panuntunan. Sinasabi rin ng parehong gabay ng HSE na dapat suportahan ng mga pamamaraan ang kakayahan ng tao, hindi palitan ito. (HSE)

Kaya puwedeng maging malinaw ang isang kapaki-pakinabang na gabay:

Puntong kailangan ng paghatol: Kung hindi tugma ang kaso sa mga karaniwang halimbawa sa ibaba, huminto at magtanong sa taong responsable sa gawain bago magpatuloy.

Mas tapat ito kaysa gumawa ng mahigpit na panuntunang gumagana lang sa madaling kaso. Ang “depende” mo ay naging malinaw na palatandaan kung saan nagtatapos ang karaniwang daloy.

3. Hayaan ang ibang tao na ipakita kung ano pa ang inaakala ng draft na alam na nila

Kapag ikaw ang nagbabasa ulit ng sarili mong checklist, maaaring malinaw ang bawat linya.

Alam mo na kasi ang ibig sabihin ng bawat isa.

Kaya ang susunod na kapaki-pakinabang na hakbang ay ipasunod ang draft sa ibang tao gamit ang isang makatotohanang halimbawang ligtas nilang subukan.

Isipin na nakasulat sa checklist:

Suriin ang mga hindi pangkaraniwang item bago ipadala.

Huminto ang katrabaho mo.

“Ano ang maituturing na hindi pangkaraniwan?”

Doon mo napansing karaniwan kang naghahanap ng tatlong uri ng hindi pagtutugma. Dahil napakaraming beses mo na itong ginawa, nakalimutan mong hiwa-hiwalay na kaalaman pala ang tatlong pagsusuring iyon.

Ngayon, maaari mo nang idagdag ang mga iyon.

O baka nakasulat sa gabay:

Ipasa kung kinakailangan.

Nagtanong ang katrabaho mo:

“Kailan ito kinakailangan, at kanino ko ipapasa?”

Muli, ipinapakita ng paghinto kung saan umaasa pa rin ang dokumento sa kaalamang nasa isip mo.

Karaniwang may tatlong paraan para ayusin ang bawat ganitong paghinto:

• magdagdag ng pagsusuring maaaring ulitin;
• magdagdag ng desisyon, eksepsiyon o pagpapasa;
• markahan ang puntong kailangan pa rin ng paghatol o tulong mula sa ibang tao.

Hindi mo kailangang magdagdag ng talata para sa bawat napakabihirang posibilidad. Ang layunin ay alisin ang mga hulang puwedeng iwasan habang pinananatiling sapat na maikli ang gabay para talagang magamit.

Kung nakikilala ng ibang tao kung kailan nagsisimula ang gawain, nasusundan ang karaniwang daloy, nakikita ang mahahalagang sangay at alam kung kailan hihinto o hihingi ng tulong, kapaki-pakinabang na ang unang bersyon mo.

May isa pang ipinapakita ang pagsubok na ito. Ang trabahong parang “awtomatiko” na para sa iyo ay maaaring may kasamang maingat na pagsusuri, paghatol, paghawak ng eksepsiyon at koordinasyon sa ibang tao.

Hindi nililikha ng checklist ang halagang iyon. Ginagawa lang nitong mas madaling makita at maipasa ang halagang ginagamit mo na.

Ang magandang checklist ay may malinaw na daloy, mga sangay at isang totoong pagsubok

Magkakasunod ang tatlong bahaging ito.

Ang senyas ng pagsisimula, mga kailangang handa at kundisyon ng pagtatapos ang nagbibigay ng hangganan sa gawain. Ipinapakita naman ng mga desisyon, eksepsiyon at pagpapasa kung saan nagbabago ang karaniwang daloy. Pagkatapos, sinusubok ng ibang tao kung malinaw pa rin ang lahat kahit wala sa isip mo ang paliwanag.

Kung malabong listahan ang susubukan mo, malalaman mo lang na malabo nga ito. Kung susubukan mong isulat ang lahat ng hindi pangkaraniwang kaso bago malinaw ang karaniwang daloy, maaaring humaba nang sobra ang gabay at hindi na madaling gamitin.

Magsimula sa isang totoong halimbawa ng gawain. Linawin ang karaniwang daloy. Idagdag ang mga sangay na talagang nangyayari. Pagkatapos, hayaang ipakita ng ibang tao kung saan pa sila napipilitang manghula.

Hindi layunin na gawing daan-daang kahon ang karanasan. Layunin na gawing malinaw ang mga bahaging nauulit at markahan kung saan kailangan pa ring tao ang humatol.

Lumapit tayo sa taong gusto mong maging

• Pumili tayo ng isang paulit-ulit na gawain at sundan ang isang totoong halimbawa mula sa simula hanggang sa talagang matapos ito.
• Bilugan natin ang bawat “depende,” “karaniwan,” “maliban kung,” at “minsan” na mapapansin natin, dahil maaaring may nakatagong mahalagang desisyon sa isa sa mga iyon.
• Magpasubok tayo ng draft sa isang tao at gamitin ang bawat sandaling nalilito siya para gawing mas malinaw ang gabay.

---

Nakaraang artikulo: [Nakaraang artikulo sa parehong bansa at wika]

Susunod na artikulo: [Susunod na artikulo sa parehong bansa at wika]