Paano Ayusin Muli ang Plano Kapag Nagbago ang mga Katotohanan: 3 Aral Mula sa Apollo 13

Maingat mong ginawa ang plano, pero hindi na ito tugma sa realidad. Ano ba talaga ang gusto nating iligtas?

Isipin mong bukas pa rin sa screen ang kalendaryo mo.

Nandoon pa rin ang maayos na mga oras na inayos mo ilang araw ang nakalipas. Pero nagbago ang deadline. Hindi available ang taong inaasahan mo. Binago ng bagong impormasyon ang problema. Hindi na gumagana ang tool na akala mong magagamit mo.

Pareho pa rin ang itsura ng plano.

Pero hindi na pareho ang realidad.

Dito lumalabas ang hindi komportableng tanong. Mananatili ka ba sa plano dahil marami ka nang oras na inilaan dito, o magbabago ng direksiyon dahil nagbago na ang mga katotohanang pinagbabatayan nito?

May kapaki-pakinabang na paraan ang Apollo 13 para pag-isipan ang ganitong sandali.

Hindi maikukumpara ang isang ordinaryong deadline sa isang emergency sa kalawakan. Ang hinihiram lang natin ay ang paraan ng pagdedesisyon: kapag ginawa ng bagong mga katotohanan na hindi na magamit ang dating ruta, paghiwalayin natin ang mahalaga pa rin at ang rutang hindi na gumagana.

Tatlong-bahaging pag-aayos kapag nagbago ang mga katotohanan

• Panatilihin natin ang layuning mahalaga pa rin, sa halip na ipilit ang bawat hakbang ng dating plano.
• Magsimula tayong muli mula sa mga limitasyon at mapagkukunang totoong mayroon tayo ngayon.
• Subukan muna natin ang bagong ruta bago tayo umasa rito.

1. Ihiwalay ang tunay na layunin sa rutang una mong pinlano

Kapag nasira ang isang plano, madaling isipin na ang plano mismo ang layunin.

Baka nangako ka sa sarili mo ng dalawampung slide, limang study session, isang tiyak na petsa ng launch, o iisang paraan para tapusin ang proyekto. Kapag marami ka nang naibuhos na effort, puwedeng maramdaman mong ang rutang iyon na mismo ang resulta na kailangan mong protektahan.

Ipinapakita ng Apollo 13 kung bakit mahalagang paghiwalayin ang dalawa.

Inilunsad ang Apollo 13 noong 11 Abril 1970 para sa planong paglapag sa Buwan. Noong 13 Abril, pumutok ang isang oxygen tank sa service module—ang bahaging nagbibigay ng mahahalagang sistema para sa kuryente at oxygen. Kinansela ang paglapag sa Buwan. Lumipat ang crew sa lunar module na Aquarius, ang sasakyang ginawa para sa paglapag sa Buwan, at ginamit nila ito bilang pansamantalang lifeboat habang nagsisikap na ligtas na makabalik sa Earth. Inilalarawan ng NASA ang misyon bilang nagbago mula sa paglapag sa Buwan tungo sa pagligtas sa crew at ligtas na pag-uwi. (NASA)

Para sa problema natin sa pagpaplano, simple ang mahalagang ideya: nagbago ang ruta, pero may mas mahalagang bagay na dapat pang protektahan.

Isipin ang isang halimbawa sa trabaho.

Plano mong tapusin ang isang dalawampung-slide na presentation bago mag-Biyernes. Pagsapit ng Miyerkules, nalaman mong hindi magiging available ang ilan sa data na kailangan mo.

Puwede mong ilarawan ang sitwasyon sa dalawang linya:

Rutáng pinlano mo: Tapusin ang lahat ng dalawampung slide bago mag-Biyernes.

Resultang mahalaga pa rin: Bigyan ang team ng sapat at mapagkakatiwalaang impormasyon para makapagdesisyon sa Biyernes.

Hindi pareho ang dalawang linyang iyon.

Kung hindi masusuri sa oras ang nawawalang data, maaaring makasama sa mahalagang resulta ang pagpipilit na makumpleto ang lahat ng dalawampung slide. Baka mapunan mo ang mga puwang ng mahihinang hula para lang mapanatili ang anyo ng dating plano.

Mas maaaring makatulong sa tunay na layunin ang mas maikling presentation na gumagamit lamang ng impormasyong nakumpirma na.

Hindi ibig sabihin nito na babaguhin natin ang plano tuwing nakakapagod ito. Kung hindi naman nagbago ang mga katotohanan at bagay pa rin ang plano, maaaring pagpapatuloy talaga ang kailangan mo.

Nagsisimula lang ang paraang ito kapag may mahalagang katotohanang totoong nagbago.

Sa puntong iyon, isang tanong ang puwedeng maglinaw sa lahat:

“Kung hindi ko na magagamit ang rutang ito, anong resulta ang mahalaga pa rin?”

Sandaling umaalis sa gitna ang dating plano. Nakikita mo ulit ang destinasyon.

2. Ilarawan muli ang problema gamit ang mga limitasyong mayroon ka ngayon

Kapag malinaw na kung ano ang mahalaga pa rin, ang susunod na panganib ay gumawa ng kapalit na plano gamit ang mga lumang palagay.

Maaaring ipinagpalagay ng unang plano na may dalawang araw ka, may isang partikular na tool, may isang taong puwedeng tumulong, o may isang impormasyong siguradong makukuha. Kung nagbago ang isa sa mga iyon, kailangang magsimula ang bagong plano sa bagong realidad.

Ganoon din ang kailangang gawin ng Apollo 13, sa mas seryosong antas.

Ayon sa tala ng NASA, idinisenyo ang lunar module para sa dalawang tao sa loob ng dalawang araw, pero kinailangan nitong suportahan ang tatlong tao nang humigit-kumulang apat na araw. Kailangang maingat na pamahalaan ang tubig at kuryente. Naging panganib din ang carbon dioxide. Ang command module—ang crew capsule na ginamit sa malaking bahagi ng biyahe at sa pagbabalik sa atmosphere ng Earth—ay may filter cartridges na kayang magtanggal ng carbon dioxide. Pero parisukat ang cartridges habang bilog ang mga bukasan sa lunar module system. (NASA)

May magagamit silang filters.

May sistema silang nangangailangan ng filters.

Pero hindi magkasya ang mga bahagi.

Naging masosolusyunan lang ang problema nang magtrabaho sila ayon sa tunay na limitasyon, hindi ayon sa disenyo bago nangyari ang aksidente.

Mas maliit man ang sarili mong sitwasyon, puwede pa ring makatulong ang ganitong paraan ng pag-aayos.

Isipin mong inaasahan mong may dalawang araw para tapusin ang isang mahalagang report, pero dahil sa bagong request, apat na oras na lang ang natitira.

Parang biglang sumikip ang mesa mo. Tuloy-tuloy ang mga message. Maraming browser tab ang bukas. Hindi pa rin dumarating ang spreadsheet na hinihintay mo.

Sa halip na itanong, “Paano ko ililigtas ang lahat?”, ilarawan natin muli ang problema sa tatlong linya:

Ano ang kailangang maprotektahan? Kailangang tama ang mga numerong ibibigay natin sa ibang tao.

Ano ang hindi na natin puwedeng ipagpalagay? Darating ang nawawalang spreadsheet bago ang deadline.

Ano ang puwede pa rin nating gamitin? Ang nakumpirmang mga numero, ang kasalukuyang draft, at apat na oras.

Ngayon, may malinaw nang hangganan ang problema.

Ang limitasyon ay hindi dahilan para sumuko. Isa itong katotohanang nagsasabi kung saan kailangang magkasya ang bagong solusyon.

Kung hindi mo papansinin ang isang totoong limitasyon, hindi ito mawawala. Babalik lang ito sa bandang huli, pagkatapos mong gumugol ng mas maraming oras sa planong umaasang parang wala ang limitasyong iyon.

Sa una, maaaring pakiramdam mo ay masikip ang mga pagpipilian kapag malinaw ang limitasyon. Pero ipinapakita rin nito kung ano ang mayroon ka pa.

3. Subukan ang bagong ruta bago ka umasa rito

Kapag nasira ang dating plano, maaaring mukhang maganda ang isang bagong ideya dahil bago lang ito.

Isa rin itong panganib.

Maaaring malutas ng kapalit na plano ang dating problema, pero maaari rin itong magkaroon ng bagong mga hula. Bago mo itayo ang lahat sa ibabaw nito, makatutulong na subukan muna ang bahaging puwedeng magpatunay na mali ito.

Ayon sa NASA, isinulat at sinubukan sa simulators ang ganap na bagong procedures para sa Apollo 13 bago ipinadala ang mga ito sa crew. Nang maging problema ang carbon dioxide, nagdisenyo at sumubok din ang mga tao sa lupa ng pansamantalang filter arrangement bago sabihin sa astronauts kung paano ito bubuuin sa kalawakan. Sa image record ng NASA, tinawag na “mail box” ang device at sinabing dinisenyo at sinubukan muna ito sa lupa bago iminungkahi sa crew. (NASA) (NASA)

Sa ordinaryong proyekto, hindi ibig sabihin nito na kailangan ng pormal na simulation ang bawat desisyon.

Ibig sabihin, kailangang mapatunayan muna ng bagong ruta na mapagkakatiwalaan ito bago umasa rito ang iba pang bahagi ng plano.

Isipin mong sinabi ng manager mo na hindi sinasagot ng mahaba mong report ang tanong na talagang kailangan nilang masagot.

Puwede mong agad isulat muli ang lahat ng apatnapung pahina.

O puwede mong unahin ang isang pahina lang: ang summary.

Sa itaas, isulat ang tunay na tanong. Sa ilalim nito, ilagay ang tatlong impormasyong direktang sumasagot dito.

Pagkatapos, tingnan ang pahina.

Dinadala ba ngayon ng lohika ang mambabasa patungo sa desisyong kailangang suportahan ng report?

Kung oo, may ebidensiya kang maaaring gumana ang bagong structure.

Kung hindi, nalaman mo iyon bago muling isulat ang natitirang tatlumpu’t siyam na pahina.

Ganoon din ang ideya sa isang tool, workflow, paliwanag, o schedule. Subukan muna ang bahaging may pinakamalaking hindi kasiguruhan bago hayaang umasa rito ang natitirang plano.

Hindi kailangang patunayan ng isang kapaki-pakinabang na test na siguradong magtatagumpay ang buong plano sa hinaharap.

Kailangan lang nitong sagutin ang tanong na puwedeng magpabagsak sa bagong plano.

Iyan ang dahilan kung bakit iba ito sa simpleng “magsimula sa maliit.” Hindi ang laki ang pinakamahalaga.

Ang bagong impormasyong makukuha mo ang mahalaga.

Magkakaugnay ang layunin, mga limitasyon, at pagsubok

Tatlong magkakaibang problema ang nilulutas ng tatlong bahaging ito, at mahalaga ang pagkakasunod-sunod.

Una, pinipigilan ka ng paghihiwalay sa layunin at dating ruta na isipin na iisang plano lang ang posibleng anyo ng tagumpay.

Ikalawa, pinipigilan ka ng malinaw na pagtukoy sa bagong mga limitasyon na gumawa ng kapalit na plano gamit ang mga katotohanang hindi na totoo.

Ikatlo, ang pagsubok sa pinakamahalagang bahagi ay nagbibigay sa iyo ng bagong ebidensiya bago ka maglaan ng mas maraming oras, lakas, o pera sa kapalit na plano.

Kung susubok ka bago mo malinaw na malaman kung ano ang gusto mong protektahan, baka maling bagay ang masubukan mo. Kung pipili ka ng bagong ruta bago tanggapin ang bagong mga limitasyon, maaaring bumagsak ang kapalit na plano sa parehong dahilan ng una. At kung titigil ka pagkatapos tukuyin ang layunin at mga limitasyon, maaaring malinaw na sa iyo ang problema pero hindi mo pa rin alam kung gagana ang susunod na ruta.

Hindi para sa bawat mahirap na linggo o sa bawat sandaling mababa ang motivation ang paraang ito.

Para ito sa mas tiyak na sandali: kapag sapat nang nagbago ang realidad at hindi na tugma ang dating plano sa problema.

Sa puntong iyon, ang pagbabago ng ruta ay hindi pagtalikod sa layunin.

Maaaring iyon pa ang pinakamalinaw na paraan para magpatuloy papunta rito.

Lumapit sa taong gusto mong maging

• Kumuha tayo ng isang planong may problema at hatiin ito sa dalawang linya: “Ang rutang pinlano ko ay ___” at “Ang resultang mahalaga pa rin ay ___.”
• Tukuyin natin ang isang katotohanang hindi na natin puwedeng ipagpalagay at isang kapaki-pakinabang na bagay na mayroon pa rin tayo.
• Pumili tayo ng isang test na sasagot sa pinakamalaking tanong sa bagong ruta bago natin itayo rito ang natitirang plano.