Nagkamali Ka sa Trabaho? Gawing Kapaki-pakinabang ang Paghingi ng Paumanhin

Alam mong mahalaga ang “sorry,” pero ano ang sasabihin mo kapag oras ng ibang tao ang nasayang dahil sa pagkakamali mo? Maaari ba nating simulan sa kung ano talaga ang kailangan nila mula sa iyo?

Minsan, ilang segundo lang bago mo mapansin ang pagkakamali, pero biglang bibilis ang takbo ng isip mo.

Baka lumang attachment ang naipadala mo bago ang morning team check-in, o nahuli ang handover kaya hindi makapagpatuloy ang susunod na tao sa bahagi niya.

Nagsisimula nang mag-ipon ng dahilan ang isip mo: halos pareho ang pangalan ng dalawang file, sabay-sabay ang mga mensahe, o nagmamadali kang matapos bago umalis.

Maaaring makatulong ang mga detalyeng iyon sa pagpapaliwanag mamaya, pero hindi pa nila sinasagot ang unang tanong ng taong naapektuhan: Naiintindihan mo ba kung ano ang nangyari, at ano ang gagawin mo tungkol dito?

Gawin nating kapaki-pakinabang ang paumanhin mula sa unang pangungusap.

• Sabihin natin muna ang ginawa natin at ang epekto bago ang dahilan.
• Magdala tayo ng pag-aayos na makababawas sa pasaning naidulot natin.
• Baguhin natin ang isang tsek na konektado sa pagkakamali, saka bigyan ng puwang ang sagot ng kabilang tao.

1. Sabihin muna kung ano ang ginawa mo at ano ang nabago nito bago magpaliwanag

Kapag nahihiya ka, madaling mauna ang dahilan.

“Sorry, ang dami kong sabay-sabay na ginagawa.”

“Akala ko iyon ang final copy.”

“Hindi ko alam na hinihintay mo na pala.”

Maaaring totoo ang mga iyon. Pero kapag paliwanag ang nauna, maaaring hindi pa rin malinaw sa katrabaho kung inaako mo ang bahagi mo sa problema.

Isipin na may morning team check-in at naibahagi mo mula Quezon City ang spreadsheet noong nakaraang linggo. Binuksan iyon ng katrabaho sa Cebu at nagsimula siyang mag-check ng figures bago mo napansing mas lumang kopya ang naipadala mo.

Mas malinaw na simula ang ganito:

“Lumang spreadsheet ang naipadala ko, kaya maling figures ang nasimulan mong i-check. Sorry. Dapat na-verify ko muna ang file bago ko ito ibinahagi.”

Malinaw dito ang ginawa mo, ang epektong nakikita mo, at ang pananagutan mo nang hindi kailangang hanapin ng kabilang tao ang mga iyon sa gitna ng dahilan.

Noong 2016, sinuri nina Roy Lewicki, Beth Polin at Robert Lount ang anim na bahagi ng paghingi ng paumanhin sa dalawang kontroladong pag-aaral gamit ang mga kathang sitwasyon kung saan nasira ang tiwala. Kasama sa mga bahaging sinuri ang pagsisisi, paliwanag, pag-ako ng pananagutan, alok na ayusin ang pinsala, pahayag tungkol sa pagbabago, at paghingi ng kapatawaran; sa pangkalahatan, mas epektibo ang tingin sa mga paumanhing may mas maraming sinuring bahagi kaysa sa mga may mas kaunti. (Orihinal na pag-aaral)

Kontroladong sitwasyon ang pinag-aralan ng mga mananaliksik, hindi isang perpektong script para sa bawat totoong lugar ng trabaho o kultura. Mas simple ang punto natin dito: magkaibang impormasyon ang “Sorry” at “Ito ang ginawa ko.”

Kung alam mo ang pagkakamali pero hindi mo pa alam ang buong epekto nito, huwag mong hulaan ang kulang.

Maaari mong sabihin:

“Maling bersyon ang naipadala ko. Sorry. Alam kong maaaring nakaistorbo iyon sa trabaho mo. Ano ang naapektuhan sa side mo?”

Naako mo na ang ginawa mo. Ang tanong ay para malaman ang totoong epekto bago ka magpasya kung anong pag-aayos ang talagang makatutulong.

2. Mag-alok ng pag-aayos na makababalik ng oras o pagsisikap hangga’t kaya

Mahalagang itama ang unang problema, pero maaaring may nagastos nang oras o lakas ang taong naapektuhan.

Halimbawa, nagpadala ka ng lumang slide deck bago ang isang client discussion sa hapon, at nakapaglagay na ng mga komento ang katrabaho mo sa Makati habang lunch break niya. Maaayos ng pagpapadala ng pinakabagong deck ang problema sa bersyon, pero hindi nito awtomatikong mababawi ang oras na ginugol niya sa maling kopya.

Sa halip na tumigil sa “Ipapadala ko na ang tamang deck,” puwedeng tumugma ang pag-aayos sa pasaning naidulot:

“Ipapadala ko ngayon ang tamang deck. Kung may mga marka o komento ka na sa luma, ipadala mo sa akin at ako ang maglilipat sa bagong bersyon para hindi mo na ulitin.”

Ngayon, may konkretong silbi ang paumanhin.

Kasama ang alok na mag-ayos sa anim na bahagi ng paumanhing sinuri sa parehong pag-aaral noong 2016. Hindi ibig sabihin nito na kayang bawiin ang bawat pinsala o na isang alok lang ay makapagbabalik ng tiwala, pero ipinapakita nito kung bakit maaaring hiwalay na bahagi ng paumanhin ang pagkilos at hindi lamang pagsisisi. (Orihinal na pag-aaral)

Minsan malinaw ang pag-aayos: palitan ang dokumento, itama ang numero, ibalik ang nawawalang impormasyon, o sabihan ang taong nakatanggap ng maling mensahe.

Sa ibang pagkakataon, bahagi lang ng solusyon ang nakikita mo. Sa ganoong sitwasyon, magdala ng tunay na panimulang hakbang sa halip na ibalik sa taong naapektuhan ang buong problema.

Halimbawa:

“Maaayos ko ngayon ang file, at maaari ko ring sabihan ang mga taong nakatanggap ng lumang bersyon. May iba pa ba akong hindi nakikitang epekto?”

Iba ito sa simpleng, “Ano ang gusto mong gawin ko?” May dala ka nang bahagi ng pag-aayos sa halip na ang taong naapektuhan pa ang magdisenyo ng solusyon para sa pagkakamali mo.

May mga pagkakamaling hindi lubos na naaayos sa isang pag-uusap. Ang seryosong problemang may kinalaman sa kaligtasan, pera, pormal na tungkulin, o karapatan ng ibang tao ay maaaring mangailangan din ng pag-uulat, pagwawasto, o tulong ng kwalipikadong propesyonal bukod sa personal na paumanhin.

Hindi layunin ng maingat na salita na kunwaring nawala ang pinsala. Layunin nitong itugma ang susunod mong kilos sa bahaging maaari mo talagang itama o bawasan.

3. Baguhin ang isang tsek sa mismong puntong nangyari ang pagkakamali

Kapag naayos na ang agarang problema, baka gusto mong mabilis na magbigay ng katiyakan.

“Hindi na ito mauulit” ay matibay pakinggan, pero nangangako ito ng hinaharap na hindi mo lubos na kontrolado.

Isipin na tinatapos mo ang handover mula sa bahay sa Pasig pagkatapos ng mahabang araw. Halos magkapareho ang pangalan ng dalawang project file sa shared folder, at ang mas lumang file ang na-attach mo sa huling mensahe mo sa team.

Mas kapaki-pakinabang ang susunod na hakbang kapag nakatali ito sa mismong mahinang punto:

“Napagpalit ko ang dalawang file na halos pareho ang pangalan. Bago ko markahang tapos ang handover, bubuksan ko ang attachment mula sa mismong mensaheng naipadala ko at iche-check ang bersyon.”

Nakikitang pagbabago iyon na madaling maintindihan.

Hindi mo kailangang patunayan na magiging tao kang hindi na magkakamali. Ipinapakita mo lang ang tsek na idinagdag mo dahil sa partikular na pagkakamaling ito.

Pagkatapos, bigyan ng puwang ang sagot ng katrabaho.

Maaaring tanggapin niya agad ang paumanhin, manatiling inis, mangailangan ng oras, o sabihin ang isang epektong hindi mo nakita. Hindi mo kontrolado ang sagot na iyon.

Maaari mong tapusin sa ganito:

“Sorry sa dagdag na trabahong naidulot ko. Naitama ko na ang file at binago ko na ang tsek ko bago magpadala. Kung may iba pa akong hindi napansing epekto, sabihin mo at titingnan ko.”

Pagkatapos nito, kapaki-pakinabang lang ang dagdag na paliwanag kung may nililinaw itong mahalagang detalye o tumutulong sa pag-aayos.

Magkaibang desisyon ang paghingi ng paumanhin at pagpapatawad. Maaari mong akuin ang bahagi mo nang hindi hinihingi sa kabilang tao na agad kang pagaanin ang pakiramdam.

Kung maliit ang pagkakamali, maaaring doon na matapos ang usapan. Kung mas malalim ang nasirang tiwala, maaaring simula lamang ang paumanhin at magiging mahalaga rin ang mga susunod mong kilos.

Tatlong tanong ang sinasagot ng isang kapaki-pakinabang na paumanhin, at may tamang pagkakasunod ang mga ito

Una, ipinapakita ng malinaw na pagbanggit sa pagkakamali kung naiintindihan mo ang nangyari sa nakaraan. Ikalawa, tinutugunan ng konkretong pag-aayos ang gastos o pasaning naroon ngayon; pagkatapos, ipinapakita ng isang tiyak na tsek kung ano ang mag-iiba kapag muling lumitaw ang parehong mahinang punto.

Mahalaga ang pagkakasunod. Kapag dumiretso agad sa pag-iwas sa susunod na pagkakamali, maaaring malampasan ang pinsalang nangyari; kapag pagsisisi lang ang sinabi, maaaring ang kabilang tao pa rin ang magdala ng praktikal na gastos; at kapag nag-alok ka ng ayos nang hindi inaako ang pagkakamali, maaaring mahiwalay ang pag-aayos sa pananagutan.

Hindi kayang pilitin ng malinaw na paumanhin na bumalik ang tiwala. Pero maaari nitong gawing mas madaling makita ang pananagutan mo, ang pag-aayos mo, at ang susunod mong kilos.

Lumapit sa taong gusto mong maging

• Ilarawan natin ang pagkakamali sa isang malinaw na pangungusap bago ang paliwanag tungkol sa mga pangyayari.
• Magdala tayo ng isang pag-aayos na makababawas sa dagdag na trabaho sa halip na ipaubaya sa kabilang tao ang buong solusyon.
• Magdagdag tayo ng isang tsek sa mismong puntong nagkamali sa halip na mangakong hindi na tayo muling magkakamali.

Gabay sa Coursera

Hindi mo kailangan ng kurso para makahingi ng maayos na paumanhin ngayon. Kung ipinakita ng sitwasyong ito na gusto mo pang magsanay sa komunikasyon sa trabaho, feedback, o pagharap sa hindi pagkakasundo, maaaring isang paraan ang organisadong online learning para unti-unting mabuo ang mga kasanayang iyon.

Kung gusto mo ng gabay na learning path sa hinaharap, makatutulong ang vinsurgo Coursera guide para ikumpara ang opsyong iyon sa oras na mayroon ka at sa resultang talagang kailangan mo.

[Tingnan ang vinsurgo Coursera guide →]

---

Nakaraan: [Nakaraang artikulo — parehong bansa at wika]

Susunod: [Susunod na artikulo — parehong bansa at wika]