Khi sếp giao thêm việc, hãy hỏi: việc nào cần được điều chỉnh?

Lịch đã kín. Vì sao “được” vẫn dễ bật ra?

Hãy tưởng tượng bạn đang làm dở một báo cáo phải nộp vào ngày mai.

Màn hình đầy ghi chú. Hai công việc khác vẫn đang chờ. Rồi quản lý nhắn:

“Bạn có thể chuẩn bị các slide này trước chiều nay không?”

Bạn có thể thật sự muốn hỗ trợ, nên trả lời “được” nghe có vẻ hợp tác nhất.

Nhưng một nhiệm vụ mới không tạo thêm thời gian. Nếu lịch đã kín, sẽ có thứ phải thay đổi: việc nào làm trước, việc nào đổi thời hạn, ai phụ trách, hoặc phạm vi công việc đến đâu.

Đây là điểm phân biệt quan trọng:

“Tôi không muốn giúp” và “tôi không thể hoàn thành tất cả với các thời hạn hiện tại” không phải là cùng một điều.

Bạn có thể hoàn toàn sẵn sàng làm việc mới. Điều khó là nhận thêm việc mà vẫn giữ nguyên mọi cam kết cũ.

Vì vậy, thay vì lập tức nhận hoặc từ chối, hãy làm rõ sự đánh đổi đó.

Đừng từ chối cả nhiệm vụ nếu vấn đề thật sự là hai công việc đang xung đột

Giả sử phần slide mới và báo cáo cho khách hàng không thể cùng hoàn thành đúng hạn.

Hãy so sánh hai cách trả lời:

“Xin lỗi, tôi bận quá. Tôi không làm được.”

và:

“Tôi có thể nhận việc này, nhưng tôi không thể hoàn thành cả việc này và báo cáo khách hàng trong các thời hạn hiện tại. Anh/chị muốn tôi ưu tiên việc nào?”

Cách thứ hai làm thay đổi trọng tâm của cuộc trao đổi.

Bạn không nói: “Tôi từ chối làm việc này.”

Bạn đang nói: “Hai cam kết này không thể cùng giữ nguyên trong điều kiện hiện tại. Việc nào cần được ưu tiên trước?”

Có một nguồn tham khảo công khai giúp làm rõ sự khác biệt này. Trong Management Standards của UK Health and Safety Executive (HSE), khối lượng công việc được đề cập dưới mục “Demands”, còn các yêu cầu xung đột được đề cập dưới mục “Role”. HSE nêu rằng tổ chức nên đặt ra các yêu cầu có thể đạt được trong thời gian làm việc đã thống nhất và, trong phạm vi có thể, làm cho các yêu cầu khác nhau tương thích với nhau, đồng thời có cách để người lao động nêu ra các xung đột. Đây là hướng dẫn của UK về căng thẳng liên quan đến công việc, không phải quy tắc áp dụng cho mọi nơi làm việc hay mọi quốc gia. HSE: Demands HSE: Role

Điểm thực tế ở đây đơn giản hơn: khi hai ưu tiên xung đột, đừng âm thầm biến xung đột đó thành hai lời hứa.

Đưa cho quản lý một quyết định họ thực sự có thể đưa ra

Khi xung đột đã rõ, bạn không cần giải thích dài dòng rằng mình bận đến mức nào.

Hãy biến vấn đề thành một lựa chọn cụ thể.

Giả sử Task A phải xong vào thứ Tư, và quản lý yêu cầu Task B cũng phải xong vào thứ Tư.

Nếu thời hạn của việc mới có thể dời:

“Tôi có thể nhận việc này. Với khối lượng hiện tại, thứ Sáu sẽ thực tế hơn. Thời hạn đó có phù hợp không?”

Nếu thời hạn mới không thể thay đổi:

“Tôi có thể hoàn thành việc này vào thứ Tư, nhưng khi đó Task A sẽ phải lùi lại. Việc nào nên được ưu tiên trước?”

Nếu có thể giao cho người khác:

“Tôi không đủ thời gian để hoàn thành cả hai vào thứ Tư. Có thể giao việc này cho người khác, hoặc chia nhỏ công việc ra không?”

Nếu việc mới rõ ràng trở thành ưu tiên:

“Được, tôi sẽ chuyển sang việc này trước. Như vậy Task A sẽ dời sang thứ Sáu — đó có phải là điều anh/chị muốn không?”

Những câu trả lời này không dựa vào việc bạn phải chứng minh rằng mình “bận đủ mức”.

Chúng làm rõ quyết định cần được đưa ra.

Có một yêu cầu mới. Cũng có một cam kết cũ. Nếu cả hai không thể cùng giữ nguyên trong cùng điều kiện, sẽ phải có thứ thay đổi.

Điều đó dễ trao đổi hơn nhiều so với việc tranh luận chung chung rằng bạn có đang quá bận hay không.

Cách nói rõ ràng không bảo đảm kết quả sẽ dễ chịu

Đôi khi quản lý sẽ trả lời:

“Làm slide trước. Báo cáo để ngày mai.”

Lúc đó, ưu tiên đã rõ.

Đôi khi việc mới thật sự khẩn cấp. Một vấn đề của khách hàng, sự cố an toàn, lỗi sản xuất hoặc một tình huống bất ngờ khác có thể hợp lý khi được đặt lên trước công việc đã lên kế hoạch.

Trong trường hợp đó, phản hồi hữu ích hơn không phải là cố bảo vệ lịch cũ, mà là xác nhận ưu tiên mới:

“Được, tôi sẽ chuyển sang việc này ngay. Để xác nhận lại, hôm nay báo cáo không còn là ưu tiên nữa, đúng không?”

Nhưng cũng có trường hợp khó hơn.

Quản lý có thể khẳng định rằng cả hai thời hạn đều không thể thay đổi. Họ có thể nói không còn ai khác có thể nhận việc. Trong một số công việc, bạn cũng có rất ít quyền từ chối một nhiệm vụ được giao trực tiếp.

Một câu nói khéo không thể bảo đảm rằng các ràng buộc đó sẽ biến mất.

Nhưng nó có thể ngăn một tình huống không thực tế tiếp tục bị che khuất.

Ví dụ:

“Tôi hiểu. Tôi sẽ ưu tiên phần slide trước. Nếu cả hai thời hạn đều giữ nguyên, tôi không thể hứa rằng báo cáo cũng sẽ hoàn thành vào sáng mai. Tôi sẽ cập nhật tiến độ vào chiều nay.”

Như vậy, bạn đã chấp nhận ưu tiên của quản lý mà không giả vờ rằng vấn đề về năng lực thực hiện đã biến mất.

Nếu chuyện này lặp lại thường xuyên, vấn đề có thể không còn nằm ở cách bạn từ chối một yêu cầu. Nó có thể nằm ở cách khối lượng công việc và ưu tiên được thiết lập. Không có một kịch bản giao tiếp nào giải quyết được mọi vấn đề tại nơi làm việc.

Một câu có thể dùng vào lần tới

Bạn không cần một bài giải thích hoàn hảo khi yêu cầu tiếp theo xuất hiện.

Có thể bắt đầu như sau:

“Tôi có thể hỗ trợ việc này. Với công việc hiện tại, tôi không thể đáp ứng cả hai thời hạn. Anh/chị muốn tôi ưu tiên việc nào?”

Sau đó, điều chỉnh phần sau theo lựa chọn thực tế: dời thời hạn, đổi người phụ trách, hoặc lùi một công việc đang có.

Mục tiêu không phải là giỏi nói “không” hơn.

Mục tiêu là ngừng nói “có” với nhiều lời hứa không thể cùng lúc thực hiện.

Khi một nhiệm vụ nữa được thêm vào lịch đã kín, một câu hỏi có thể làm lộ rõ quyết định đang bị ẩn đi:

“Vậy việc nào cần được dời?”