Không Nhớ Nổi Thành Tích Công Việc? Hãy Ghi Một Ghi Chú Mỗi Tuần

Bạn nhớ những tuần bận rộn. Nhưng thực sự đã xảy ra điều gì?

Hãy hình dung bạn đang mở biểu mẫu đánh giá hiệu suất.

Câu hỏi trông rất đơn giản: “Bạn đã đạt được điều gì?”

Bạn nhớ những buổi sáng vội vã, các chuỗi tin nhắn dài, cuộc họp, lần sửa lỗi, yêu cầu và hạn chót. Nhưng khi phải biến tất cả thành một ví dụ cụ thể, có khi bạn chỉ nghĩ ra được “tôi đã làm việc rất chăm chỉ” hoặc “tôi đã xử lý rất nhiều việc.”

Rồi bạn bắt đầu lục lại email và tài liệu cũ, hy vọng một thứ gì đó sẽ giúp mình nhớ lại công việc của nhiều tháng trước.

Vấn đề không phải là tuần nào cũng cần có một thành tích lớn. Vấn đề là những chi tiết hữu ích rất dễ mất đi khi công việc tiếp tục trôi về phía trước.

Một ghi chú ngắn mỗi tuần có thể giải quyết một vấn đề thực tế hơn: thay vì bắt bản thân trong tương lai phải dựng lại quá khứ, hãy để lại vừa đủ thông tin để nhận ra chuyện gì đã thực sự xảy ra.

Ghi chú chỉ cần bốn phần:

Vấn đề: Có điều gì cần được xử lý?
Quyết định hoặc hành động của tôi: Tôi đã quyết định, thay đổi, sửa, đề xuất hoặc làm rõ điều gì?
Thay đổi: Sau đó, điều gì khác đi?
Bằng chứng: Sau này tôi có thể kiểm tra lại ở đâu?

Đây là một mẫu thực tế, không phải tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất áp dụng cho mọi nơi làm việc. Tuy vậy, như một ví dụ về cách cấu trúc bằng chứng thành tích, U.S. Office of Personnel Management mô tả hồ sơ thành tích của ứng viên theo các phần như vấn đề hoặc tình huống, hành động cụ thể của người đó và kết quả đạt được. Cơ quan này cũng cho biết thông tin về một người có thể xác minh các nội dung đó thường được yêu cầu. (U.S. Office of Personnel Management)

Điểm phân biệt hữu ích rất đơn giản: hãy ghi công việc như một việc đã thực sự xảy ra, chứ không chỉ như số thời gian bạn đã bỏ ra.

Biến “tôi đã rất bận” thành điều bạn có thể giải thích

Giả sử vào thứ Sáu bạn viết:

Đã làm việc để cải thiện quy trình bàn giao của nhóm.

Câu này nghe tích cực, nhưng một tháng sau khi đọc lại, nó lại tạo ra nhiều câu hỏi hơn.

Vấn đề là gì? Bạn thực sự đã làm gì? Có điều gì thay đổi không?

Hãy so với ví dụ giả định sau:

Vấn đề: Trong buổi bàn giao hằng tuần, một số việc chưa hoàn thành đôi khi không có người tiếp theo chịu trách nhiệm rõ ràng.
Quyết định hoặc hành động của tôi: Tôi thêm các mục “người phụ trách” và “hành động tiếp theo” vào ghi chú bàn giao hiện có thay vì tạo thêm một tài liệu mới.
Thay đổi: Ở lần bàn giao tiếp theo, mỗi việc còn mở đều có người phụ trách và hành động tiếp theo được ghi rõ.
Bằng chứng: Tài liệu bàn giao đã cập nhật và lịch sử phiên bản.

Không cần làm cho câu chuyện nghe thật hoành tráng.

Điều hữu ích nằm ở chuỗi sự việc: có một vấn đề, bạn đưa ra một lựa chọn, có thay đổi quan sát được, và có nơi để kiểm tra lại chi tiết.

Ghi theo cách này cũng dễ dùng lại hơn về sau. Bạn có thể rút gọn nó cho CV, giải thích kỹ hơn trong phỏng vấn, hoặc dùng nó để nhớ lại điều gì thực sự đã xảy ra trước kỳ đánh giá.

Nếu tuần này không có thành tích nào nổi bật thì sao?

Đây là lúc một sổ ghi thành tích có thể đi sai hướng.

Nếu tuần nào đến thứ Sáu cũng phải có một “chiến thắng”, công việc bình thường rất dễ bị viết quá lên.

Một cải tiến nhỏ trở thành “chuyển đổi quy trình quy mô lớn”. Một nhiệm vụ thường lệ trở thành “sáng kiến quan trọng”. Ghi chú nghe mạnh hơn, nhưng lại kém chính xác hơn.

Một số đóng góp hữu ích vốn không hề nổi bật.

Hãy xem ví dụ giả định sau:

Vấn đề: Một thành viên mới trong nhóm phải hỏi xem trong số nhiều trang hướng dẫn, trang nào là bản đang được sử dụng.
Quyết định hoặc hành động của tôi: Tôi đặt liên kết tới hướng dẫn hiện hành ở đầu trang dùng chung và đánh dấu rõ bản cũ là đã lưu trữ.
Thay đổi: Ở lần bàn giao tiếp theo, hướng dẫn hiện hành có thể được tìm thấy trực tiếp từ trang dùng chung.
Bằng chứng: Lịch sử trang và tài liệu bàn giao đã cập nhật.

Không có con số doanh thu. Không có lần ra mắt lớn. Cũng không có tuyên bố rằng năng suất đột nhiên tăng mạnh.

Dù vậy, ghi chú vẫn lưu lại một đóng góp có thật.

Cũng có một trường hợp ngược lại hoàn toàn hợp lý: có thể tuần này bạn chỉ hoàn thành công việc thường lệ và không có quyết định đáng kể, cải tiến, vấn đề được giải quyết hoặc thay đổi nào đáng gọi là thành tích.

Khi đó, bạn không cần phải có ghi chú thành tích cho tuần đó.

Mục tiêu không phải là tạo ra một thành tích cứ mỗi bảy ngày. Việc kiểm tra hằng tuần chỉ giúp những đóng góp có thật được ghi lại trước khi chi tiết biến mất.

Tách kết quả của nhóm khỏi phần bạn thực sự đóng góp

Còn một khó khăn phổ biến khác.

Kết quả có thể là thật, nhưng lại do nhiều người cùng tạo ra.

Giả sử nhóm của bạn hoàn thành một đợt phát hành đúng kế hoạch.

Nếu bạn viết—

Tôi đã hoàn thành đợt phát hành đúng hạn.

—thì kết quả chung có thể bị hiểu thành thành tích cá nhân.

Thay vào đó, bạn có thể giữ hai sự thật này tách biệt:

Kết quả của nhóm: Đợt phát hành hoàn thành đúng kế hoạch.
Đóng góp của tôi: Tôi phát hiện 2 mục trong danh sách kiểm tra phát hành chưa có người phụ trách rõ ràng, nêu chúng trong lần rà soát cuối và cập nhật danh sách sau khi trách nhiệm đã được phân công.
Bằng chứng: Danh sách kiểm tra cuối cùng và ghi chú rà soát.

Như vậy, bạn không cần nhận toàn bộ công của nhóm, nhưng cũng không cần làm phần đóng góp của mình biến mất.

Kết quả của nhóm vẫn là kết quả của nhóm. Phần của bạn vẫn cụ thể.

Trong bối cảnh riêng của mình, một hệ thống quản lý hiệu suất liên bang của Hoa Kỳ là USA Performance cũng sử dụng sự phân biệt tương tự. Hệ thống này mô tả bản tự trình bày thành tích của nhân viên là phần tóm tắt các thành tích chính, nêu bật kết quả, đóng góp và ví dụ, đồng thời cung cấp bối cảnh và bằng chứng để người quản lý đánh giá hiệu suất. Nơi làm việc của bạn có thể đánh giá theo cách khác, vì vậy quy định nội bộ của nơi làm việc vẫn được ưu tiên. (USA Performance)

Nguyên tắc được dùng ở đây hẹp hơn: chỉ nhận là phần đóng góp của mình những gì bạn thực sự có thể giải thích, và ghi kết quả chung đúng là kết quả chung.

Để lại đủ bằng chứng cho chính bạn trong tương lai

Bốn phần của ghi chú có những vai trò khác nhau.

Vấn đề cho thấy vì sao công việc đó quan trọng.

Quyết định hoặc hành động của tôi cho thấy phần nào thực sự là đóng góp của bạn.

Thay đổi giúp ghi chú không biến thành một danh sách nhiệm vụ.

Bằng chứng cho bạn một nơi để quay lại khi các chi tiết không còn mới trong trí nhớ.

“Bằng chứng” không có nghĩa là sao chép tài liệu mật của công ty vào kho lưu trữ cá nhân. Tùy theo quy định nơi làm việc, đó có thể chỉ là số phiếu công việc, tên tài liệu, báo cáo đã được phê duyệt, lịch sử phiên bản, tin nhắn phản hồi hoặc tham chiếu tới bảng điều khiển nội bộ mà bạn được phép truy cập.

Với tuần này, một ghi chú có thể đơn giản như sau:

Vấn đề:
Quyết định hoặc hành động của tôi:
Thay đổi:
Bằng chứng:
Nếu là công việc chung: Kết quả của nhóm / đóng góp của tôi

Bạn không phải đang viết CV vào mỗi thứ Sáu.

Bạn chỉ đang để lại một dấu vết nhỏ dẫn mình quay lại công việc mà bạn thực sự đã làm.

Vài tháng sau, khi ai đó hỏi “Bạn đã đạt được điều gì?”, bạn sẽ không chỉ có một ký ức mơ hồ rằng mình từng rất bận. Bạn sẽ có ít nhất một ví dụ cụ thể mà mình có thể giải thích, kiểm tra và thành thật gọi đó là phần đóng góp của mình.