Lỡ mắc lỗi trong công việc? Hãy tìm đúng kỹ năng cần học trước

Một lỗi nhỏ xảy ra, rồi bỗng cả năng lực của mình cũng bị đem ra nghi ngờ. Mình có thể thu nhỏ vấn đề lại không?

Hãy tưởng tượng sáng hôm sau bạn mở lại một báo cáo tuần vừa bị trả về để sửa.

Các con số được lấy từ sai khoảng ngày. Một người khác đã phát hiện ra. Giờ chính tệp đó lại nằm trên màn hình của bạn.

Từ một lỗi, suy nghĩ rất dễ chạy xa hơn.

Có thể bạn chưa giỏi bảng tính. Có thể bạn chưa đủ cẩn thận. Có thể vấn đề nằm ở giao tiếp.

Nhưng một lỗi không thể chứng minh tất cả những điều đó.

Nó chỉ cho bạn một nơi đáng để kiểm tra.

Thay vì hỏi:

“Mình kém ở điểm nào?”

hãy hỏi:

“Chính xác ở thời điểm nào, một hành động hoặc năng lực khác có thể làm kết quả thay đổi?”

Hãy cùng thu nhỏ vấn đề trước khi chọn thứ cần học.

• Hãy tìm đúng thời điểm công việc bắt đầu đi chệch hướng.
• Hãy thử lại thời điểm đó để xem có thật sự thiếu kỹ năng hay không.
• Hãy gọi tên một năng lực có thể thay đổi thời điểm đó và kiểm tra nó bằng một công việc tương tự.

1. Tìm thời điểm cuối cùng mà kết quả vẫn còn có thể thay đổi

Kết quả sai thường rất dễ nhìn thấy.

Điểm thật sự cần sửa có thể nằm ở vài bước trước đó.

Lấy ví dụ báo cáo tuần.

Nói “Mình làm báo cáo không tốt” quá rộng.

Nói “Mình bất cẩn” còn ít hữu ích hơn, vì nó không cho bạn biết lần sau cần thay đổi hành động nào.

Thay vào đó, chỉ cần dựng lại những bước có liên quan:

Mở báo cáo tuần trước → cập nhật số liệu → xuất tệp → gửi đi.

Sau đó hỏi:

Đâu là thời điểm cuối cùng mà một hành động khác vẫn có thể ngăn lỗi xảy ra?

Có thể đó là ngay trước khi xuất tệp. Khoảng ngày vẫn hiện trên màn hình, nhưng bạn đã không kiểm tra lại.

Đó là điểm quyết định.

Ở đây, “điểm quyết định” chỉ là một khoảnh khắc nhỏ khi công việc có thể đi theo hai hướng. Bạn có thể kiểm tra khoảng ngày, hoặc tiếp tục mà không kiểm tra.

Cách nhìn này cũng dùng được với một yêu cầu chưa rõ.

Ví dụ, bạn bắt đầu cập nhật một danh sách khách hàng. Sau một lúc, bạn mới biết người quản lý muốn nói đến một nhóm khách hàng khác.

Điểm đáng chú ý nhất có thể không phải là thời gian đã bỏ ra để chỉnh danh sách.

Nó có thể nằm ngay lúc bắt đầu, khi bạn nhận ra yêu cầu có hai cách hiểu nhưng vẫn làm tiếp mà chưa hỏi lại.

UK Health and Safety Executive tập trung vào các sự cố an toàn, không phải những lỗi văn phòng hằng ngày. Vì vậy, tài liệu của họ không phải quy tắc cho mọi lỗi trong công việc. Tuy nhiên, trang đào tạo của họ nêu một điểm hữu ích: để hiểu vì sao một việc xảy ra sai, có thể cần nhìn cả con người lẫn hệ thống xung quanh công việc. (Health and Safety Executive)

Với một lỗi công việc thông thường, ý chính có thể đơn giản hơn.

Một nhãn chung về bản thân không cho bạn biết cần sửa gì.

Một thời điểm cụ thể thì có thể.

2. Thử lại thời điểm đó trước khi kết luận rằng bạn cần học thêm

Tìm được điểm quyết định chưa có nghĩa là bạn cần một kỹ năng mới.

Bước tiếp theo là thử lại chính thời điểm đó khi áp lực đã thấp hơn.

Quay lại ví dụ báo cáo.

Một tệp tương tự đang mở. Không có gì phải vội. Bạn đã biết khoảng ngày là quan trọng.

Điều gì xảy ra khi bạn thực hiện lại bước quan trọng đó?

Bạn có thể chia kết quả thành ba trường hợp đơn giản:

Khi bạn thử lại thời điểm đã xảy ra lỗi	Điều có thể cần cải thiện
Bạn không biết hành động đúng là gì hoặc vì sao nó quan trọng.	Kiến thức
Bạn biết phải làm gì nhưng chưa thể tự làm đúng một cách ổn định.	Luyện tập
Bạn có thể làm đúng, nhưng cách công việc được sắp xếp khiến bước đó rất dễ bị bỏ sót.	Quy trình

Đây là một cách phân loại thực tế dùng trong bài viết này, không phải mô hình chính thức về hiệu suất công việc.

Nếu bạn không hiểu bộ lọc ngày trong báo cáo hoạt động thế nào, có thể đúng là bạn cần học thêm.

Nếu bạn hiểu nhưng vẫn chưa thể sử dụng nó ổn định khi không có người hỗ trợ, luyện tập có trọng tâm có thể hữu ích hơn.

Nhưng nếu bạn luôn kiểm tra đúng ngay khi nhớ đến bước đó, một khóa học khác có thể không giải quyết được vấn đề chính.

Một bước kiểm tra cuối rõ ràng trước khi gửi báo cáo có thể trực tiếp hơn.

Điều tương tự cũng đúng với yêu cầu chưa rõ.

Nếu bạn chưa biết cách biến một yêu cầu mơ hồ thành một câu hỏi rõ ràng, có thể có một kỹ năng giao tiếp đáng để học.

Nếu bạn đã biết cách hỏi nhưng vẫn bắt đầu làm trước khi xác nhận ý nghĩa, thứ cần thay đổi có thể là quy trình làm việc.

Nhìn từ bên ngoài, hai lỗi có thể giống nhau.

Nhưng bước tiếp theo khác nhau vì nguyên nhân khác nhau.

Vì vậy, hãy thử lại thời điểm đó trước khi quyết định mình cần học gì.

3. Gọi tên năng lực nhỏ nhất có thể thay đổi chính thời điểm đó

Nếu lần thử lại cho thấy bạn thật sự thiếu kiến thức hoặc luyện tập, lúc này mới nên gọi tên kỹ năng cần học.

Hãy giữ nó gần với tình huống đã xảy ra lỗi.

“Giỏi dữ liệu hơn” quá rộng.

“Cải thiện giao tiếp” cũng quá rộng.

“Cẩn thận hơn” vẫn không cho bạn biết cần luyện điều gì.

Một mục tiêu kỹ năng hữu ích nối một tình huống với một hành động.

Với báo cáo:

Khi chuẩn bị một báo cáo định kỳ, tôi có thể kiểm tra kỳ dữ liệu nguồn và khoảng ngày cuối cùng trước khi xuất tệp mà không cần người khác nhắc.

Với yêu cầu chưa rõ:

Khi một nhiệm vụ có hai cách hiểu hợp lý, tôi có thể nói rõ mình đang hiểu thế nào và xin xác nhận trước khi bắt đầu.

Bây giờ phạm vi học đã rõ hơn.

Bạn có thể biết bài học hoặc phần luyện tập nào thật sự phục vụ mục tiêu đó và phần nào không.

Bạn cũng có thể kiểm tra xem việc học có thay đổi vấn đề hay không.

Hãy thử một ví dụ khác cùng loại mà bạn được phép sử dụng và lặp lại bước quan trọng. Nếu cần lưu bằng chứng, hãy dùng mẫu trống hoặc một ví dụ được dựng lại thay vì thông tin riêng của công ty.

Mục tiêu không phải là xây một hồ sơ dự án lớn.

Câu hỏi đầu tiên nhỏ hơn nhiều:

“Bây giờ mình có xử lý được thời điểm đã gây ra lỗi đó không?”

Nếu câu trả lời vẫn là chưa, bài thử cho bạn biết phần nào còn cần cải thiện.

Nếu câu trả lời là có, bạn đã có bằng chứng rằng việc học mình chọn khớp với khoảng trống thật sự.

Điều đó hữu ích hơn một lời hứa chung chung rằng lần sau mình sẽ “làm tốt hơn”.

Thứ tự này giúp một lỗi không dẫn bạn đến bài học sai

Ba bước này làm ba việc khác nhau.

Đầu tiên, tìm thời điểm mà một hành động khác vẫn có thể thay đổi kết quả.

Tiếp theo, thử lại thời điểm đó để xem vấn đề nằm ở kiến thức, luyện tập hay cách công việc được sắp xếp.

Chỉ sau đó việc chọn kỹ năng để học mới thật sự có ý nghĩa.

Đôi khi học theo một lộ trình có cấu trúc sẽ hữu ích.

Đôi khi một danh sách kiểm tra, một lần bàn giao rõ hơn hoặc một câu hỏi được đặt sớm hơn sẽ giải quyết vấn đề trực tiếp hơn.

Mục tiêu không phải biến mọi lỗi thành lý do để học thêm một khóa.

Mục tiêu là để một lỗi dẫn đến bước tiếp theo chính xác hơn.

Tiến gần hơn đến người mà bạn muốn trở thành

• Hãy cùng chọn một lỗi và tìm thời điểm cuối cùng mà hành động khác vẫn có thể thay đổi kết quả.
• Hãy cùng thử lại thời điểm đó trước khi quyết định học thêm có thật sự là câu trả lời hay không.
• Hãy cùng chọn một năng lực nhỏ có thể kiểm tra bằng công việc tương tự, để bước tiếp theo dựa trên bằng chứng thay vì cảm giác xấu hổ.

Hướng dẫn Coursera

Nếu lần thử lại cho thấy bạn thật sự thiếu kiến thức hoặc luyện tập, việc học có cấu trúc có thể hữu ích. Coursera có thể là một lựa chọn nếu bạn tìm thấy khóa học hoặc chương trình có nội dung khớp với đúng năng lực đã xác định và có cách phù hợp để luyện tập năng lực đó.

Nếu vấn đề chủ yếu nằm ở cách công việc được sắp xếp, một khóa học có thể không phải cách sửa trực tiếp nhất.

---

Bài trước: [Bài trước — Vietnam / vi-VN]

Bài tiếp theo: [Bài tiếp theo — Vietnam / vi-VN]