Trở lại làm việc, nhưng một việc quen bỗng trở nên lạ: Nên học lại điều gì trước?

Bạn đã bao giờ mở lại một việc từng rất quen và thấy tay mình khựng lại chưa?

Bạn mở một việc mình đã làm rất nhiều lần trước đây.

Có thể đó là báo cáo hằng tuần. Có thể là kiểm tra hệ thống, cập nhật hồ sơ khách hàng, điền một biểu mẫu yêu cầu hoặc bàn giao việc cho một nhóm khác.

Việc đó không mới. Chính điều đó làm khoảnh khắc này trở nên lạ.

Tên công việc vẫn quen. Mục đích vẫn quen. Ngay cả một phần màn hình cũng quen.

Tay bạn gần như tự động di chuyển đến chỗ nút tiếp theo từng nằm ở đó.

Nhưng nút ấy không còn ở đó nữa.

Bạn nhìn lại.

Có một menu mới. Một bước dường như đã biến mất. Một ô có tên bạn không nhớ từng thấy. Người trước đây phê duyệt công việc này cũng không còn trong chuỗi trao đổi.

Rồi một ý nghĩ đến rất nhanh:

Mình từng biết làm việc này mà.

Một việc hoàn toàn mới đôi khi lại dễ chịu hơn với lòng tự trọng. Khi một thứ là mới, bạn được phép tra cứu. Bạn được phép hỏi những câu cơ bản. Không ai mong tay bạn tự biết phải đi đâu.

Một việc gần như quen thuộc thì khác.

Nó đặt hai phiên bản của cùng một khoảnh khắc trước mặt bạn. Một bên là việc đang hiện trên màn hình. Bên kia là ký ức về chính bạn khi từng làm phiên bản cũ mà không phải dừng lại.

Sự so sánh đó có thể khiến một thoáng chần chừ nhỏ có cảm giác như mình đã đánh mất rất nhiều.

Theo tôi, đây là phần dễ gây hiểu lầm nhất của khoảnh khắc này. Việc bạn dừng lại có thể trông như một phép đo năng lực, trong khi thật ra nó có thể chỉ đang đo khoảng cách giữa “bản đồ cũ” trong đầu bạn và nơi làm việc hiện tại.

Giả sử bạn vẫn hiểu vì sao công việc này tồn tại. Bạn biết một kết quả đúng cần đạt điều gì. Bạn vẫn nhận ra khi có gì đó trông không ổn. Bạn vẫn nhớ loại thông tin nào quan trọng.

Nhưng con đường từ lúc bắt đầu đến lúc hoàn thành đã đổi.

Bảng tính cũ giờ thành một công cụ trên web. Một bước kiểm tra từng làm bằng tay giờ được tự động hóa. Bước phê duyệt đã chuyển sang chỗ khác. Nhóm dùng một tên mới cho thứ mà bạn vốn đã hiểu.

Khi đang mắc kẹt trong cảm giác chần chừ, tất cả những điều đó rất dễ co lại thành một câu:

Mình không làm được việc này nữa.

Nhưng quên cách làm công việc và thấy “đồ đạc trong phòng đã bị chuyển chỗ” là hai chuyện khác nhau.

Sự khác nhau đó làm thay đổi ý nghĩa của khoảnh khắc dừng lại.

Bạn nhận ra nút đã chuyển vì một phần trong bạn vẫn nhớ nó từng ở đâu. Bạn cảm thấy quy trình có gì đó “không đúng” vì bạn vẫn nhớ dáng dấp của quy trình cũ. Bạn nhận ra việc bàn giao đã khác vì bạn còn nhớ trước đây ai là người nhận.

Vì vậy, chần chừ không phải lúc nào cũng là khoảng trống nơi kiến thức từng tồn tại.

Đôi khi, đó là bằng chứng cho thấy trí nhớ vẫn đang hoạt động.

Nó đang so sánh hai phiên bản của cùng một công việc và báo rằng chúng không còn khớp nhau.

Tôi thích cách nhìn này vì nó giúp khoảnh khắc ấy bớt trở thành một phán xét về bản thân, nhưng cũng không giả vờ rằng không có gì bị mai một. Một kỹ năng có thể mai một. Một chi tiết có thể mờ đi. Bạn thực sự có thể cần luyện lại.

Nhưng lúc này, việc “đã quên” không còn phải là lời giải thích cho mọi thứ cùng lúc.

Còn một lý do khác khiến công việc có thể trông khó hơn thực tế.

Khi chúng ta không biết một câu trả lời ở nơi làm việc, rất dễ nghĩ rằng câu trả lời đó lẽ ra phải có sẵn trong đầu mình.

Hãy nhìn lại chính công việc ấy.

Bạn hiểu mục tiêu. Bạn dùng được phần lớn màn hình. Nhưng bạn không biết hiện giờ ai là người phê duyệt loại yêu cầu này.

Đó có thể không phải là kỹ năng bị quên.

Có thể bạn không biết nhóm này còn dùng quy tắc ngoại lệ cũ hay không. Có thể người quản lý muốn thêm một bước kiểm tra trước khi bàn giao. Có thể công ty đã đổi thứ tự của hai bước trong thời gian bạn vắng mặt.

Bạn không thể biết một quyết định mới của nơi làm việc chỉ bằng cách cố đào sâu hơn vào ký ức cũ.

Viết ra thì điều này nghe rất hiển nhiên. Nhưng khi công việc vẫn đang mở trước mắt, nó thường không hề hiển nhiên như vậy.

Màn hình không dán nhãn cho từng khó khăn.

Nó không nói: “Phần này bị mai một.”

Nó không nói: “Phần này đã thay đổi khi bạn vắng mặt.”

Và chắc chắn nó cũng không nói: “Phần này là kiến thức mới riêng của nơi làm việc, nên đừng trách trí nhớ của mình nữa.”

Thông báo cuối cùng ấy sẽ là một tính năng khá hữu ích.

Thay vào đó, nhiều kiểu xa lạ khác nhau đều dẫn đến cùng một phản ứng rất thật: bạn dừng lại.

Đó là cách một khoảnh khắc hơi ngượng có thể âm thầm biến thành một việc ôn lại rất lớn. Bạn nghĩ mình phải học lại cả công việc. Bạn bắt đầu ôn toàn bộ chủ đề. Bạn mở lại ghi chú cũ hoặc danh sách dài các kỹ năng trước khi tìm ra chính xác điều đã chặn công việc.

Điều lạ là cách làm này có thể trông rất có trách nhiệm. Học lại tất cả nghe có vẻ rất kỹ lưỡng.

Nhưng kỹ lưỡng không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với chính xác.

Nếu vấn đề thật sự chỉ là một bước phê duyệt đã đổi, ôn lại cả chủ đề không giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho bước đó. Nếu công cụ đã đổi, đọc lại lý thuyết cũ có thể vẫn khiến màn hình mới hoàn toàn xa lạ. Nếu một kỹ năng cốt lõi thực sự đã mai một, chỉ học quy trình hiện tại của nhóm cũng không khôi phục được kỹ năng đó.

Điểm chuyển quan trọng là ngừng coi mọi kiểu thay đổi là cùng một khoảng thiếu hụt của bản thân.

Ngay trước khi bạn định bắt đầu ôn lại quá rộng, hãy giữ công việc thật đang mở thêm một phút nữa.

Tìm đúng chỗ bạn dừng lại và hỏi: Mình đã quên logic của công việc, một phần trong công cụ hoặc quy trình đã thay đổi, hay đây là thông tin chỉ thuộc về nơi làm việc hiện tại?

Sau đó, chỉ ôn lại phần giải quyết đúng điểm nghẽn ấy.

Nếu logic đã bị mai một, hãy luyện lại đúng phần đó. Nếu con đường đã đổi, hãy học con đường mới. Nếu câu trả lời còn thiếu thuộc về nơi làm việc hiện tại, hãy tìm câu trả lời hiện tại.

Rồi quay lại công việc và xem điều gì xảy ra tiếp theo.

Bạn không cần chứng minh rằng phiên bản cũ của mình vẫn còn nguyên vẹn rồi mới được làm một công việc thật.

Bạn chỉ cần làm cho phần công việc tiếp theo trở nên dễ hiểu trở lại.

Có một chút buồn cười trong việc một cái nút bị chuyển chỗ có thể gánh nhiều ý nghĩa đến vậy khi nó đứng cạnh câu: Mình từng giỏi việc này.

Đôi khi, cái nút thực sự chỉ là đã chuyển chỗ.

Và nếu kỹ năng thật sự đã mờ đi một chút, công việc ấy vẫn cho bạn thứ tốt hơn một nỗi lo mơ hồ.

Nó đã chỉ đúng nơi để bạn bắt đầu lại.

Tiến gần hơn đến con người bạn muốn trở thành

Hãy để một công việc thật đáng tin hơn một phán xét chung chung về năng lực của chính mình.

Khi công việc không còn quen như trước, chúng ta có thể ở lại với đúng điểm mình chần chừ đủ lâu để nhận ra loại thay đổi nào đang thực sự xảy ra.

Mục tiêu không phải là quay lại như thể bạn chưa từng rời đi. Mục tiêu là nhận ra phần nào vẫn còn vững, học phần nào đã thay đổi quanh nó, và chỉ ôn lại phần giúp bước công việc thực tế tiếp theo tiếp tục được.