Cách Luyện Kỹ Năng Mới Ở Nơi Làm Việc Mà Không Biến Công Việc Thật Thành Nơi Thử Nghiệm

Bạn biết các bước rồi, nhưng nơi thật để thử lại quá rủi ro. Vậy chúng ta tạo phần ở giữa an toàn hơn bằng cách nào?

Bạn hoàn thành một bài hướng dẫn và nghĩ: “Mình hiểu rồi.”

Sau đó bạn mở nhiệm vụ thật. Tên khách hàng là thật. Các con số có ý nghĩa. Sẽ có người dùng kết quả này.

Tay bạn dừng lại.

Khoảnh khắc đó không phải lúc nào cũng có nghĩa là bạn cần học thêm một bài nữa. Có thể khoảng cách giữa bài học và nhiệm vụ thật đang quá lớn.

Bài hướng dẫn có thể chỉ cho bạn con đường. Luyện tập buộc bạn tự chọn con đường đó, nhưng không bắt người khác phải trả giá cho sai sót đầu tiên của bạn.

Câu trả lời ngắn

• Hãy cùng tái tạo quyết định quan trọng ở một nơi mà sai sót không thể chạm tới công việc thật.
• Hãy cùng so kết quả với một thứ mà chúng ta đã biết là đúng.
• Hãy cùng giới hạn lần áp dụng thật đầu tiên để người khác có thể kiểm tra, hoặc để thay đổi có thể được hoàn tác trước khi dùng rộng hơn.

1. Luyện cách ra quyết định, không chỉ lặp lại bài học

Một lần luyện tập hữu ích phải khiến bạn suy nghĩ theo cách mà nhiệm vụ thật sẽ yêu cầu.

Giả sử bạn đang học một cách mới để chuẩn bị báo cáo khách hàng hằng tuần. File thật chứa dữ liệu hiện tại, và người khác có thể hành động dựa trên các con số đó. Vì vậy, đây không phải nơi phù hợp cho lần thử đầu tiên.

Thay vào đó, bạn có thể dùng một file luyện tập đã được cho phép hoặc một bảng nhỏ với dữ liệu giả lập. Giữ nguyên các cột, kiểu tính toán và lựa chọn bộ lọc.

Các quyết định quan trọng vẫn còn. Hậu quả đối với công việc thật thì không.

Đó là lý do “bắt đầu nhỏ” chưa đủ. Một nhiệm vụ thật rất nhỏ vẫn có thể gây ra vấn đề thật. Một file luyện tập lớn hơn có thể an toàn hơn nếu nó được tách khỏi công việc thật.

Một số hệ thống phần mềm tạo sự tách biệt này rất rõ. Microsoft Business Central, chẳng hạn, phân biệt production environment dùng cho hoạt động hằng ngày với sandbox environment dùng làm môi trường kiểm thử. Tài liệu của Microsoft cũng nêu rằng sandbox có thể dùng cho đào tạo và thử nghiệm vì có thể xóa và bắt đầu lại nếu có vấn đề. (Microsoft Learn)

Bạn không cần phần mềm đặc biệt để dùng cùng một nguyên tắc. Một email cho khách hàng có thể được giữ ở dạng bản nháp chưa gửi dựa trên một tình huống giả định. Một quy trình dữ liệu có thể dùng dữ liệu giả thay vì thông tin khách hàng hiện tại.

Hãy hỏi một câu:

Mình có thể giữ lại phần cần phán đoán, nhưng bỏ phần khiến sai sót trở nên đắt giá không?

Nếu nơi làm việc có quy định về dữ liệu, file hoặc hệ thống kiểm thử, hãy ở trong các giới hạn đó. Dùng ví dụ luyện tập đã được cho phép thay vì di chuyển thông tin mà bạn không được phép sao chép.

Mục tiêu không phải làm công việc dễ hơn. Mục tiêu là tạo một nơi phù hợp để sai sót đầu tiên xảy ra.

2. So kết quả luyện tập với một kết quả bạn đã tin cậy

Không gian luyện tập tách khỏi công việc thật bảo vệ công việc thật. Nhưng nó không cho bạn biết kết quả của mình có đúng hay không.

Trước khi bắt đầu, hãy xác định thế nào là “đúng”.

Quay lại ví dụ về báo cáo hằng tuần. Bảng luyện tập có thể trông rất gọn, nhưng vẻ ngoài chỉ là bằng chứng yếu.

Bạn có thể kiểm tra rằng:

• tổng số khớp với con số đã được xác minh;
• bộ lọc trả về đúng các bản ghi mẫu dự kiến;
• một khách hàng mẫu nằm trong đúng nhóm.

Bây giờ lần luyện tập đó tạo ra bằng chứng.

Chuẩn có thể là một ví dụ đã được duyệt, một đáp án đã biết là đúng, một danh sách kiểm tra, một sản phẩm công việc trước đây đã được chấp nhận hoặc một bài kiểm tra có sẵn trong công cụ. Hãy chọn chuẩn trước khi tự đánh giá kết quả.

Một ghi chép đơn giản có thể như sau:

Luyện tập: Tạo báo cáo từ dữ liệu giả.
Chuẩn đã biết: Tổng đúng, kết quả bộ lọc đúng và phân loại đúng.
Bằng chứng để tiến lên: Kết quả đạt cả ba bước kiểm tra mà không cần người khác sửa hộ.

Điều này không chứng minh rằng bạn đã có thể xử lý mọi phiên bản của công việc đó. Nó chứng minh một điều hẹp hơn: kỹ năng đã hoạt động trong những điều kiện bạn đã luyện tập.

Như vậy là đủ để thay câu hỏi “Mình có cảm thấy sẵn sàng chưa?” bằng một câu hữu ích hơn:

Kết quả nào sẽ cho chúng ta lý do để tăng mức trách nhiệm?

3. Đặt một bước kiểm tra trước lần áp dụng thật đầu tiên

Cuối cùng, kỹ năng đó phải được dùng trong công việc thật. Nhưng lần áp dụng thật đầu tiên không nhất thiết phải là lần đầu không còn ai kiểm tra bạn.

Trong ví dụ về báo cáo, bạn có thể chuẩn bị báo cáo thật nhưng dừng lại trước khi gửi. Một đồng nghiệp đã quen với quy trình có thể kiểm tra các con số và bộ lọc trước.

Nếu đúng, công việc tiếp tục. Nếu chưa đúng, lỗi được phát hiện trước khi báo cáo đến tay những người phụ thuộc vào nó.

Bước kiểm tra này là một review gate: một điểm dừng đã được lên kế hoạch trước khi tác động của công việc lan rộng.

Cùng nguyên tắc đó có thể áp dụng ở nơi khác. Bạn có thể thử phương pháp mới trên một nhiệm vụ nội bộ trước khi dùng cho khách hàng, hoặc giữ quyền phê duyệt cuối cùng ở một đồng nghiệp có kinh nghiệm hơn.

GitHub dùng một phiên bản chính thức của mô hình này cho việc deployment phần mềm. Environment protection rules có thể yêu cầu reviewer phê duyệt một job trước khi job đó đi vào protected environment. (GitHub Docs)

Nơi làm việc của bạn có thể dùng các công cụ hoàn toàn khác. Điều quan trọng là có một điểm dừng trước khi tác động lan rộng.

Trước lần áp dụng thật đầu tiên, hãy xác định ba điều:

Phạm vi: Lần thử này có thể ảnh hưởng đến những gì?

Kiểm tra: Ai hoặc điều gì sẽ kiểm tra nó trước khi dùng rộng hơn?

Khôi phục: Nếu sai, chúng ta có thể dừng lại hoặc quay về trạng thái trước đó không?

Mục tiêu không phải giả vờ rằng nhiệm vụ không có rủi ro. Mục tiêu là không để lần thử đầu tiên gánh nhiều trách nhiệm hơn mức bằng chứng hiện tại cho phép.

Bây giờ nhiệm vụ thật không còn là thí nghiệm của bạn. Nó là bước có kiểm soát tiếp theo sau thí nghiệm.

Chiếc thang luyện tập giúp trách nhiệm tăng lên sau khi đã có bằng chứng

Ba bước này làm ba việc khác nhau, và thứ tự của chúng rất quan trọng.

Luyện tập tách khỏi công việc thật giúp bạn kiểm tra quyết định mà chưa phải chịu hậu quả thật. Chuẩn đã biết cho bạn biết quyết định đó có hoạt động không. Review gate đưa kỹ năng vào công việc thật nhưng vẫn giữ lại một lớp bảo vệ rõ ràng.

Vì vậy, cây cầu sẽ như sau:

bài học → luyện tập tách khỏi công việc thật → kết quả đã kiểm tra → áp dụng thật có bảo vệ → trách nhiệm rộng hơn

Điểm chính không chỉ là làm nhiệm vụ nhỏ đi. Điểm chính là tách việc học khỏi hậu quả thật, rồi chỉ tăng mức hậu quả sau khi bạn đã có bằng chứng.

Bạn không cần phải chọn giữa việc chỉ học lý thuyết và việc học qua một sai sót thật đắt giá. Có một con đường ở giữa.

Hãy cùng tiến gần hơn đến con người bạn muốn trở thành

• Hãy cùng chọn một nhiệm vụ thật nơi bạn muốn dùng kỹ năng mới và gọi tên điều có thể bị ảnh hưởng nếu lần thử đầu tiên sai.
• Hãy cùng giữ nguyên quyết định quan trọng, nhưng chuyển phần luyện tập sang ví dụ, bản nháp, không gian kiểm thử hoặc một phiên bản khác đã được cho phép và tách khỏi công việc thật.
• Hãy cùng thống nhất thế nào là “đúng” và đặt bước kiểm tra hoặc hoàn tác ở nơi có thể bảo vệ lần áp dụng thật đầu tiên.

Hướng dẫn Coursera

Nếu bản thân kỹ năng vẫn chưa rõ, việc học có cấu trúc có thể giúp bạn hiểu phương pháp trước khi xây chiếc thang luyện tập này. Coursera là một lựa chọn học tập có thể cân nhắc khi có khóa học phù hợp với đúng kỹ năng bạn cần.

Khóa học có thể dạy phương pháp. Chiếc thang luyện tập trong bài này có thể giúp bạn đi từ bài học đến công việc thật mà không biến công việc thật thành lần thử đầu tiên.

[Khám phá hướng dẫn học tập Coursera]

---