Bị gián đoạn giữa chừng? Hãy để lại một ghi chú để dễ quay lại công việc

Cuộc họp đã bắt đầu, nhưng một phần đầu óc vẫn ở màn hình còn dang dở. Mình có thể cho suy nghĩ đó một chỗ để chờ không?

Bạn đang làm dở một việc cần tập trung.

Một con số không khớp. Bạn đang so hai tệp. Bạn vừa nhận ra vấn đề có thể nằm ở đâu.

Rồi lịch báo có cuộc họp.

Cuộc họp tiếp theo bắt đầu sau hai phút.

Bạn đóng một cửa sổ, mở cửa sổ khác và vào cuộc gọi. Bạn đã có mặt trong cuộc họp, nhưng báo cáo vẫn chiếm chỗ trong đầu:

Con số sai đó nằm ở tháng Năm hay tháng Sáu?

Mình đang kiểm tra tệp nào tiếp theo?

Mình phải nhớ việc này.

Bài viết này không nói về việc xây lại một thói quen sau nhiều ngày bỏ dở. Nó nói về một khoảnh khắc hẹp hơn: bạn đang làm việc, có thứ gì đó ngắt ngang, và bạn phải chuyển sang việc khác trước khi việc đầu tiên thật sự khép lại trong đầu.

Các nhà nghiên cứu gọi lực kéo còn sót lại từ việc trước là attention residue — có thể hiểu đơn giản là phần sự chú ý còn mắc lại. Cơ thể bạn đã chuyển sang màn hình mới, nhưng một phần suy nghĩ vẫn còn ở màn hình cũ.

Một ready-to-resume plan, tức một kế hoạch ngắn để biết mình sẽ quay lại thế nào, có thể giúp ích. Trước khi chuyển việc, bạn dành một lúc để quyết định cách mình sẽ quay lại. Mình có thể biến ý tưởng đó thành một ghi chú hai dòng.

Cùng làm cho lần chuyển việc này gọn hơn

• Cùng đánh dấu đúng chỗ suy nghĩ của mình vừa dừng.
• Cùng gọi tên việc đầu tiên mình sẽ làm khi quay lại.
• Cùng để hai câu trả lời đó trên trang, rồi dành sự chú ý cho việc tiếp theo.

1. Đánh dấu đúng chỗ suy nghĩ của bạn vừa dừng

Khi có việc chen ngang, mình rất dễ ghi quá ít.

Bạn có thể viết:

Làm xong báo cáo.

Câu đó cho bạn biết tên việc.

Nhưng nó không cho biết suy nghĩ của bạn đã dừng ở đâu.

Giả sử bạn đang kiểm tra các số liệu theo tháng thì lịch báo có cuộc họp. Bạn đã kiểm tra vài tháng và vừa thấy một điểm lạ.

Một ghi chú hữu ích hơn sẽ là:

Mình dừng ở đây: Đã kiểm tra tổng tháng Năm. Tháng Sáu vẫn chưa kiểm tra.

Bây giờ công việc dang dở đã có một điểm dừng rõ ràng.

Điều này quan trọng vì chuyển việc không có nghĩa sự chú ý cũng chuyển hoàn toàn ngay trong cùng một khoảnh khắc. Trong hai thí nghiệm được công bố năm 2009, Sophie Leroy nhận thấy con người gặp khó khăn khi rời sự chú ý khỏi một việc chưa hoàn thành, và hiệu quả ở việc tiếp theo có thể bị ảnh hưởng. Bài nghiên cứu gọi hiện tượng này là attention residue. Đây là các thí nghiệm có kiểm soát, nên kết quả không có nghĩa mọi lần bị gián đoạn đều làm công việc của bạn tệ đi theo cùng một cách. Nó cho thấy vì sao một việc chưa xong vẫn có thể tiếp tục hoạt động trong đầu sau khi bạn đã chuyển sang việc khác. (Leroy, 2009, Organizational Behavior and Human Decision Processes)

Hãy nhìn sự khác nhau giữa hai cách quay lại này:

Tiếp tục làm báo cáo.

và

Tháng Năm đã xong. Tiếp theo là tháng Sáu.

Câu đầu buộc bạn phải tìm lại chỗ mình đang làm.

Câu sau để lại một dấu mốc đúng nơi dòng suy nghĩ đã dừng.

Bạn không tạo thêm một danh sách việc cần làm. Bạn chỉ lưu lại điểm mà chính bạn trong tương lai sẽ phải mất công tìm lại nếu không ghi ra.

2. Quyết định việc đầu tiên bạn sẽ làm khi quay lại

Biết mình đã dừng ở đâu giải quyết được một vấn đề.

Nhưng vẫn còn một câu hỏi khác:

Khi quay lại, mình sẽ làm gì trước?

Hãy hình dung bạn quay lại sau một cuộc họp kéo dài bốn mươi phút.

Báo cáo vẫn mở. Vài thẻ trình duyệt vẫn chờ. Con trỏ đang nhấp nháy.

Bạn nhớ tháng Sáu là phần tiếp theo, nhưng vẫn phải quyết định nên tính lại tổng, kiểm tra tệp nguồn hay hỏi ai đó về con số này.

Trước khi chuyển đi, thêm một dòng nữa có thể giữ lại quyết định đó:

Mình dừng ở đây: Đã kiểm tra tổng tháng Năm. Tháng Sáu vẫn chưa kiểm tra.
Việc đầu tiên khi quay lại: So tổng tháng Sáu với tệp nguồn.

Dòng thứ hai biến “nhớ vấn đề này” thành “bắt đầu từ đây”.

Một nghiên cứu đăng trên Organization Science năm 2018 đã kiểm tra một ý tưởng liên quan. Sophie Leroy và Theresa Glomb nghiên cứu những tình huống bị gián đoạn khi người tham gia dự đoán rằng họ sẽ phải quay lại việc cũ dưới áp lực thời gian. Ready-to-resume intervention của họ yêu cầu người tham gia suy nghĩ ngắn về việc đang dang dở và lên kế hoạch cho cách quay lại trước khi chuyển việc. Qua bốn nghiên cứu, cách can thiệp này làm giảm attention residue và giúp hiệu quả ở việc chen ngang không bị giảm trong những điều kiện mà họ đã kiểm tra. (Leroy & Glomb, 2018, Organization Science)

Kết quả đó hẹp hơn nhiều so với câu “viết ghi chú sẽ làm bạn năng suất hơn”.

Các nhà nghiên cứu không thử đúng mẫu ghi chú hai dòng trong bài này, và họ cũng không chứng minh rằng cách đó loại bỏ mọi cái giá của việc chuyển nhiệm vụ. Ghi chú hai dòng ở đây chỉ là một cách thực tế để áp dụng ý tưởng rộng hơn của nghiên cứu: làm cho việc quay lại bớt mơ hồ trước khi bạn rời đi.

Bạn không cần giải quyết xong vấn đề đang dang dở.

Bạn chỉ cần để lại một cánh cửa rõ ràng để bước vào lại.

3. Để ghi chú giữ điểm quay lại trong khi bạn làm việc tiếp theo

Bây giờ cuộc họp bắt đầu.

Báo cáo vẫn chưa xong. Ghi chú không thay đổi điều đó.

Điều nó thay đổi là những gì bạn phải tiếp tục mang trong đầu.

Điểm quay lại đã được viết xuống:

Tổng tháng Sáu → so với tệp nguồn.

Nếu việc cũ lại hiện lên trong đầu, bạn có thể nhìn vào ghi chú thay vì chỉ dựa vào trí nhớ. Bạn đã để lại sẵn một chỗ để quay về.

Nghiên cứu năm 2018 cũng nhắc mình phải cẩn thận với kết luận ở đây: lợi ích xuất hiện trong những tình huống gián đoạn mà nghiên cứu đã kiểm tra, đặc biệt khi người tham gia dự đoán sẽ chịu áp lực lúc quay lại. Một kế hoạch để quay lại không chứng minh rằng đầu óc bạn sẽ hoàn toàn trống khỏi việc cũ hoặc tập trung hoàn hảo. Nó chỉ là một cách giảm bớt một nguồn kéo của việc chưa xong bằng cách quyết định trước điểm quay lại.

Sau đó, khi bạn quay về, hãy để ghi chú làm công việc thứ hai của nó.

Hãy hình dung căn phòng sau cuộc họp. Tiếng nói đã dừng. Màn hình sáng lại. Thay vì mở năm tệp rồi tự hỏi “Mình đang làm gì nhỉ?”, bạn đọc hai dòng.

Tháng Năm đã xong.

Tiếp theo là tháng Sáu.

Tệp nguồn là nơi cần xem trước.

Bạn có thể bắt đầu từ đó.

Công cụ này hữu ích nhất khi bạn thật sự phải đổi bối cảnh: vào một cuộc họp, xử lý việc gấp, nghe cuộc gọi, chuyển sang một phần việc khác hoặc vào một tiết học khác. Nếu bạn chỉ đứng dậy lấy nước rồi quay lại sau một phút, viết ghi chú có thể tốn công hơn lợi ích nó mang lại.

Mục đích không phải tạo thêm một thói quen mà bạn phải làm hoàn hảo.

Mục đích là tạo một ranh giới nhỏ khi việc đang dang dở đủ phức tạp để nếu không ghi lại, bạn sẽ phải xây lại điểm bắt đầu sau đó — hoặc cứ cố nhớ nó trong lúc đang làm việc khác.

Ghi chú để quay lại có tác dụng vì hai dòng giải quyết hai vấn đề khác nhau

Dòng đầu giữ lại vị trí: suy nghĩ của bạn đã dừng ở đâu.

Dòng thứ hai giữ lại hướng đi: việc đầu tiên bạn sẽ làm khi quay lại.

Khi đi cùng nhau, hai dòng làm cho lần chuyển việc rõ ràng hơn. Bạn chưa hoàn thành việc cũ, nhưng bạn đã hoàn thành quyết định về cách mình sẽ bước trở lại vào việc đó.

Thứ tự này quan trọng.

Nếu bạn chỉ ghi tên công việc, bạn vẫn có thể phải tìm lại chỗ mình đang làm. Nếu bạn đánh dấu chỗ dừng nhưng không ghi việc tiếp theo, bạn vẫn có thể phải ra lại đúng quyết định đó. Khi cả hai đều đã được viết xuống, việc tiếp theo có cơ hội tốt hơn để thật sự trở thành việc bạn đang làm lúc này.

Ghi chú quay lại sẽ không chặn mọi suy nghĩ vẩn vơ. Nó cũng không làm biến mất các cuộc họp, tin nhắn hay việc gấp.

Nó chỉ cho một suy nghĩ còn dang dở một chỗ để chờ.

Thay vì bắt đầu óc phải giữ một ngón tay trong trang cũ khi bạn mở trang mới, bạn có thể để lại một dấu trang.

Tiến gần hơn đến con người bạn muốn trở thành

• Cùng thử ghi chú này ở lần thật sự phải chuyển việc tiếp theo, không phải ở mọi khoảng dừng nhỏ.
• Cùng để lại hai dòng cho chính mình sau đó: mình dừng ở đâu và việc đầu tiên khi quay lại.
• Cùng đọc lại hai dòng đó khi quay về và tiếp tục từ đó, thay vì dựng lại toàn bộ mạch suy nghĩ từ trí nhớ.