Cara Membangun Kepercayaan dengan Rekan Kerja Tanpa Memaksakan Basa-basi

Kamu ingin dia percaya kepadamu, tetapi kamu tidak ingin berpura-pura lebih supel. Bisakah kita membangun kepercayaan dengan cara lain?

Mungkin kamu bertemu orang yang sama hampir setiap hari kerja.

Kalian saling menyapa. Sesekali kalian mengerjakan tugas yang sama. Tidak ada masalah di antara kalian.

Lalu orang lain mulai mengobrol dengan santai. Dalam beberapa menit, orang-orang sudah tertawa. Kamu mungkin bertanya-tanya apakah kepercayaan memang dibangun seperti itu, dan apakah menjadi pendiam membuatmu kurang diuntungkan.

Untuk hubungan yang satu ini, mari kita coba jalan yang berbeda.

Kamu tidak perlu membuat percakapan lebih banyak daripada yang dibutuhkan pekerjaan. Kita bisa membuat percakapan yang memang sudah ada menjadi lebih mudah dipahami dan lebih mudah diperbaiki ketika terjadi kesalahan.

Cara tenang untuk membangun kepercayaan

• Mari tunjukkan apa yang kita dengar sebelum bertindak.
• Mari buat langkah berikutnya jelas agar keheningan tidak berubah menjadi tebak-tebakan.
• Mari anggap koreksi sebagai hal biasa agar salah paham kecil tidak berubah menjadi pertengkaran pribadi.

1. Tunjukkan apa yang kamu dengar sebelum bertindak

Seorang rekan kerja menjelaskan sebuah tugas kepadamu.

Kamu mendengarkan. Kamu paham. Kamu berkata, “Oke,” lalu kembali melihat layar.

Dari sisimu, semuanya mungkin terasa sudah jelas. Tetapi orang lain tidak bisa melihat apa yang ada di kepalamu.

Apakah kamu memahami seluruh permintaan? Apakah ada satu bagian yang kamu artikan berbeda? Apakah kalian membayangkan hasil yang sama?

Kamu tidak perlu memberi jawaban panjang. Kamu bisa melakukan konfirmasi singkat: satu kalimat pendek yang mengulang inti dari apa yang menurutmu kamu dengar.

Contohnya:

“Jadi, bagian pertama perlu diubah, tetapi bagian kedua dibiarkan seperti sekarang. Benar begitu?”

Sekarang orang lain bisa menjawab, “Ya.”

Atau mereka bisa berkata, “Hampir. Bagian pertama juga jangan diubah—yang saya maksud hanya tabelnya.”

Kursor masih berkedip di layar. Belum ada pekerjaan yang terbuang. Tidak ada yang perlu menjelaskan nanti mengapa hasil akhirnya berbeda dari yang dimaksud.

Konfirmasi singkat paling berguna saat maknanya penting: tenggat waktu, perubahan pada pekerjaan bersama, permintaan dengan beberapa bagian, atau sesuatu yang belum benar-benar kamu yakini. Jika permintaannya sudah sederhana dan jelas, tidak perlu mengulanginya.

Kepercayaan di sini bukan soal terdengar menarik. Kamu memberi orang lain kesempatan kecil untuk memastikan bahwa kata-kata mereka sampai kepadamu dengan tepat.

2. Buat langkah berikutnya jelas agar mereka tidak perlu menebak

Kamu bisa memahami tugas dengan benar tetapi tetap meninggalkan jenis ketidakpastian lain.

Lalu apa yang akan terjadi?

Bayangkan seorang rekan kerja mengirim dokumen yang perlu diubah. Kamu menjawab, “Siap.”

Dua jam berlalu.

Mereka mungkin tidak tahu apakah kamu sudah mulai, kapan mereka akan mendapat kabar, atau bagian mana yang akan kamu ubah.

Kamu tidak perlu terus mengirim pesan sepanjang sore. Satu jawaban yang jelas bisa mengurangi banyak tebak-tebakan:

“Saya akan memperbarui dua bagian pertama dan mengirimkannya kembali sore ini. Bagian terakhir akan tetap seperti sekarang.”

Sekarang orang lain punya gambaran sederhana tentang apa yang akan terjadi selanjutnya.

Perbedaan ini penting karena lebih sering berbicara tidak sama dengan berkomunikasi lebih baik. Sebuah studi yang diterbitkan di European Management Journal meneliti pekerja jarak jauh selama pembatasan pada masa pandemi. Dalam situasi itu, para peneliti menemukan bahwa penurunan kepercayaan yang terkait dengan rasa terpisah dari orang lain di tempat kerja lebih banyak dijelaskan oleh komunikasi dan berbagi informasi yang lebih buruk daripada oleh seberapa sering orang berkomunikasi. Mereka menggambarkan komunikasi kerja yang baik sebagai komunikasi yang akurat, tepat waktu, dan berguna. (van Zoonen, Sivunen dan Blomqvist, European Management Journal)

Studi itu membahas kerja jarak jauh dalam masa yang tidak biasa, jadi hasilnya tidak membuktikan bahwa semua tempat kerja bekerja dengan cara yang sama persis. Namun, studi itu memberi kita perbedaan yang berguna: lebih banyak pesan dan pesan yang lebih jelas bukanlah hal yang sama.

Itu bisa terasa melegakan jika kamu pendiam.

Bayangkan dua sore yang sama-sama tenang.

Pada sore pertama, rekan kerjamu terus melirik obrolan kerja dan bertanya-tanya apakah perlu menghubungimu lagi.

Pada sore kedua, mereka sudah tahu apa yang kamu ubah dan kapan kamu akan kembali memberi kabar.

Kedua sore itu mungkin hanya berisi sedikit percakapan. Hanya satu yang penuh dengan tebakan yang sebenarnya tidak perlu.

3. Buat kalimat “Bukan itu maksud saya” terasa mudah diucapkan

Sekarang bayangkan kamu sudah menyelesaikan pekerjaan.

Rekan kerjamu melihat hasilnya lalu berkata:

“Sebenarnya, bukan begitu maksud saya.”

Ada satu detik ketika suasana bisa langsung terasa tegang.

Kamu sudah mendengarkan. Kamu sudah berusaha melakukannya dengan benar. Koreksi itu bisa terdengar seperti kritik, walaupun sebenarnya hanya memberi informasi.

Kamu bisa langsung membela diri:

“Tapi tadi itu yang kamu bilang.”

Atau kamu bisa tetap membuka ruang:

“Oke, saya menangkap bagian itu dengan cara yang berbeda. Terima kasih sudah mengoreksi—mari kita perbaiki.”

Kamu tidak sedang mengatakan bahwa setiap kesalahan adalah kesalahanmu. Kamu sedang mengatakan bahwa menemukan maksud yang benar lebih penting daripada memenangkan perdebatan kecil.

Para peneliti menggunakan istilah psychological safety, atau rasa aman secara psikologis, untuk keyakinan bersama dalam sebuah tim bahwa orang boleh mengambil risiko dalam hubungan dengan orang lain. Dalam kata-kata yang lebih sederhana, ini berarti merasa cukup aman untuk mengatakan sesuatu yang membuat diri terasa terbuka, misalnya mengakui bahwa kamu belum yakin. Dalam studi Amy Edmondson terhadap 51 tim kerja di satu perusahaan manufaktur, psychological safety yang lebih tinggi berkaitan dengan lebih banyak tindakan yang membantu tim belajar. (Edmondson, Administrative Science Quarterly)

Penelitian itu membahas tim secara keseluruhan. Satu kalimat tenang antara dua rekan kerja tidak bisa menciptakan suasana seperti itu untuk seluruh tim dengan sendirinya.

Tetapi penelitian itu memberi kita gambaran yang berguna.

Jika setiap kali mengoreksimu orang lain harus menghadapi pembelaan diri atau pertengkaran, mereka mungkin menjadi lebih hati-hati untuk bicara. Jika koreksi bisa cukup dijawab dengan, “Oke, saya mengerti bedanya,” percakapan menjadi lebih mudah.

Dan ruang itu berlaku dua arah.

Seminggu kemudian, mungkin kamu yang perlu berkata:

“Sepertinya saya menangkap bagian ini berbeda darimu. Boleh kita cek bagian ini bersama?”

Ruangan tidak tiba-tiba menjadi lebih ramai atau lebih sosial. Mungkin tidak ada candaan dan tidak ada percakapan panjang.

Hanya ada dua orang yang melihat pekerjaan yang sama dan membuat maksud masing-masing lebih mudah dipahami.

Kepercayaan menjadi lebih mudah saat tidak ada yang harus menebak

Tiga bagian ini bekerja bersama secara berurutan.

Pertama, kamu menunjukkan apa yang kamu dengar. Itu membantu menangkap perbedaan makna sebelum berubah menjadi pekerjaan yang sia-sia.

Lalu, kamu membuat langkah berikutnya jelas. Setelah maknanya sama-sama dipahami, orang lain tidak membutuhkan pesan tambahan hanya untuk tahu apa yang sedang terjadi.

Terakhir, kamu membuat koreksi lebih mudah. Jika salah satu dari kalian salah memahami sesuatu, hubungan itu tidak perlu mengubah kesalahan menjadi saling menyalahkan.

Setiap bagian menghapus pertanyaan yang berbeda: Apakah kamu memahami saya? Lalu apa yang terjadi? Apa yang terjadi jika salah satu dari kita salah?

Kamu tidak perlu menghilangkan setiap keheningan di antara kalian.

Kamu sedang membuat keheningan itu lebih mudah dijalani.

Itu berbeda dengan menjadi orang yang paling supel di ruangan. Bagi dua orang yang ingin bekerja dengan baik bersama, cara ini memberi kepercayaan tempat yang nyata untuk tumbuh.

Mendekat pada dirimu yang ingin kamu jadi

• Mari mulai dari satu rekan kerja yang memang sudah bekerja denganmu, bukan mencoba menjadi lebih sosial dengan semua orang sekaligus.
• Mari gunakan satu konfirmasi singkat saat maknanya penting: “Jadi, yang kamu butuhkan adalah ___ — benar begitu?”
• Mari beri ruang untuk kalimat “Bukan itu maksud saya…” dari salah satu pihak dan menganggapnya sebagai informasi berguna yang bisa kita tangani bersama.