Jinsi ya Kujenga Kuaminiana na Mwenzako Kazini Bila Kujilazimisha Kupiga Gumzo

Unataka akuamini, lakini hutaki kujifanya mtu wa mazungumzo zaidi. Tunaweza kujenga kuaminiana kwa njia nyingine?

Huenda unamwona mtu huyo karibu kila siku ya kazi.

Mnasalimiana. Mara kwa mara mnafanya kazi kwenye jambo moja. Hakuna tatizo kati yenu.

Kisha mtu mwingine anaingia na kuanza mazungumzo kwa urahisi. Baada ya dakika chache, watu wanaanza kucheka. Unaweza kujiuliza kama hivyo ndivyo kuaminiana hujengwa, na kama kuwa mtu mtulivu kunakuweka nyuma.

Kwa uhusiano huu mmoja, hebu tujaribu njia tofauti.

Huhitaji kuanzisha mazungumzo mengi kuliko kazi inavyohitaji. Unaweza kufanya mazungumzo ambayo tayari mnayo yawe rahisi kuelewa na rahisi kurekebisha jambo linapokwenda vibaya.

Njia tulivu ya kujenga kuaminiana

• Hebu tuonyeshe tulichosikia kabla ya kuanza kufanya kazi.
• Hebu tuweke hatua inayofuata wazi ili ukimya usigeuke kuwa kubahatisha.
• Hebu tufanye marekebisho yawe jambo la kawaida ili kutokuelewana kidogo kusigeuke kuwa ugomvi wa binafsi.

1. Onyesha ulichosikia kabla ya kuanza kufanya kazi

Mwenzako kazini anakueleza kazi fulani.

Unasikiliza. Unaelewa. Unasema, “Sawa,” kisha unarudi kwenye skrini yako.

Kwa upande wako, hilo linaweza kuonekana wazi kabisa. Lakini mwenzako hawezi kuona kilicho kichwani mwako.

Je, umeelewa ombi lote? Je, kuna maelezo uliyoyatafsiri tofauti? Je, nyote wawili mnawaza matokeo yale yale?

Huhitaji jibu refu. Unaweza kutumia uhakiki mfupi wa uelewa: sentensi moja inayoeleza kile unachofikiri umesikia.

Kwa mfano:

“Kwa hiyo unataka sehemu ya kwanza ibadilishwe, lakini ya pili ibaki ilivyo. Nimeelewa sawa?”

Sasa mwenzako anaweza kusema, “Ndiyo.”

Au anaweza kusema, “Karibu. Acha sehemu ya kwanza pia kama ilivyo—nilimaanisha jedwali tu.”

Kielekezi bado kinawaka kwenye skrini. Hakuna kazi iliyopotea. Hakuna mtu atakayelazimika kueleza baadaye kwa nini matokeo ya mwisho si yale yaliyotarajiwa.

Uhakiki huu mfupi husaidia zaidi pale maana inapokuwa muhimu: tarehe ya mwisho, mabadiliko kwenye kazi mnayoshiriki, ombi lenye sehemu kadhaa, au jambo ambalo huna uhakika nalo kabisa. Kama ombi ni rahisi na wazi tayari, si lazima ulirudie.

Kuaminiana hapa si kuhusu kuonekana mchangamfu au mwenye mvuto wa mazungumzo. Unampa mwenzako nafasi ndogo ya kuona kwamba maneno yake yamekufikia kwa usahihi.

2. Weka hatua inayofuata wazi ili asiwe na haja ya kubahatisha

Unaweza kuelewa kazi kwa usahihi lakini bado ukaacha aina nyingine ya kutokuwa na uhakika.

Nini kitafuata sasa?

Tuseme mwenzako anakutumia waraka unaohitaji marekebisho. Unajibu, “Sawa.”

Masaa mawili yanapita.

Huenda hajui kama umeanza, atasikia kutoka kwako lini, au ni sehemu zipi unapanga kubadilisha.

Huhitaji kutuma ujumbe mchana kutwa. Jibu moja lililo wazi linaweza kuondoa sehemu kubwa ya kubahatisha:

“Nitarekebisha sehemu mbili za kwanza na kukutumia tena alasiri hii. Sehemu ya mwisho nitaiacha kama ilivyo.”

Sasa mwenzako ana picha rahisi ya kitakachofuata.

Tofauti hii ni muhimu kwa sababu kuzungumza mara nyingi si sawa na kuwasiliana vizuri. Utafiti uliochapishwa katika European Management Journal uliangalia wafanyakazi waliokuwa wakifanya kazi kwa mbali wakati wa vizuizi vya janga. Katika mazingira hayo, watafiti waligundua kwamba kushuka kwa kuaminiana kulikohusishwa na kujihisi umetengwa na watu wa kazini kulielezwa zaidi na mawasiliano na ushirikishanaji wa taarifa usio mzuri kuliko na idadi ya mara ambazo watu waliwasiliana. Walieleza mawasiliano mazuri kazini kuwa sahihi, ya wakati unaofaa, na yenye manufaa. (van Zoonen, Sivunen and Blomqvist, European Management Journal)

Utafiti huo ulihusu kazi ya mbali katika kipindi kisicho cha kawaida, kwa hiyo hauthibitishi kwamba kila mahali pa kazi hufanya kazi kwa njia ile ile. Lakini unatupa tofauti muhimu: ujumbe mwingi na ujumbe ulio wazi si kitu kimoja.

Hilo linaweza kukupa afueni kama wewe ni mtu mtulivu.

Fikiria alasiri mbili tulivu.

Katika moja, mwenzako anaendelea kuangalia dirisha la ujumbe na kujiuliza kama akuulize tena.

Katika nyingine, tayari anajua unabadilisha nini na unapanga kurudi lini.

Alasiri zote mbili zinaweza kuwa na mazungumzo machache sana. Ni moja tu iliyo na kubahatisha kusiko lazima.

3. Fanya iwe rahisi kusema, “Sivyo nilivyomaanisha”

Sasa fikiria umemaliza kazi.

Mwenzako anaangalia na kusema:

“Kwa kweli, si hivyo nilivyomaanisha.”

Kunaweza kuwa na sekunde moja ya mvutano.

Ulisikiliza. Ulijaribu kufanya jambo kwa usahihi. Marekebisho yake yanaweza kusikika kama lawama hata kama ni taarifa tu.

Unaweza kujitetea mara moja:

“Lakini ndivyo ulivyosema.”

Au unaweza kuacha mlango wazi:

“Nimekupata. Mimi nilielewa sehemu hiyo tofauti. Asante kwa kuonyesha—hebu turekebishe.”

Husemi kwamba kila kosa ni lako. Unasema kwamba kupata maana sahihi ni muhimu zaidi kuliko kushinda mabishano madogo.

Watafiti hutumia neno psychological safety kumaanisha imani ya pamoja ndani ya timu kwamba ni salama kuchukua hatari ya kijamii. Kwa lugha rahisi, ni kujisikia unaweza kusema jambo linaloweza kukuonyesha ukiwa na wasiwasi au hujui, kama kukiri kwamba huna uhakika. Katika utafiti wa Amy Edmondson wa timu 51 za kazi ndani ya kampuni moja ya utengenezaji, kiwango cha juu cha psychological safety kilihusishwa na vitendo vingi zaidi vilivyosaidia timu kujifunza. (Edmondson, Administrative Science Quarterly)

Utafiti huo unahusu timu nzima. Sentensi moja tulivu kati ya wafanyakazi wenza wawili haiwezi kujenga mazingira kama hayo ya timu peke yake.

Lakini unatupa picha yenye msaada.

Kama kukurekebisha kwa kawaida kunasababisha kujitetea au mabishano, mwenzako anaweza kuwa mwangalifu zaidi kuhusu kusema alichogundua. Kama marekebisho yanaweza kuishia tu kwa, “Sawa, naona tofauti,” mazungumzo yanakuwa rahisi.

Na mlango huo unafunguka pande zote mbili.

Wiki moja baadaye, huenda wewe ndiye unahitaji kusema:

“Huenda nimeelewa sehemu hii tofauti na wewe. Tunaweza kuiangalia pamoja?”

Chumba hakigeuki ghafla kuwa cha kijamii zaidi. Huenda kusiwe na mzaha wala mazungumzo marefu.

Ni watu wawili tu wanaotazama kazi ile ile na kufanya iwe rahisi kueleza wanachomaanisha.

Kuaminiana huwa rahisi kukua pale hakuna anayelazimika kubahatisha

Sehemu hizi tatu zinafanya kazi pamoja kwa mpangilio.

Kwanza, unaonyesha ulichosikia. Hilo linakamata tofauti za maana kabla hazijageuka kuwa kazi iliyopotea.

Kisha, unaweka hatua inayofuata wazi. Baada ya kuelewana kuhusu maana, mwenzako hahitaji ujumbe wa ziada ili tu ajue kinachoendelea.

Mwisho, unafanya marekebisho yawe rahisi. Kama mmoja wenu ameelewa vibaya, uhusiano wenu hauhitaji kugeuza kosa hilo kuwa lawama.

Kila sehemu inaondoa swali tofauti: Umenielewa? Nini kitafuata sasa? Nini kitatokea kama mmoja wetu ameelewa vibaya?

Huhitaji kuondoa kila ukimya kati yenu.

Unafanya ukimya huo uwe rahisi kuishi nao.

Hilo ni tofauti na kuwa mtu anayezungumza zaidi chumbani. Kwa watu wawili wanaotaka kufanya kazi vizuri pamoja, linatoa nafasi ya vitendo ambako kuaminiana kunaweza kukua.

Tujisogeze karibu na mtu unayetaka kuwa

• Hebu tuanze na mwenzako mmoja ambaye tayari unafanya kazi naye, badala ya kujaribu kuwa mtu wa mazungumzo zaidi na kila mtu.
• Hebu tutumie uhakiki mmoja mfupi pale maana inapokuwa muhimu: “Kwa hiyo unachohitaji ni ___ — nimeelewa sawa?”
• Hebu tuache nafasi ya “Hapana, nilimaanisha…” kutoka kwa yeyote kati yenu na tulione kama taarifa yenye manufaa mnayoweza kuitumia pamoja.