Ukikosea Kazini na Kumwathiri Mwingine: Jinsi ya Kuomba Radhi na Kurekebisha Hali

Tayari unaona kwamba mtu mwingine amelazimika kubadili mpango wake kwa sababu ya kosa lako. Tunaweza kufanya ombi la radhi lirudishe sehemu ya mzigo huo kwetu?

Huenda ulituma muhtasari wa zamani kabla ya mkutano wa asubuhi.

Huenda mwenzako aliyekuwa Kisumu akaanza kufanya kazi kwa taarifa ambayo tayari ulikuwa umebadilisha Nairobi.

Mara tu unapoliona kosa, maelezo yanaweza kuanza kukimbia kichwani. Ulikuwa ukihama kutoka kazi moja hadi nyingine, matoleo yalifanana, au ujumbe mwingine ulikukatiza kabla hujatuma.

Maelezo hayo yanaweza kueleza kosa lilitokeaje. Bado hayaonyeshi kama umeelewa lilivyomwathiri mtu mwingine.

Tufanye ombi la radhi liwe na msaada wa kweli.

• Tuseme tulichofanya na athari yake kabla ya kutoa sababu.
• Turudishe sehemu ya kazi ya ziada kwa kutoa marekebisho yaliyo wazi.
• Tubadili ukaguzi mmoja unaohusiana moja kwa moja na kosa, kisha tumpe mwenzetu nafasi ya kujibu.

1. Eleza athari kabla ya kueleza mazingira

Unapoaibika, ni rahisi kuanza na sababu.

“Samahani, lakini mambo mengi yalikuja kwa wakati mmoja.”

“Nilidhani hilo ndilo lilikuwa toleo la mwisho.”

“Sikujua kwamba tayari umeanza kulitumia.”

Kauli hizo zinaweza kuwa za kweli. Zikitangulia, mtu aliyeathiriwa bado anaweza kuwa anasubiri kusikia kama unakubali sehemu yako katika tatizo.

Fikiria mkutano wa asubuhi Nairobi. Unamtumia mwenzako aliyeko Kisumu muhtasari wa zamani wa mteja, naye anaanza kusasisha nakala isiyo sahihi kabla hujagundua.

Unaweza kuanza kwa uwazi zaidi hivi:

“Nilikutumia muhtasari wa zamani, kwa hiyo ulianza kufanya kazi kwa toleo lisilo sahihi. Samahani. Nilipaswa kuikagua hati kabla ya kuituma.”

Sasa ombi la radhi linaweka wazi mambo matatu: ulichofanya, kilichoathirika, na sehemu ya jukumu lako.

Utafiti wa mwaka 2016 wa Roy Lewicki, Beth Polin na Robert Lount ulichunguza vipengele sita vya kuomba radhi katika tafiti mbili zilizodhibitiwa zilizotumia hali za kufikirika ambako uaminifu ulikuwa umevunjwa. Vipengele hivyo vilijumuisha kuonyesha majuto, kutoa maelezo, kukubali wajibu, kutoa marekebisho, kusema kitakachobadilika, na kuomba msamaha; kwa ujumla, maombi ya radhi yaliyokuwa na vipengele vingi zaidi kati ya vilivyojaribiwa yalipimwa kuwa na ufanisi zaidi kuliko yale yaliyokuwa na vichache. (Utafiti wa asili)

Utafiti huo hautupi sentensi moja kamili kwa kila mahali pa kazi au kila utamaduni. Jambo muhimu hapa ni hili: kusema “samahani” na kueleza wazi ulichofanya ni sehemu mbili tofauti za kuomba radhi.

Kama unajua kosa lako lakini hujui athari yake yote, usibuni jibu kwa niaba ya mtu mwingine.

Unaweza kusema:

“Nilituma toleo lisilo sahihi. Samahani. Naona linaweza kuwa limekatiza kazi yako. Limeathiri nini upande wako?”

Tayari umekubali kosa. Swali linakusaidia kuelewa athari halisi kabla ya kuamua marekebisho yatakayosaidia kweli.

2. Rekebisha mzigo wa ziada, si kosa la kwanza pekee

Kusahihisha kosa ni muhimu, lakini wakati mwingine sahihisho linamwacha mtu mwingine na kazi ya ziada iliyosababishwa na kosa lako.

Fikiria kwamba ulisahau kumjumuisha mwenzako wa Mombasa katika ujumbe kuhusu mabadiliko ya muhtasari wa mteja. Anaendelea kuandaa toleo la zamani na anagundua mabadiliko baada ya sehemu ya kazi kukamilika.

“Samahani. Nimekutumia ujumbe huo sasa” inarekebisha ujumbe uliokosekana. Hairejeshi moja kwa moja muda au kazi ambayo tayari amerudia.

Marekebisho yenye msaada zaidi yanaweza kuwa:

“Sikukujumuisha katika taarifa ya mabadiliko, kwa hiyo ulifanya kazi kwa muhtasari wa zamani. Samahani. Nitasasisha hati ya pamoja sasa na kuhamisha sehemu za kazi yako ambazo bado zinafaa kwenye toleo la sasa ili usianze tena kutoka mwanzo.”

Sasa marekebisho yanaonekana. Unachukua sehemu ya kazi ya kurudisha mambo sawa badala ya kumwachia mwenzako kosa pamoja na kazi yote ya kulisafisha.

Utafiti wa 2016 uliweka pendekezo la kurekebisha madhara kama mojawapo ya vipengele sita vya kuomba radhi vilivyojaribiwa. Hilo halimaanishi kwamba kila madhara yanaweza kufutwa au kwamba kutoa suluhisho kunarudisha uaminifu moja kwa moja; linaunga mkono hoja ndogo zaidi kwamba kuomba radhi kunaweza kuwa na hatua pamoja na majuto. (Utafiti wa asili)

Wakati mwingine marekebisho ni ya moja kwa moja: tuma hati sahihi, sahihisha namba, rudisha taarifa iliyokosekana, au waambie watu waliopokea ujumbe usio sahihi.

Wakati mwingine unaona sehemu tu ya kinachohitaji kurekebishwa.

Hapo unaweza kuleta suluhisho unaloliona na kuuliza kama kuna jambo umekosa:

“Naweza kusahihisha muhtasari na kuwajulisha waliopokea toleo la zamani. Kuna athari nyingine ambayo bado sijaiona?”

Hii ni tofauti na kuuliza tu, “Unataka nifanye nini?” Unakuja na wajibu na pendekezo la suluhisho badala ya kumrudishia mtu aliyeathiriwa kazi yote ya kupanga marekebisho.

Baadhi ya makosa hayawezi kurekebishwa kikamilifu kwa mazungumzo. Kama kosa linahusu usalama mkubwa, fedha, wajibu rasmi au haki za mtu mwingine, huenda likahitaji pia kuripotiwa, kusahihishwa kwa njia rasmi au kutafutiwa msaada wa mtaalamu mwenye sifa.

Maneno mazuri hayawezi kufuta madhara halisi. Lengo ni kufanya hatua inayofuata ilingane na kile kinachoweza kusahihishwa, kurudishwa au kupunguzwa kweli.

3. Badili ukaguzi mmoja pale kosa lilipotokea

Baada ya kosa lisilofurahisha, kusema “Haitatokea tena” kunaweza kuonekana kama njia rahisi ya kufunga mazungumzo.

Tatizo ni kwamba kauli hiyo inaahidi udhibiti kamili wa siku zijazo.

Tuseme unaandaa ripoti ya kila wiki Nairobi na unanukuu namba kutoka mstari usio sahihi katika jedwali la pamoja. Kosa linagunduliwa baada ya mwenzako tayari kutumia namba hiyo katika hati nyingine.

Unaweza kusema kwa uwazi zaidi:

“Nilichukua namba kutoka mstari usio sahihi. Kabla sijatuma ripoti wakati ujao, nitafananisha kila namba ya mwisho na mstari wake wa chanzo baada ya kumaliza kuhariri.”

Hapo huahidi ukamilifu. Unaonyesha sehemu dhaifu na ukaguzi mmoja unaolenga mahali kosa lilipotokea.

Kisha mpe mwenzako nafasi.

Anaweza kukubali ombi lako la radhi haraka. Anaweza bado kuwa amekasirika, kuhitaji muda, au kukuonyesha athari nyingine ambayo hukuiona.

Huwezi kudhibiti mwitikio wake.

Unaweza kumaliza kwa kusema:

“Samahani kwa kazi ya ziada niliyosababisha. Nimesahihisha namba na nimeongeza ukaguzi wa chanzo kabla ya kutuma ripoti. Kama kuna athari nyingine niliyoikosa, niambie niitazame.”

Kisha acha kuongeza maelezo isipokuwa mazungumzo yanahitaji taarifa zaidi.

Kuomba radhi na kusamehewa si uamuzi mmoja. Unaweza kutimiza wajibu wako bila kutarajia mtu mwingine akufanye ujisikie vizuri mara moja.

Kwa kosa dogo, huenda hilo likatosha. Kama uaminifu uliathirika zaidi, ombi la radhi linaweza kuwa mwanzo tu wa marekebisho, na utakachofanya baadaye kitaendelea kuwa muhimu.

Ombi la radhi linafanya kazi kwa sababu kila hatua inatatua sehemu tofauti ya tatizo

Kwanza, kutaja kosa na athari yake kunawapa nyote picha moja ya kilichotokea. Jukumu lako halipotei ndani ya maelezo marefu.

Pili, marekebisho yaliyo wazi yanashughulikia mzigo uliopo sasa. Pale unapoweza kurudisha sehemu ya kazi kwako kwa njia inayofaa, majuto yanageuka kuwa hatua.

Tatu, ukaguzi maalum unaonyesha kitakachokuwa tofauti wakati ujao bila kujifanya kwamba makosa yanaweza kutoweka kabisa. Kinga inaunganishwa na sehemu dhaifu uliyoigundua.

Mpangilio una maana. Ukirukia kinga unaweza kupita juu ya madhara, ukibaki na majuto pekee mzigo unaweza kubaki kwa mwenzako, na ukirekebisha bila kukubali wajibu, suluhisho linaweza kuonekana limetengana na ombi la radhi.

Mazungumzo moja hayawezi kulazimisha uaminifu urudi. Yanaweza kufanya jukumu lako, marekebisho yako na hatua yako inayofuata viwe wazi zaidi kwa mtu aliyeathiriwa.

Sogea karibu na mtu unayetaka kuwa

• Tueleze kosa na athari yake kabla hatujakimbilia kutoa sababu.
• Tutoe marekebisho moja yanayorudisha kwetu sehemu ya kazi ya ziada tuliyosababisha.
• Tuongeze ukaguzi mmoja pale kosa lilipotokea badala ya kuahidi kwamba hatutakosea tena kamwe.

Mwongozo wa Coursera

Kama tukio kama hili linakufanya utake mazoezi zaidi ya mawasiliano kazini, kupokea na kutoa mrejesho, au kushughulikia migogoro, kujifunza mtandaoni kwa mpangilio kunaweza kuwa njia moja ya kujenga ujuzi huo kadiri ya muda.

Huhitaji kozi ili kuomba radhi leo. Kama baadaye utataka njia ya kujifunza yenye mwongozo, mwongozo wa vinsurgo wa Coursera unaweza kukusaidia kulinganisha chaguo hilo na muda ulio nao na matokeo unayotaka.

[Tazama mwongozo wa vinsurgo wa Coursera →]

---

Iliyotangulia: [Makala iliyotangulia — nchi na lugha sawa]

Inayofuata: [Makala inayofuata — nchi na lugha sawa]