Umekosea Kazini? Tambua Kwanza Ujuzi Unaohitaji Kuboresha

Kosa moja linaweza kukufanya utilie shaka uwezo wako wote. Tunaweza kuanza kwa kutafuta sehemu ndogo inayohitaji kurekebishwa?

Fikiria umefungua tena ripoti ya kila wiki ambayo ilirudishwa ili isahihishwe.

Takwimu zilitolewa kwenye kipindi kisicho sahihi cha tarehe. Mtu mwingine ndiye aliyegundua kosa. Sasa faili ileile iko tena mbele yako.

Ni rahisi kosa moja kugeuka kuwa hukumu kubwa zaidi kichwani.

Labda hujui vizuri kutumia lahajedwali. Labda hukuwa makini vya kutosha. Labda mawasiliano ndiyo tatizo halisi.

Lakini kosa moja haliwezi kuthibitisha yote hayo.

Linaweza tu kukuonyesha sehemu moja inayofaa kuchunguzwa.

Badala ya kuuliza:

“Mimi si mzuri katika nini?”

uliza:

“Ni wakati gani hasa ambapo hatua au uwezo tofauti ungeweza kubadilisha matokeo?”

Tuweke tatizo wazi kwanza kabla ya kuchagua cha kujifunza.

• Tutafute sehemu ambayo kazi ilianza kwenda kombo.
• Turudie sehemu hiyo ili kuona kama kweli kuna ujuzi unaokosekana.
• Tutaje uwezo mmoja ambao ungeweza kubadilisha wakati huo, kisha tuujaribu kwenye kazi inayofanana.

1. Tafuta wakati wa mwisho ambapo hatua tofauti bado ingeweza kubadilisha matokeo

Kosa la mwisho mara nyingi ni rahisi kuliona.

Sehemu inayofaa kurekebishwa inaweza kuwa ilitokea mapema zaidi.

Tuchukue mfano wa ripoti ya kila wiki.

Kusema “Mimi si mzuri katika kuandaa ripoti” ni hitimisho pana sana.

Kusema “Mimi ni mzembe” hakusaidii sana pia, kwa sababu hakukuambii ni hatua gani inahitaji kubadilika.

Badala yake, jenga upya hatua muhimu tu:

Umefungua ripoti ya wiki iliyopita → umesasisha takwimu → umehamisha faili kuwa toleo la mwisho → umetuma.

Kisha uliza:

Ni wakati gani wa mwisho ambapo hatua tofauti bado ingeweza kuzuia kosa?

Huenda ilikuwa muda mfupi kabla ya kuandaa faili ya mwisho. Kipindi cha tarehe kilikuwa kinaonekana, lakini hukukiangalia.

Hapo ndipo palikuwa sehemu ya uamuzi.

Hapa, “sehemu ya uamuzi” ni wakati mdogo tu ambapo kazi inaweza kuelekea njia mbili. Unaweza kuangalia kipindi cha tarehe, au kuendelea bila kukiangalia.

Sasa fikiria kazi nyingine ya kawaida.

Unaanza kusasisha orodha ya wateja baada ya kupewa maelekezo mafupi. Baadaye, msimamizi wako anakueleza kwamba alimaanisha kundi tofauti la wateja.

Sehemu muhimu zaidi huenda si muda uliokwisha tumia kubadilisha orodha.

Huenda ni pale mwanzo, ulipotambua kwamba maelekezo yanaweza kuwa na maana mbili lakini ukaanza kazi bila kuuliza.

UK Health and Safety Executive inalenga matukio ya usalama, si makosa ya kawaida ya ofisini, kwa hiyo maelezo yake si kanuni ya kila tatizo la kazini. Hata hivyo, ukurasa wake wa mafunzo unaonyesha jambo moja muhimu: kuelewa kwa nini kitu kilienda vibaya kunaweza kuhitaji kuangalia watu pamoja na mfumo unaozunguka kazi. (Health and Safety Executive)

Kwa kosa la kawaida kazini, somo linaweza kuwa rahisi zaidi.

Hukumu pana kuhusu wewe mwenyewe haikuonyeshi unachohitaji kubadilisha.

Wakati mahususi unaweza kukuonyesha.

2. Rudia wakati huo kabla ya kuamua kwamba unahitaji mafunzo

Kutambua sehemu ya uamuzi hakuthibitishi kwamba unahitaji ujuzi mpya.

Sasa rudia sehemu hiyo ya kazi wakati shinikizo limepungua.

Turudi kwenye mfano wa ripoti.

Faili inayofanana iko wazi mbele yako. Hakuna haraka. Tayari unajua kwamba kipindi cha tarehe ni muhimu.

Nini kinatokea unapofanya tena hatua hiyo muhimu?

Unaweza kutumia mgawanyo rahisi wa aina tatu:

Unaporudia wakati kosa lilipotokea	Kinachoweza kuhitaji kuboreshwa
Hujui hatua sahihi au kwa nini ni muhimu.	Maarifa
Unajua cha kufanya, lakini bado huwezi kukifanya kwa usahihi na kwa uthabiti ukiwa peke yako.	Mazoezi
Unaweza kukifanya kwa usahihi, lakini mpangilio wa kazi unafanya hatua hiyo iwe rahisi kurukwa.	Mchakato

Hii ni njia ya vitendo ya kupanga tatizo kwa ajili ya makala hii, si mfumo rasmi wa kupima utendaji kazini.

Kama hujui jinsi kichujio cha tarehe kwenye ripoti kinavyofanya kazi, huenda kweli kuna kitu unachohitaji kujifunza.

Kama unaelewa jinsi kinavyofanya kazi lakini bado huwezi kukitumia kwa uthabiti bila msaada, mazoezi yanayolenga jambo hilo yanaweza kuwa hatua bora zaidi.

Lakini kama unaweza kufanya ukaguzi huo kwa usahihi kila unapokumbuka, kozi nyingine huenda isitengeneze tatizo halisi.

Ukaguzi wa mwisho ulio wazi kabla ya kutuma ripoti unaweza kuwa suluhisho la moja kwa moja zaidi.

Jaribio hilo hilo linafaa pia kwa maelekezo yasiyo wazi.

Kama hujui jinsi ya kubadili ombi lisilo wazi kuwa swali lililo wazi, huenda kuna ujuzi wa mawasiliano unaofaa kujifunza.

Kama tayari unajua jinsi ya kuuliza lakini unaanza kazi kabla ya kuthibitisha maana, huenda mchakato wa kazi ndio unaohitaji kubadilika.

Kwa nje, kosa linaweza kuonekana lilelile.

Lakini hatua inayofuata inabadilika kwa sababu chanzo cha tatizo kinabadilika.

Ndiyo maana ni muhimu kurudia wakati huo kabla ya kuchagua cha kujifunza.

3. Taja uwezo mdogo zaidi ambao ungeweza kubadilisha wakati huo

Kama kurudia kazi kunaonyesha pengo halisi la maarifa au mazoezi, sasa unaweza kutaja ujuzi huo.

Uweke karibu na hali ambayo ilikwenda vibaya.

“Kuwa bora katika data” ni pana sana.

“Kuboresha mawasiliano” ni pana sana.

“Kuwa makini zaidi” bado hakukuambii nini hasa unahitaji kufanya mazoezi.

Maelezo mazuri ya ujuzi yanaunganisha hali moja na hatua moja.

Kwa ripoti:

Ninapoandaa ripoti ya mara kwa mara, ninaweza kuthibitisha kipindi cha data ya chanzo na kipindi cha mwisho cha tarehe kabla ya kuandaa faili ya mwisho bila kukumbushwa na mtu mwingine.

Kwa maelekezo yasiyo wazi:

Kazi inapokuwa na maana mbili zinazowezekana, ninaweza kueleza jinsi nilivyoielewa na kuomba uthibitisho kabla ya kuanza.

Sasa mpaka wa kujifunza uko wazi.

Unaweza kuona ni masomo au mazoezi gani yanayoendana na lengo hilo na yapi hayahusiki.

Unaweza pia kujaribu kama kujifunza kumebadilisha tatizo.

Jaribu mfano mwingine wa kazi inayofanana ambao unaruhusiwa kutumia, kisha rudia hatua muhimu. Kama unahitaji kuhifadhi ushahidi, tumia templeti tupu au mfano uliotengeneza upya badala ya taarifa binafsi za kampuni.

Lengo si kujenga portfolio kubwa.

Swali la kwanza ni dogo zaidi:

“Sasa ninaweza kushughulikia vizuri wakati uliosababisha tatizo?”

Kama jibu bado ni hapana, jaribio litakuonyesha ni nini bado kinahitaji kuboreshwa.

Kama jibu ni ndiyo, una ushahidi kwamba ulichoamua kujifunza kinaendana na pengo halisi.

Hilo linafaa zaidi kuliko kujiambia tu “nitafanya vizuri zaidi wakati ujao.”

Mpangilio huu unazuia kosa moja lisikupeleke kwenye somo lisilo sahihi

Hatua hizi tatu zina kazi tofauti.

Kwanza, tafuta wakati ambapo hatua tofauti bado ingeweza kubadilisha matokeo.

Kisha rudia wakati huo ili kuona kama tatizo ni maarifa, mazoezi au namna kazi ilivyopangwa.

Ni baada ya hapo ndipo kuchagua ujuzi wa kujifunza kunakuwa na maana.

Wakati mwingine kujifunza kwa mpangilio kutasaidia.

Wakati mwingine orodha ya ukaguzi, makabidhiano yaliyo wazi zaidi au swali lililoulizwa mapema vinaweza kutatua tatizo moja kwa moja zaidi.

Lengo si kufanya kila kosa liishie kwenye kozi nyingine.

Lengo ni kuruhusu kosa moja likuelekeze kwenye hatua inayofuata iliyo sahihi zaidi.

Tujisogeze karibu na mtu unayetaka kuwa

• Tuchukue kosa moja na tutafute wakati wa mwisho ambapo hatua tofauti bado ingeweza kubadilisha matokeo.
• Turudie wakati huo kabla ya kuamua kama kujifunza zaidi ndilo jibu linalohitajika.
• Tuchague uwezo mmoja mdogo tunaoweza kuujaribu kwenye kazi inayofanana, ili hatua inayofuata itokane na ushahidi, si aibu.

Mwongozo wa Coursera

Kama kurudia wakati huo kunaonyesha pengo halisi la maarifa au mazoezi, kujifunza kwa mpangilio kunaweza kusaidia. Coursera inaweza kuwa chaguo moja ikiwa utapata kozi au programu ambayo maudhui yake yanaendana na uwezo mahususi uliotambua na inayokupa njia inayofaa ya kuufanyia mazoezi.

Kama tatizo kuu ni namna kazi ilivyopangwa, kozi huenda isiwe suluhisho la moja kwa moja zaidi.

---

Iliyotangulia: [Makala iliyotangulia — Kenya / sw-KE]

Inayofuata: [Makala inayofuata — Kenya / sw-KE]