Baada ya Kosa, Meneja Hakupei Tena Kazi Muhimu? Jinsi ya Kurudishiwa Majukumu

Kazi yako ya zamani sasa ina jina la mtu mwingine. Je, tunaweza kuacha kuuliza kuhusu “uaminifu” na badala yake tuulize jinsi ya kurudisha kazi kwa njia inayoeleweka?

Unafungua ubao wa kazi asubuhi.

Ripoti ambayo ulikuwa ukiisimamia sasa ina jina la mtu mwingine pembeni yake.

Kosa tayari limejadiliwa. Uliomba msamaha au ukarekebisha ulichoweza. Lakini kazi muhimu bado haijarudi kwako.

Msukumo wako wa kwanza unaweza kuwa: “Nipe nafasi nyingine. Naahidi haitatokea tena.”

Lakini kuna swali lenye manufaa zaidi:

“Ni sehemu gani ya jukumu hili ninayoweza kuisimamia kwa usalama sasa, na ni nini kingefanya sehemu inayofuata iwe na msingi baadaye?”

Jukumu si lazima liwe la yote au la kutokuwepo kabisa. Unaweza kuandaa taarifa bila kuituma, au kuandika rasimu ya pendekezo huku mtu mwingine akibaki na idhini ya mwisho.

Utafiti kuhusu ugawaji wa majukumu — yaani, meneja kumpa mtu jukumu pamoja na nafasi fulani ya kufanya maamuzi — unaunga mkono wazo kwamba mameneja hupima faida ya kutoa mamlaka dhidi ya hatari ya kupoteza udhibiti. Utafiti wa mwaka 2024 wa mameneja 215 wa vitengo katika kampuni za huduma za kitaalamu uligundua kwamba kiwango cha kugawa majukumu kilihusiana na mambo kadhaa, yakiwemo maarifa ya mfanyakazi kuhusu kazi husika na gharama za meneja za kufuatilia kazi hiyo. Utafiti huo hauwezi kutabiri meneja mmoja atafanya nini baada ya kosa moja, lakini unaonyesha kwa nini kurudishwa kwa majukumu kunaweza kuonekana kama suala la ukubwa wa jukumu na hatari, si hukumu juu yako tu. (Utafiti wa asili)

Tujenge upya namna kazi inavyokabidhiwa, badala ya kutoa ahadi kubwa zaidi.

• Tugawanye jukumu lililoondoka katika ngazi, kisha tuombe ngazi moja ambayo bado ina maana.
• Tuweke wazi mpaka wa ngazi hiyo: unachoweza kuamua, kinachohitaji ukaguzi na wakati wa kusimama na kuuliza.
• Tukubaliane ni matokeo gani yangefanya ngazi kubwa zaidi iwe na msingi, kisha turuhusu kazi iliyokamilika iunge mkono uamuzi unaofuata.

1. Gawa kazi ya zamani katika ngazi za jukumu

Kazi yako ya zamani inapopewa mtu mwingine, kuomba irudi yote kunaweza kuonekana kama ndiyo matokeo pekee yanayohesabika.

Lakini pia kunamlazimisha meneja wako kufanya uamuzi mmoja mkubwa.

Tuseme ulikuwa unasimamia ripoti ya kila wiki ya mteja kuanzia mwanzo hadi mwisho:

Kusanya takwimu → zikague → andika maelezo → idhinisha toleo la mwisho → itume.

Hatua hizo si lazima zirudi zote mara moja.

Unaweza kuuliza:

“Naweza kusimamia takwimu na rasimu ya kwanza wiki hii, huku wewe ukibaki na idhini ya mwisho na kutuma?”

Kazi bado ina maana, lakini tatizo linaweza kurekebishwa kabla ripoti haijaondoka kwenye timu.

Kazi ndogo isiyo na umuhimu inaweza kuthibitisha kidogo sana. Kuomba kazi yote kurudi kunaweza kumtaka meneja arudishe kila ngazi kabla hajapata ushahidi mpya.

Kwa hiyo, badala ya kuuliza, “Naweza kurudishiwa ripoti yote?”, tafuta sehemu yenye maana lakini ambayo bado ni salama kukabidhiwa.

Meneja wako akisema hapana, unaweza kuuliza, “Ni sehemu gani ungekuwa tayari kunirudishia niisimamie?”

Sasa mazungumzo yanahusu mpaka wa kazi, si kama meneja wako yuko tayari kutangaza kwamba uaminifu umerudi kabisa.

2. Weka wazi mpaka wa mamlaka yako kabla hujaanza

Kurudishiwa ngazi moja haitoshi ikiwa wewe na meneja wako mnaelewa tofauti kuhusu kile kinachojumuishwa ndani yake.

Fikiria meneja wako anakubali uandae takwimu na rasimu.

Je, unaweza kurekebisha chanzo ikiwa namba mbili hazilingani? Unaweza kubadilisha maelezo mwenyewe? Ni tatizo la aina gani linapaswa kukufanya usimame na kuuliza?

Makabidhiano yaliyo wazi yanaweza kusikika hivi:

“Nitaandaa takwimu kutoka kwenye chanzo kilichoidhinishwa na kuandika rasimu ya kwanza. Nitasahihisha matatizo ya muundo mwenyewe. Ikiwa namba ya chanzo itapingana na ripoti iliyopita, nitasimama na kukuuliza. Nitatuma rasimu Alhamisi saa 2 alasiri. Je, ukaguzi baada ya takwimu kukamilika ungekuwa wa manufaa?”

Sasa unajua unachoweza kuamua peke yako, kinachobaki chini ya meneja wako na mahali ukaguzi unapaswa kufanyika.

Ukaguzi huo una kazi moja: kugundua tatizo kabla halijawa gumu zaidi kurekebisha.

Hiyo si sawa na kumwomba mtu afuatilie kila hatua. Katika tafiti mbili za mwaka 2023 zilizotumia taarifa za mara kwa mara kutoka kwa wafanyakazi katika mazingira ya kazi mseto, ufuatiliaji mkubwa wa kila siku wa msimamizi ulihusishwa na wafanyakazi kuhisi kwamba waliaminiwa kidogo zaidi siku hiyo. Tafiti hizo hazikuhusu kurudishiwa majukumu baada ya kosa, kwa hiyo hazithibitishi kwamba ukaguzi uliopangwa hujenga uaminifu upya. Lakini zinaonyesha kwa nini ufuatiliaji wa kila wakati na sehemu moja maalumu ya ukaguzi havipaswi kuonekana kuwa kitu kimoja. (Utafiti wa asili)

Lengo si kuthibitisha kwamba huhitaji usimamizi wowote.

Lengo ni kuwa na makabidhiano ambayo nyote wawili mnajua unachomiliki na mamlaka yako inaishia wapi.

3. Kubalianeni ni nini kitakachofanya ngazi inayofuata iwe na msingi

Hatua ya mwisho ni kupanua njia tu pale ambapo kuna ushahidi wa kufanya hivyo.

Tuseme unarudishiwa takwimu na rasimu ya kwanza.

Kabla hujaanza, unaweza kuuliza:

“Ikiwa sehemu hii itatimiza ukaguzi na muda tuliokubaliana, ungehitaji kuona nini kabla sijarudishiwa pia sehemu ya maelezo?”

Fikiria jibu kama kigezo cha kusonga mbele: sharti rahisi linalowaambia nyote wawili ni nini kitakachofanya makabidhiano makubwa zaidi yawe jambo lenye msingi wa kujadili.

Meneja wako anaweza kutaka kwanza kuona makabidhiano moja safi, au anaweza kubaki na idhini ya mwisho kwa sababu hatari kwa mteja bado ni kubwa.

Hakuna jibu kati ya hayo linalohakikisha kwamba ngazi inayofuata itarudi. Kiasi cha kazi au hatari ya biashara bado vinaweza kubadili uamuzi.

Lakini sasa mazungumzo yanayofuata yanaweza kuanza na jambo halisi.

Fikiria Alhamisi alasiri.

Takwimu zinalingana na chanzo kilichoidhinishwa. Rasimu iko tayari kwa muda mliokubaliana. Ukaguzi uliopangwa umefanyika. Umebaki ndani ya mpaka mliokubaliana.

Kisha unaweza kuuliza:

“Sehemu hii imekamilika kama tulivyokubaliana. Je, sehemu ya maelezo ndiyo ngazi inayofuata ambayo ungekuwa tayari kunirudishia, au kuna jambo lingine unalohitaji kuona kwanza?”

Humwombi meneja wako asahau kosa.

Unamwomba afanye uamuzi unaofuata akiwa na ushahidi mpya mbele yake.

Majukumu yanaweza kurudi kupitia mfululizo wa makabidhiano yaliyo wazi zaidi

Sehemu hizi tatu zinafuatana kwa mpangilio.

Kwanza, gawa kazi ya zamani katika ngazi halisi ili meneja wako asilazimike kuchagua kati ya kukurudishia kila kitu na kutokupa chochote.

Pili, weka wazi mpaka wa ngazi yako ili kutoelewana kwingine kusikue ndani ya makabidhiano.

Tatu, kubalianeni ni ushahidi gani ungefanya ngazi inayofuata iwe na msingi wa kujadili.

Mabadiliko muhimu ni rahisi:

Usiulize, “Unaniamini tena?” Uliza, “Ninaweza kusimamia nini sasa, jukumu hilo linaishia wapi, na ni nini kitakachofanya makabidhiano yanayofuata yawe na msingi wa kutosha?”

Hilo linampa meneja wako uamuzi mdogo zaidi wa kufanya sasa na linakupa njia ya kuaminika ya kurudishiwa jukumu kubwa zaidi baadaye.

Sogea karibu zaidi na mtu unayetaka kuwa

• Tuchukue kazi moja muhimu ambayo haikabidhiwi tena kwako na tuigawanye katika maamuzi halisi yaliyomo ndani yake.
• Tuchague ngazi moja unayoweza kuomba kuisimamia, kisha tuweke wazi mpaka wake na sehemu moja ya ukaguzi yenye manufaa.
• Tuulize ni matokeo gani yangefanya ngazi inayofuata iwe na msingi wa kujadili, ili mazungumzo yajayo yaanze na kazi iliyokamilika badala ya ahadi nyingine.

---

Iliyotangulia: [Makala iliyotangulia ya nchi na lugha hii]

Inayofuata: [Makala inayofuata ya nchi na lugha hii]