Cara Membina Kepercayaan dengan Rakan Sekerja Tanpa Memaksa Diri Berbual Ringan

Anda mahu dia mempercayai anda, tetapi anda tidak mahu berpura-pura menjadi lebih peramah. Bolehkah kita bina kepercayaan dengan cara lain?

Mungkin anda berjumpa orang yang sama hampir setiap hari.

Anda saling menyapa. Kadang-kadang anda bekerja pada tugas yang sama. Tiada masalah antara anda berdua.

Kemudian orang lain masuk ke dalam bilik dan mula berbual dengan mudah. Dalam beberapa minit, orang sekeliling sudah ketawa. Anda mungkin tertanya-tanya sama ada kepercayaan memang terbina begitu, dan sama ada sifat pendiam membuatkan anda berada dalam keadaan yang kurang baik.

Untuk hubungan yang satu ini, mari kita cuba cara yang berbeza.

Anda tidak perlu mencipta lebih banyak perbualan daripada yang diperlukan oleh kerja. Kita boleh menjadikan perbualan yang memang sudah berlaku lebih mudah difahami dan lebih mudah diperbaiki apabila ada sesuatu yang tersilap.

Cara yang tenang untuk membina kepercayaan

• Mari kita tunjukkan apa yang kita dengar sebelum bertindak.
• Mari kita jelaskan langkah seterusnya supaya kesunyian tidak bertukar menjadi teka-teki.
• Mari kita anggap pembetulan sebagai perkara biasa supaya salah faham kecil tidak menjadi pertelingkahan peribadi.

1. Tunjukkan apa yang anda faham sebelum bertindak

Seorang rakan sekerja menerangkan satu tugas kepada anda.

Anda mendengar. Anda faham. Anda berkata, “Baik,” lalu kembali melihat skrin anda.

Dari sudut anda, semuanya mungkin sudah jelas. Tetapi orang itu tidak dapat melihat apa yang ada dalam fikiran anda.

Adakah anda memahami seluruh permintaan itu? Adakah satu bahagian membawa maksud yang berbeza bagi anda? Adakah anda berdua membayangkan hasil yang sama?

Anda tidak perlu memberi jawapan yang panjang. Anda boleh membuat semakan kefahaman: satu ayat pendek yang menyatakan apa yang anda rasa telah anda dengar.

Contohnya:

“Jadi, anda mahu bahagian pertama diubah, tetapi bahagian kedua dibiarkan seperti sekarang. Betul begitu?”

Sekarang orang itu boleh berkata, “Ya.”

Atau dia boleh berkata, “Hampir. Bahagian pertama pun kekalkan—saya cuma maksudkan jadual itu.”

Kursor masih berkelip pada skrin. Belum ada kerja yang dibuang. Tiada siapa perlu menerangkan kemudian mengapa hasil akhirnya tidak seperti yang dimaksudkan.

Semakan kefahaman paling berguna apabila maksud sesuatu benar-benar penting: tarikh akhir, perubahan pada kerja bersama, permintaan yang mempunyai beberapa bahagian, atau sesuatu yang anda sendiri belum pasti. Jika permintaan itu sudah mudah dan jelas, anda tidak perlu mengulanginya.

Kepercayaan di sini bukan tentang kedengaran menawan. Anda hanya memberi orang itu peluang kecil untuk melihat bahawa kata-katanya sampai kepada anda dengan tepat.

2. Jelaskan langkah seterusnya supaya dia tidak perlu meneka

Anda boleh memahami sesuatu tugas dengan betul tetapi masih meninggalkan satu lagi jenis ketidakpastian.

Apa yang berlaku selepas ini?

Bayangkan seorang rakan sekerja menghantar dokumen yang perlu diubah. Anda membalas, “Baik.”

Dua jam berlalu.

Dia mungkin tidak tahu sama ada anda sudah mula, bila dia akan mendengar daripada anda semula, atau bahagian mana yang anda mahu ubah.

Anda tidak perlu menghantar mesej sepanjang petang. Satu jawapan yang jelas boleh mengurangkan banyak teka-teki:

“Saya akan kemas kini dua bahagian pertama dan hantar semula petang ini. Bahagian terakhir saya akan biarkan seperti sekarang.”

Sekarang orang itu mempunyai gambaran yang mudah tentang apa yang akan berlaku seterusnya.

Perbezaan ini penting kerana bercakap lebih kerap tidak sama dengan berkomunikasi dengan lebih baik. Satu kajian yang diterbitkan dalam European Management Journal meneliti pekerja jarak jauh semasa sekatan pandemik. Dalam keadaan itu, para penyelidik mendapati bahawa penurunan kepercayaan yang berkait dengan rasa terasing daripada orang di tempat kerja lebih banyak diterangkan oleh komunikasi dan perkongsian maklumat yang lebih lemah berbanding kekerapan orang berkomunikasi. Mereka menerangkan komunikasi kerja yang baik sebagai tepat, pada masanya, dan berguna. (van Zoonen, Sivunen dan Blomqvist, European Management Journal)

Kajian itu berkaitan dengan kerja jarak jauh dalam satu tempoh yang luar biasa, jadi ia tidak membuktikan bahawa setiap tempat kerja berfungsi dengan cara yang sama. Tetapi ia memberi kita satu perbezaan yang berguna: lebih banyak mesej dan mesej yang lebih jelas bukan perkara yang sama.

Itu boleh melegakan jika anda seorang yang pendiam.

Bayangkan dua petang yang sama-sama sunyi.

Dalam satu keadaan, rakan sekerja anda berkali-kali melihat tetingkap mesej dan tertanya-tanya sama ada dia perlu bertanya lagi.

Dalam keadaan yang satu lagi, dia sudah tahu apa yang anda sedang ubah dan bila anda akan kembali dengan hasilnya.

Kedua-dua petang mungkin mempunyai sangat sedikit perbualan. Hanya satu daripadanya mempunyai teka-teki yang tidak perlu.

3. Mudahkan untuk berkata, “Bukan itu yang saya maksudkan”

Sekarang bayangkan anda sudah menyiapkan kerja itu.

Rakan sekerja anda melihatnya lalu berkata:

“Sebenarnya, bukan itu yang saya maksudkan.”

Mungkin ada satu saat yang terasa tegang.

Anda sudah mendengar. Anda sudah cuba melakukannya dengan betul. Pembetulan itu mungkin terasa seperti kritikan walaupun sebenarnya ia hanya maklumat.

Anda boleh terus mempertahankan diri:

“Tapi itu yang anda cakap.”

Atau anda boleh membiarkan ruang untuk membetulkannya:

“Baik, saya faham bahagian itu dengan cara yang berbeza. Terima kasih kerana perasan—mari kita betulkan.”

Anda bukan mengatakan bahawa setiap kesilapan ialah salah anda. Anda cuma mengatakan bahawa memahami maksud yang betul lebih penting daripada memenangi pertengkaran kecil.

Penyelidik menggunakan istilah keselamatan psikologi untuk kepercayaan bersama dalam satu pasukan bahawa seseorang selamat mengambil risiko dalam hubungan dengan orang lain. Dalam bahasa yang lebih mudah, ia bermaksud anda rasa boleh mengatakan sesuatu yang mungkin membuat anda terasa terdedah, seperti mengaku bahawa anda tidak pasti. Dalam kajian Amy Edmondson terhadap 51 pasukan kerja di sebuah syarikat pembuatan, tahap keselamatan psikologi yang lebih tinggi dikaitkan dengan lebih banyak tindakan yang membantu pasukan belajar. (Edmondson, Administrative Science Quarterly)

Kajian itu melihat keseluruhan pasukan. Satu ayat yang tenang antara dua rakan sekerja tidak boleh mewujudkan suasana seperti itu untuk seluruh pasukan dengan sendirinya.

Tetapi ia memberi kita gambaran yang berguna.

Jika setiap pembetulan kepada anda biasanya membawa kepada sikap mempertahankan diri atau pertengkaran, orang lain mungkin menjadi lebih berhati-hati untuk bersuara. Jika pembetulan boleh berakhir dengan, “Baik, saya nampak perbezaannya,” perbualan menjadi lebih mudah.

Dan ruang itu terbuka untuk kedua-dua pihak.

Seminggu kemudian, mungkin anda pula yang perlu berkata:

“Mungkin saya faham bahagian ini berbeza daripada anda. Boleh kita semak bahagian ini?”

Bilik itu tidak tiba-tiba menjadi lebih meriah. Mungkin tiada jenaka dan tiada perbualan yang panjang.

Hanya ada dua orang yang melihat kerja yang sama dan memudahkan satu sama lain untuk menjelaskan apa yang sebenarnya dimaksudkan.

Kepercayaan menjadi lebih mudah apabila tiada siapa perlu meneka

Tiga bahagian ini berfungsi bersama mengikut urutan.

Mula-mula, anda menunjukkan apa yang anda dengar. Ini membantu menangkap perbezaan maksud sebelum ia menjadi kerja yang sia-sia.

Kemudian, anda menjelaskan langkah seterusnya. Apabila maksud sudah dikongsi dengan jelas, orang lain tidak memerlukan mesej tambahan hanya untuk mengetahui apa yang sedang berlaku.

Akhir sekali, anda memudahkan pembetulan. Jika salah seorang daripada anda tersalah faham, hubungan itu tidak perlu menukar kesilapan menjadi saling menyalahkan.

Setiap bahagian menghapuskan satu soalan yang berbeza: Adakah anda faham saya? Apa yang berlaku selepas ini? Apa yang berlaku jika salah seorang daripada kita tersilap?

Anda tidak perlu menghapuskan setiap kesunyian antara anda berdua.

Kita cuma menjadikan kesunyian itu lebih mudah untuk dilalui.

Ini berbeza daripada menjadi orang yang paling peramah di dalam bilik. Bagi dua orang yang mahu bekerja dengan baik bersama, cara ini memberi kepercayaan ruang yang praktikal untuk tumbuh.

Bergerak lebih dekat kepada diri yang anda mahu jadi

• Mari kita mulakan dengan seorang rakan sekerja yang memang sudah bekerja dengan anda, bukan cuba menjadi lebih sosial dengan semua orang.
• Mari kita gunakan satu semakan kefahaman yang pendek apabila maksud sesuatu penting: “Jadi, apa yang anda perlukan ialah ___ — betul begitu?”
• Mari kita beri ruang untuk “Bukan itu yang saya maksudkan…” daripada mana-mana pihak dan anggapnya sebagai maklumat berguna yang boleh kita selesaikan bersama.