Cara Menyusun Semula Pelan Apabila Fakta Berubah: 3 Pengajaran daripada Apollo 13

Anda sudah merancang dengan teliti, tetapi pelan itu tidak lagi sepadan dengan realiti. Apa sebenarnya yang kita cuba selamatkan?

Bayangkan kalendar anda masih terbuka pada skrin.

Blok masa yang anda susun beberapa hari lalu masih ada. Tetapi tarikh akhir berubah. Seseorang yang anda harapkan tidak tersedia. Maklumat baharu mengubah masalah. Alat yang anda jangka boleh digunakan tidak lagi berfungsi.

Pelan itu kelihatan sama.

Realitinya tidak.

Di sinilah muncul pilihan yang tidak selesa. Adakah anda kekal setia kepada pelan itu kerana anda sudah meluangkan masa membuatnya, atau menukar arah kerana fakta yang menjadi asasnya sudah berubah?

Apollo 13 memberi kita satu cara yang berguna untuk memikirkan saat seperti ini.

Tarikh akhir biasa tidak boleh dibandingkan dengan kecemasan di angkasa. Kita hanya mengambil corak membuat keputusan: apabila fakta baharu menjadikan laluan asal tidak lagi boleh digunakan, asingkan perkara yang masih penting daripada laluan yang sudah tidak berfungsi.

Kaedah tiga bahagian apabila fakta berubah

• Mari kita lindungi matlamat yang masih penting, bukan setiap langkah dalam pelan lama.
• Mari kita bina semula berdasarkan had dan sumber yang benar-benar ada sekarang.
• Mari kita uji laluan baharu sebelum kita bergantung padanya.

1. Asingkan matlamat sebenar daripada laluan yang anda rancang

Apabila sesuatu pelan gagal, mudah untuk menganggap pelan itu sendiri sebagai matlamat.

Mungkin anda berjanji kepada diri sendiri untuk menyiapkan dua puluh slaid, lima sesi belajar, satu tarikh pelancaran tertentu, atau satu cara khusus untuk menyiapkan projek. Selepas banyak usaha, laluan itu boleh mula terasa seperti hasil yang anda cuba lindungi.

Apollo 13 menunjukkan mengapa kedua-duanya perlu dipisahkan.

Apollo 13 dilancarkan pada 11 April 1970 untuk pendaratan di Bulan yang telah dirancang. Pada 13 April, sebuah tangki oksigen dalam service module—bahagian yang membekalkan sistem penting untuk kuasa dan oksigen—pecah. Pendaratan di Bulan dibatalkan. Anak kapal berpindah ke lunar module Aquarius, pesawat yang dibina untuk pendaratan di Bulan, lalu menggunakannya sebagai tempat berlindung sementara mereka berusaha untuk kembali ke Bumi dengan selamat. NASA menerangkan misi itu sebagai berubah daripada misi pendaratan di Bulan kepada misi untuk terus hidup dan pulang dengan selamat. (NASA)

Untuk masalah perancangan kita, idea yang berguna itu mudah: laluan berubah, tetapi masih ada sesuatu yang lebih penting untuk dilindungi.

Bayangkan contoh di tempat kerja.

Anda merancang untuk menyiapkan pembentangan dua puluh slaid sebelum hari Jumaat. Pada hari Rabu, sebahagian data yang anda perlukan tidak lagi tersedia.

Anda boleh menerangkan keadaan itu dalam dua baris:

Laluan yang anda rancang: Siapkan semua dua puluh slaid sebelum hari Jumaat.

Hasil yang masih penting: Berikan pasukan maklumat yang cukup dan boleh dipercayai untuk membuat keputusan pada hari Jumaat.

Dua ayat itu tidak sama.

Jika data yang hilang tidak dapat disahkan tepat pada masanya, memaksa diri menyiapkan semua dua puluh slaid mungkin menjejaskan hasil yang benar-benar penting. Anda mungkin mengisi ruang kosong dengan andaian yang lemah hanya untuk mengekalkan bentuk pelan lama.

Pembentangan yang lebih pendek dan hanya menggunakan maklumat yang telah disahkan mungkin lebih baik untuk mencapai matlamat sebenar.

Ini tidak bermaksud kita perlu mengubah pelan setiap kali ia terasa meletihkan. Jika fakta masih sama dan pelan masih sesuai, ketekunan mungkin memang yang anda perlukan.

Kaedah ini bermula apabila satu fakta penting benar-benar berubah.

Pada saat itu, satu soalan boleh menjernihkan keadaan:

“Jika saya tidak lagi boleh menggunakan laluan ini, hasil apa yang masih penting?”

Pelan lama beralih ke tepi seketika. Destinasi menjadi jelas semula.

2. Lukis semula masalah berdasarkan had yang anda ada sekarang

Selepas anda tahu apa yang masih penting, bahaya seterusnya ialah membina pelan gantian menggunakan andaian lama.

Pelan pertama anda mungkin mengandaikan anda ada dua hari, satu alat tertentu, seseorang tertentu, atau satu maklumat tertentu. Jika salah satu fakta itu berubah, pelan baharu mesti bermula daripada realiti baharu.

Apollo 13 terpaksa melakukan perkara yang sama pada tahap yang jauh lebih serius.

NASA merekodkan bahawa lunar module direka untuk menyokong dua orang selama dua hari, tetapi kini perlu menyokong tiga orang selama kira-kira empat hari. Air dan kuasa elektrik perlu diurus dengan teliti. Karbon dioksida juga menjadi bahaya. Command module—kapsul anak kapal yang digunakan untuk sebahagian besar penerbangan dan untuk kembali melalui atmosfera Bumi—mempunyai filter cartridges yang boleh menyingkirkan karbon dioksida. Tetapi cartridges itu berbentuk segi empat, manakala bukaan dalam sistem lunar module berbentuk bulat. (NASA)

Anak kapal mempunyai penapis yang berguna.

Mereka mempunyai sistem yang memerlukan penapis.

Tetapi kedua-duanya tidak muat bersama.

Masalah itu mula boleh diselesaikan hanya apabila mereka bekerja berdasarkan had sebenar tersebut, bukan berdasarkan reka bentuk yang wujud sebelum kemalangan.

Versi anda mungkin jauh lebih kecil, tetapi jenis penyusunan semula yang sama boleh membantu.

Bayangkan anda menjangka mempunyai dua hari untuk menyiapkan satu laporan penting, tetapi permintaan baharu meninggalkan anda dengan hanya empat jam.

Meja anda tiba-tiba terasa lebih sempit. Mesej masuk tanpa henti. Beberapa tab pelayar terbuka. Hamparan data yang anda tunggu masih belum muncul.

Daripada bertanya, “Bagaimana saya hendak selamatkan semuanya?”, mari kita lukis semula masalah itu dengan tiga baris:

Apa yang mesti tetap dilindungi? Angka yang kita berikan kepada orang lain mesti betul.

Apa yang kita tidak lagi boleh andaikan? Hamparan data yang hilang akan tiba sebelum tarikh akhir.

Apa yang masih boleh kita gunakan? Angka yang telah disahkan, draf sedia ada, dan empat jam.

Sekarang masalah itu mempunyai sempadan yang jelas.

Had bukan alasan untuk berputus asa. Ia ialah fakta yang memberitahu anda di mana penyelesaian baharu perlu muat.

Jika anda mengabaikan had yang sebenar, ia tidak akan hilang. Ia hanya akan muncul semula kemudian, selepas anda meluangkan lebih banyak masa pada pelan yang bergantung pada andaian bahawa had itu tidak wujud.

Melihat had dengan jelas mungkin terasa menyekat pada mulanya. Tetapi ia juga menunjukkan apa yang masih tersedia.

3. Uji laluan baharu sebelum anda bergantung padanya

Apabila pelan lama gagal, idea baharu boleh terasa menarik hanya kerana ia baharu.

Itu juga satu risiko.

Pelan gantian mungkin menyelesaikan masalah lama, tetapi ia juga boleh mengandungi andaian baharu. Sebelum anda membina semuanya di atas pelan itu, ada baiknya menguji bahagian yang boleh membuktikan ia salah.

NASA merekodkan bahawa prosedur Apollo 13 yang benar-benar baharu ditulis dan diuji dalam simulator sebelum dihantar kepada anak kapal. Apabila karbon dioksida menjadi masalah, pasukan di Bumi turut mereka bentuk dan menguji susunan penapis sementara sebelum memberitahu angkasawan cara membinanya di angkasa. Rekod imej NASA tentang peranti itu, yang dikenali sebagai “mail box”, menyatakan bahawa ia direka dan diuji di Bumi sebelum dicadangkan kepada anak kapal. (NASA) (NASA)

Untuk projek biasa, ini tidak bermaksud setiap keputusan memerlukan simulasi rasmi.

Maksudnya, laluan baharu perlu mendapatkan kepercayaan anda sebelum seluruh pelan bergantung padanya.

Bayangkan pengurus anda memberitahu bahawa laporan panjang yang anda tulis tidak menjawab soalan yang sebenarnya mereka perlukan.

Anda boleh terus menulis semula semua empat puluh halaman.

Atau anda boleh bina semula satu halaman dahulu: ringkasan.

Di bahagian atas, tulis soalan sebenar. Di bawahnya, letakkan tiga maklumat yang menjawab soalan itu secara langsung.

Kemudian lihat halaman itu.

Adakah hujahnya kini membawa kepada keputusan yang perlu disokong oleh laporan tersebut?

Jika ya, anda mempunyai bukti bahawa struktur baharu mungkin berfungsi.

Jika tidak, anda sudah mengetahuinya sebelum menulis semula tiga puluh sembilan halaman yang lain.

Idea yang sama boleh digunakan pada alat, aliran kerja, penerangan, atau jadual. Uji bahagian yang membawa ketidakpastian terbesar sebelum seluruh pelan bergantung padanya.

Ujian yang berguna tidak perlu membuktikan bahawa keseluruhan pelan masa depan akan berjaya.

Ia hanya perlu menjawab soalan yang boleh menyebabkan pelan baharu gagal.

Itulah yang membezakannya daripada sekadar “bermula kecil”. Saiz bukan perkara utama.

Maklumat baharu itulah perkara utama.

Matlamat, had, dan ujian perlu bekerja bersama

Tiga bahagian ini menyelesaikan tiga masalah yang berbeza, dan susunannya penting.

Pertama, mengasingkan matlamat daripada laluan lama menghalang anda daripada menganggap satu pelan sebagai satu-satunya bentuk kejayaan.

Kedua, menamakan had baharu menghalang anda daripada membina pelan gantian berdasarkan fakta yang tidak lagi benar.

Ketiga, menguji bahagian yang paling penting memberi anda bukti baharu sebelum anda menggunakan lebih banyak masa, tenaga, atau wang pada pelan gantian itu.

Jika anda menguji sebelum menentukan apa yang cuba dilindungi, anda mungkin menguji perkara yang salah. Jika anda memilih laluan baharu sebelum menerima had baharu, pelan gantian boleh gagal atas sebab yang sama seperti pelan pertama. Dan jika anda berhenti selepas mengenal pasti matlamat dan had, anda mungkin memahami masalah dengan jelas tetapi masih tidak tahu sama ada laluan seterusnya akan berfungsi.

Kaedah ini bukan untuk setiap minggu yang sukar atau setiap saat apabila motivasi menurun.

Ia untuk saat yang lebih khusus: apabila realiti telah berubah cukup banyak sehingga pelan lama tidak lagi sepadan dengan masalah.

Pada ketika itu, menukar laluan bukan bermaksud meninggalkan matlamat.

Ia mungkin cara paling jelas untuk terus bergerak ke arahnya.

Bergerak lebih dekat kepada diri yang anda mahu jadi

• Mari kita ambil satu pelan yang bermasalah dan asingkannya kepada dua baris: “Laluan yang saya rancang ialah ___” dan “Hasil yang masih penting ialah ___.”
• Mari kita namakan satu fakta yang kita tidak lagi boleh andaikan dan satu sumber berguna yang masih tersedia.
• Mari kita pilih satu ujian yang menjawab soalan terbesar dalam laluan baharu sebelum kita membina bahagian lain di atasnya.