Kapag Dinagdagan ng Boss ang Trabaho Mo, Itanong Kung Ano ang Kailangang Ilipat

Puno na ang iskedyul. Bakit madali pa ring lumabas ang “sige”?

Isipin mong nasa kalagitnaan ka ng report na kailangang ipasa bukas.

Puno ng notes ang screen mo. May dalawa pang trabahong naghihintay. Tapos may mensahe ang manager:

“Pwede mo bang ihanda ang mga slide na ito bago maghapon?”

Maaaring gusto mo talagang tumulong, kaya ang “sige” ang parang pinakamaayos at pinakakooperatibong sagot.

Pero hindi nadaragdagan ang oras mo dahil lang may bagong gawain. Kung puno na ang iskedyul, may kailangang magbago: alin ang mauuna, alin ang uusog ang deadline, sino ang gagawa, o gaano kalaki ang saklaw ng trabaho.

Dito mahalaga ang isang malinaw na pagkakaiba:

Magkaiba ang “ayaw kong tumulong” at “hindi ko matatapos ang lahat sa kasalukuyang mga deadline.”

Maaaring handa ka namang gawin ang bagong gawain. Ang mahirap ay ang tanggapin ang bagong trabaho habang walang binabago sa lahat ng nauna mo nang commitment.

Kaya sa halip na agad tumanggap o tumanggi, ilabas muna ang kailangang trade-off.

Huwag tanggihan ang mismong gawain kung ang tunay na problema ay ang banggaan ng mga trabaho

Halimbawa, hindi kayang matapos sa oras pareho ang bagong slides at ang report para sa kliyente.

Ihambing ang dalawang sagot:

“Pasensya na, sobrang dami ko nang ginagawa. Hindi ko kaya.”

at:

“Kaya kong kunin ang gawaing ito, pero hindi ko matatapos pareho ito at ang client report sa kasalukuyang mga deadline. Alin ang gusto ninyong unahin ko?”

Binabago ng ikalawang sagot ang direksiyon ng usapan.

Hindi mo sinasabing, “Ayokong gawin ito.”

Ang sinasabi mo ay, “Hindi kasya ang dalawang commitment na ito sa kasalukuyang kondisyon. Alin ang dapat mauna?”

May kapaki-pakinabang na pampublikong sanggunian para sa pagkakaibang ito. Sa Management Standards ng UK Health and Safety Executive (HSE), ang workload ay tinatalakay sa ilalim ng “Demands”, at ang magkakasalungat na requirements ay nasa ilalim ng “Role”. Sinasabi ng HSE na dapat magtakda ang mga organisasyon ng mga demand na kayang matugunan sa loob ng napagkasunduang oras ng trabaho at, hangga’t maaari, gawing magkatugma ang iba’t ibang requirement, habang may paraan din para maiparating ng mga empleyado ang mga conflict. Gabay ito ng UK tungkol sa work-related stress, hindi tuntuning awtomatikong naaangkop sa bawat workplace o bansa. HSE: Demands HSE: Role

Mas simple ang praktikal na punto: kapag nagsalpukan ang dalawang prayoridad, huwag hayaang maging dalawang sabay na pangako ang conflict na iyon nang hindi napag-uusapan.

Gawing desisyong kayang sagutin ng manager ang problema

Kapag malinaw na ang conflict, hindi mo kailangang magpaliwanag nang mahaba kung gaano ka ka-busy.

Gawing isang konkretong desisyon ang sitwasyon.

Halimbawa, due sa Miyerkules ang Task A, tapos hinihingi ng manager na matapos din sa Miyerkules ang Task B.

Kung puwedeng ilipat ang deadline ng bagong gawain:

“Kaya kong kunin ito. Sa workload ko ngayon, mas realistic ang Biyernes. Pwede bang iyon ang deadline?”

Kung hindi puwedeng baguhin ang bagong deadline:

“Kaya kong tapusin ito sa Miyerkules, pero kailangang maurong ang Task A. Alin ang dapat mauna?”

Kung puwedeng ibang tao ang humawak:

“Hindi kasya ang oras ko para matapos pareho sa Miyerkules. Puwede bang ibang tao ang kumuha nito, o puwede nating hatiin ang trabaho?”

Kung malinaw na bagong gawain na ang mas mataas na prayoridad:

“Sige. Ito muna ang uunahin ko. Ibig sabihin, mauurong sa Biyernes ang Task A—iyon ba ang gusto ninyong adjustment?”

Hindi nakadepende ang mga sagot na ito sa pagpapatunay na “sapat na busy” ka.

Ginagawa lang nitong konkreto ang desisyong kailangang gawin.

May bagong request. May nauna ka nang commitment. Kung hindi kayang panatilihin ang pareho sa parehong kondisyon, may kailangang baguhin.

Mas madali itong pag-usapan kaysa sa malabong argumento tungkol sa kung sobra na ba talaga ang trabaho mo.

Hindi garantiya ng malinaw na pananalita ang komportableng resulta

Minsan sasabihin ng manager:

“Unahin mo ang slides. Bukas na ang report.”

Malinaw na ngayon ang prayoridad.

Minsan, talagang urgent ang bagong gawain. Maaaring may problema ang customer, safety issue, production failure, o iba pang hindi inaasahang pangyayari na makatuwirang mauna sa dati nang naka-planong trabaho.

Sa ganitong sitwasyon, mas kapaki-pakinabang na kumpirmahin ang bagong prayoridad kaysa ipilit ang lumang iskedyul:

“Sige. Lilipat muna ako rito ngayon. Para malinaw lang, hindi na ang report ang prayoridad para ngayong araw, tama?”

Pero may mas mahirap ding sitwasyon.

Maaaring igiit ng manager na hindi puwedeng baguhin ang alinmang deadline. Maaari ring wala nang ibang available na tao. Sa ilang trabaho, maaaring maliit lang din ang kalayaan mong tumanggi sa direktang ibinigay na gawain.

Hindi kayang garantiya ng magandang wording na mawawala ang mga limitasyong iyon.

Pero kaya nitong pigilan na manatiling nakatago ang isang sitwasyong hindi realistiko.

Halimbawa:

“Naiintindihan ko. Uunahin ko ang slides. Kung mananatiling pareho ang dalawang deadline, hindi ko maipapangako na matatapos din ang report bukas ng umaga. Magbibigay ako ng status update ngayong hapon.”

Sa ganitong paraan, tinanggap mo ang prayoridad ng manager nang hindi nagpapanggap na nawala na ang problema sa kapasidad.

Kung paulit-ulit itong nangyayari, maaaring hindi na ang problema ay kung paano tumanggi sa isang request. Maaaring nasa paraan na ng pagtakda ng workload at priorities ang problema. Walang iisang communication script na kayang ayusin ang bawat problema sa workplace.

Isang linyang puwede mong gamitin sa susunod

Hindi mo kailangan ng perpektong speech sa susunod na may bagong request.

Maaari kang magsimula rito:

“Kaya kong tumulong dito. Pero sa kasalukuyan kong trabaho, hindi ko kayang maabot ang parehong deadline. Alin ang gusto ninyong unahin ko?”

Pagkatapos, iangkop ang ikalawang bahagi sa totoong pagpipilian: mas late na deadline, ibang taong hahawak, o isang kasalukuyang gawain na kailangang iurong.

Ang layunin ay hindi maging mas mahusay sa pagsasabi ng “hindi”.

Ang layunin ay huwag sabay-sabay umoo sa mga pangakong hindi kayang tuparin nang magkakasabay.

Kapag may isa pang gawaing idinagdag sa iskedyul na puno na, isang tanong ang puwedeng maglabas sa nakatagong desisyon:

“Ano ang kailangang iurong?”