Khi bạn đã làm phần của mình: 3 cách để không biến chờ đợi thành việc phải làm

Chúng ta đã bấm gửi rồi. Vậy tại sao vẫn có cảm giác như còn việc gì đó phải làm?

Bạn vừa kết thúc một buổi phỏng vấn trực tuyến sau giờ làm ở Thành phố Hồ Chí Minh và đóng máy tính lại.

Vài phút sau, bạn nhìn điện thoại.

Chưa có hồi đáp.

Bạn bắt đầu làm việc khác, nghe điện thoại rung nhẹ trên bàn rồi lại nhìn sang.

Vẫn chưa có gì.

Khi câu trả lời quan trọng với mình, sự im lặng rất dễ khiến tình huống có vẻ như vẫn đang đòi hỏi hành động.

Đầu óc có thể tự tạo thêm việc: gửi thêm một tin nhắn, sửa lại thứ đã gửi, đoán xem người kia đang nghĩ gì.

Nhưng một tình huống chưa kết thúc không có nghĩa là phần việc của bạn vẫn chưa kết thúc.

Trong bản dịch tiếng Anh của Elizabeth Carter về Enchiridion của Epictetus, phần 1 mở đầu bằng câu:

“Some things are in our control and others not.”

Cùng đoạn đó xếp “whatever are our own actions” vào nhóm những điều nằm trong tầm kiểm soát của chúng ta, còn danh tiếng và quyền hành thì không. Bạn có thể đọc đoạn này trong MIT Internet Classics Archive.

Trong đời sống hằng ngày, ta có thể biến sự phân biệt ấy thành một câu hỏi đơn giản:

Điều gì vẫn cần hành động từ mình, và điều gì giờ phải diễn ra ở phía bên ngoài mình?

Hãy cùng ngừng giao thêm việc cho sự im lặng

• Hãy cùng xác định nơi phần của chúng ta kết thúc và lựa chọn của người khác bắt đầu.
• Hãy cùng chọn một hành động mà chúng ta có thể hoàn tất mà không cần ai cho phép.
• Hãy cùng dùng câu trả lời sau cùng để học, thay vì dùng nó để kết luận toàn bộ nỗ lực của mình là tốt hay tệ.

1. Tách phần bạn vẫn có thể hoàn tất khỏi phần bạn không thể quyết định

Hãy hình dung bạn vừa hoàn thành một buổi phỏng vấn trực tuyến trong căn phòng của mình ở Thành phố Hồ Chí Minh.

Bạn hy vọng được chọn, nhưng suy nghĩ “mình cần họ chọn mình” đang ghép phần việc của bạn và quyết định của họ thành một vấn đề duy nhất.

Phần của bạn gồm cách bạn chuẩn bị, cách bạn trả lời, việc bạn có hứa gửi thêm thông tin hay không và điều bạn có thể cải thiện.

Phần của họ gồm việc họ còn nói chuyện với ai, vị trí đó cần gì, khi nào họ quyết định và cuối cùng họ chọn ai.

Sự phân biệt của Epictetus giúp chúng ta giữ hai phần ấy tách biệt. Nó không có nghĩa là kết quả không quan trọng; nó có nghĩa là bạn không thể hành động thay cho quyết định của người khác.

Bạn có thể kẻ một đường ranh kiểm soát đơn giản:

Vẫn là phần của mình

• Gửi thông tin mình đã hứa.
• Ghi lại câu hỏi phỏng vấn khiến mình lúng túng.
• Chuẩn bị câu trả lời rõ hơn trước một buổi phỏng vấn phù hợp khác.

Không phải phần mình quyết định

• Lựa chọn cuối cùng.
• Những người khác đang được cân nhắc.
• Chính xác lúc nào câu trả lời đến.
• Người kia hình thành ấn tượng gì sau cuộc trò chuyện.

Những điều ở phía thứ hai vẫn có thể rất quan trọng với bạn mà không trở thành thứ bạn kiểm soát được.

Hãy hình dung tiếng xe ngoài đường vào buổi tối khi máy tính của bạn đã đóng. Bạn ghi lại một điều hữu ích cho lần phỏng vấn sau, đặt bút xuống và để công ty tự đưa ra quyết định thuộc về họ.

Chưa có kết quả nào được quyết định.

Nhưng bạn đã thôi nhầm lẫn giữa chờ đợi và làm việc.

2. Chọn một bước tiếp theo có điểm dừng rõ ràng

Giả sử lần chờ đợi này đến sau một tin nhắn khó nói với người thân ở Hà Nội.

Bạn đã xin lỗi, nhưng người kia chưa trả lời.

Bạn có thể mong họ tha thứ, nhưng “làm cho họ tha thứ” không phải việc bạn có thể tự mình hoàn tất.

Bạn có thể kiểm tra xem lời xin lỗi đã nói rõ điều mình làm sai chưa. Bạn có thể sửa một việc cụ thể nếu vẫn còn sửa được, rồi để người kia có khoảng trống quyết định họ cần gì tiếp theo.

Sau đó, hành động trước mắt của bạn có thể đã hoàn tất dù mối quan hệ vẫn chưa ổn hẳn.

Cách này cũng dùng được khi bạn gửi công việc cho người khác. Hãy hình dung bạn vừa gửi một đề xuất cho một khách hàng nhỏ ở Đà Nẵng và đang chờ phản hồi.

Kết quả mình hy vọng:
Khách hàng chấp nhận đề xuất.

Phần phụ thuộc vào họ:
Họ có đồng ý hay không.

Phần mình có thể hoàn tất:
Kiểm tra điều mình đã cam kết, gửi phần thật sự còn thiếu và chọn lúc mình sẽ kiểm tra phản hồi lần nữa.

Bước cuối này tạo ra một mốc kiểm tra tiếp theo. Đó chỉ là một thời điểm sau này khi thông tin mới có thể tạo ra một quyết định thật sự cho bạn.

Cho đến lúc đó, mở email hoặc ứng dụng nhắn tin vài phút một lần không tạo ra hành động hữu ích mới.

Bạn có thể cất điện thoại khi ăn, trên đường về nhà hoặc khi bắt đầu một việc khác.

Câu trả lời vẫn quan trọng.

Nó chỉ không cần chiếm lấy từng phút trước khi xuất hiện.

3. Khi câu trả lời đến, hãy xem nó là thông tin thay vì một phán quyết

Vài ngày sau, phản hồi đến khi bạn đang ngồi trong một quán cà phê trước lúc về nhà.

Câu trả lời là không.

Lúc này, sẽ hữu ích hơn nếu tách hai câu hỏi:

Điều gì đã xảy ra?

Và:

Kết quả này thực sự cho mình biết điều gì về phần mình đã làm?

Một đề xuất rõ ràng và cẩn thận vẫn có thể bị từ chối. Một đề xuất làm vội đôi khi vẫn có thể được chấp nhận.

Vì vậy, kết quả quan trọng nhưng không phải là điểm số hoàn hảo cho chất lượng hành động của bạn.

Hãy chỉ dùng những thông tin mà kết quả thật sự cung cấp.

Nếu nhiều người đều hiểu sai cùng một đoạn trong đề xuất, cách diễn đạt đó có thể cần sửa. Nếu nhiều buổi phỏng vấn đều cho thấy cùng một kỹ năng còn thiếu, mẫu lặp đó có thể chỉ ra điều đáng để bạn luyện thêm.

Bạn vẫn có thể thất vọng khi đọc câu trả lời.

Hãy quay lại đường ranh kiểm soát và hỏi xem thông tin mới này có làm thay đổi điều gì bạn có thể làm hay không.

Nếu có, bạn đã có một hành động mới.

Nếu không, hôm nay có thể không còn gì cần giải quyết thêm trong tình huống này.

Kết quả có thể khiến bạn buồn mà không cần biến thành mệnh lệnh phải tiếp tục làm phần việc vốn không còn thuộc về mình.

Trước hết xác định ranh giới, sau đó hoàn tất phần của mình, rồi học từ điều quay trở lại

Ba bước này đi cùng nhau vì mỗi bước giải quyết một vấn đề khác nhau.

Đường ranh kiểm soát ngăn lựa chọn của người khác biến thành khối lượng công việc của bạn. Một bước tiếp theo có thể hoàn tất giúp nỗ lực của bạn đi vào một việc hữu ích. Sau đó, kết quả cuối cùng cung cấp thông tin có thể giúp lần thử sau tốt hơn.

Thứ tự này quan trọng.

Nếu bỏ qua ranh giới, bạn có thể tiếp tục gửi tin nhắn dù phần việc hữu ích đã xong. Nếu bỏ qua bước hành động tiếp theo, bạn có thể hiểu tình huống nhưng vẫn dành cả buổi tối để nghĩ vòng quanh nó.

Nếu bỏ qua kết quả, bạn có thể bỏ lỡ phản hồi thật sự đáng để thay đổi.

Mục tiêu không phải là ngừng quan tâm.

Mục tiêu là quan tâm đến câu trả lời mà không cố làm thay một quyết định vốn còn thuộc về người khác.

Tiến gần hơn đến con người bạn muốn trở thành

• Hãy cùng lấy một câu trả lời mà chúng ta đang chờ và chia tình huống thành Vẫn là phần của mình và Không phải phần mình quyết định.
• Hãy cùng chọn một hành động hữu ích ở phía đầu tiên mà hôm nay có thể thật sự đi đến điểm kết thúc.
• Hãy cùng quyết định khi nào sẽ kiểm tra thông tin mới lần nữa, rồi trả khoảng thời gian ở giữa về cho phần còn lại của ngày sống.