Bosi Akiongeza Kazi, Uliza Ni Nini Kinachopaswa Kusogezwa

Ratiba imejaa. Kwa nini “ndiyo” bado hutoka kwa urahisi?

Fikiria uko katikati ya kuandaa ripoti inayopaswa kuwasilishwa kesho.

Skrini yako imejaa maelezo. Kazi nyingine mbili bado zinasubiri. Kisha meneja wako anatuma ujumbe:

“Unaweza kuandaa slides hizi kabla ya mchana kuisha?”

Huenda unataka kusaidia kwa dhati, hivyo kusema “ndiyo” kunaweza kuonekana kama jibu la ushirikiano zaidi.

Lakini kazi mpya haiongezi muda ulio nao. Ikiwa ratiba tayari imejaa, kitu lazima kibadilike: ni kazi gani itafanywa kwanza, ni tarehe gani itasogezwa, ni nani atafanya kazi, au upeo wa kazi utapunguzwa kiasi gani.

Hapa ndipo tofauti muhimu ilipo:

“Sitaki kusaidia” na “siwezi kumaliza yote ndani ya tarehe za mwisho zilizopo” si ujumbe mmoja.

Huenda uko tayari kabisa kufanya kazi mpya. Tatizo ni kukubali kazi mpya huku ahadi zote za awali zikibaki bila kubadilika.

Kwa hiyo, badala ya kukubali au kukataa mara moja, weka trade-off hiyo wazi.

Usikatae kazi ikiwa tatizo halisi ni kwamba majukumu yanagongana

Tuseme slides mpya na ripoti ya mteja haziwezi kukamilika zote kwa wakati.

Linganisha majibu haya mawili:

“Samahani, nina kazi nyingi sana. Siwezi kufanya hii.”

na:

“Naweza kuchukua kazi hii, lakini siwezi kumaliza hii na ripoti ya mteja zote ndani ya tarehe za mwisho zilizopo. Ungependa nipe ipi kipaumbele?”

Jibu la pili linabadilisha mwelekeo wa mazungumzo.

Husemi, “Nakataa kufanya kazi hii.”

Unasema, “Majukumu haya mawili hayawezi kubaki kama yalivyo katika hali ya sasa. Lipi linapaswa kuja kwanza?”

Kuna muktadha wa umma unaosaidia kuelewa tofauti hii. Katika Management Standards za UK Health and Safety Executive (HSE), mzigo wa kazi unajadiliwa chini ya “Demands”, huku mahitaji yanayogongana yakijadiliwa chini ya “Role”. HSE inasema mashirika yanapaswa kuweka mahitaji ya kazi yanayoweza kufikiwa ndani ya saa za kazi zilizokubaliwa na, kadiri inavyowezekana, kufanya mahitaji tofauti yaendane, huku pia yakiwa na njia ya wafanyakazi kuibua migongano kama hiyo. Huu ni mwongozo wa UK kuhusu msongo unaohusiana na kazi, si sheria inayotumika katika kila mahali pa kazi au kila nchi. HSE: Demands HSE: Role

Hoja ya vitendo ni rahisi zaidi: vipaumbele viwili vinapogongana, usigeuze mgongano huo kimya kimya kuwa ahadi mbili.

Mpe meneja uamuzi ambao anaweza kuufanya

Mgongano ukishakuwa wazi, huhitaji maelezo marefu kuhusu jinsi ulivyo na kazi nyingi.

Geuza tatizo kuwa jambo linaloweza kuamuliwa.

Tuseme Task A inapaswa kukamilika Jumatano, kisha meneja anataka Task B pia ikamilike Jumatano.

Ikiwa tarehe ya mwisho ya kazi mpya inaweza kusogezwa:

“Naweza kuchukua kazi hii. Kwa mzigo wangu wa sasa, Ijumaa ni ya uhalisia zaidi. Je, tarehe hiyo inaweza kufanya kazi?”

Ikiwa tarehe mpya haiwezi kubadilika:

“Naweza kukamilisha hii kufikia Jumatano, lakini basi Task A italazimika kusogezwa. Lipi linapaswa kuja kwanza?”

Ikiwa mtu mwingine anaweza kuchukua kazi hiyo:

“Sina nafasi ya muda wa kumaliza zote mbili kufikia Jumatano. Je, kazi hii inaweza kupewa mtu mwingine, au tunaweza kuigawanya?”

Ikiwa kazi mpya imekuwa kipaumbele wazi:

“Sawa. Nitaanza na hii. Hiyo inamaanisha Task A itasogezwa hadi Ijumaa—hiyo ndiyo trade-off unayotaka?”

Majibu haya hayategemei wewe kuthibitisha kwamba “una kazi nyingi vya kutosha”.

Yanaufanya uamuzi unaohitajika kuwa wazi.

Kuna ombi jipya. Kuna pia ahadi iliyokuwapo tayari. Ikiwa yote mawili hayawezi kutimizwa kwa masharti yale yale, kitu lazima kibadilike.

Hilo ni rahisi zaidi kujadili kuliko kubishana kwa ujumla kuhusu kama una kazi nyingi sana au la.

Maneno yaliyo wazi hayahakikishi matokeo rahisi

Wakati mwingine meneja atasema:

“Fanya slides kwanza. Ripoti iwe kesho.”

Sasa kipaumbele kiko wazi.

Wakati mwingine kazi mpya ni ya dharura kweli. Tatizo la mteja, suala la usalama, hitilafu ya uzalishaji au tukio lingine lisilotarajiwa linaweza kuwa na sababu ya kupewa nafasi mbele ya kazi iliyopangwa awali.

Katika hali hiyo, jibu la maana zaidi si kutetea ratiba ya zamani, bali kuthibitisha kipaumbele kipya:

“Sawa. Nitaanza na hii sasa. Ili kuthibitisha tu, ripoti si kipaumbele cha leo tena, sivyo?”

Lakini kuna pia hali ngumu zaidi.

Meneja anaweza kusisitiza kwamba hakuna tarehe ya mwisho inayoweza kubadilika. Anaweza kusema hakuna mtu mwingine anayepatikana. Katika baadhi ya kazi, huenda pia una mamlaka kidogo sana ya kukataa kazi uliyopewa moja kwa moja.

Sentensi nzuri haiwezi kuhakikisha kwamba vikwazo hivyo vitatoweka.

Lakini inaweza kuzuia hali isiyowezekana kuendelea kubaki imefichika.

Kwa mfano:

“Nimeelewa. Nitaweka slides mbele kwanza. Ikiwa tarehe zote mbili hazibadiliki, siwezi kuahidi kwamba ripoti pia itakuwa imekamilika kufikia kesho asubuhi. Nitakupa taarifa ya maendeleo mchana wa leo.”

Kwa njia hiyo, umekubali kipaumbele cha meneja bila kujifanya kwamba tatizo la uwezo limepotea.

Ikiwa hali hii inajirudia mara kwa mara, tatizo huenda si tena jinsi unavyokataa ombi moja. Huenda tatizo likawa jinsi mzigo wa kazi na vipaumbele vinavyowekwa. Hakuna script moja ya mawasiliano inayoweza kutatua kila tatizo mahali pa kazi.

Sentensi ya kutumia mara nyingine

Huhitaji hotuba kamili wakati ombi linalofuata linapokuja.

Unaweza kuanza hivi:

“Naweza kusaidia na hii. Kwa kazi nilizo nazo sasa, siwezi kutimiza tarehe zote mbili. Ungependa nipe ipi kipaumbele?”

Kisha badilisha sehemu ya pili kulingana na chaguo halisi: tarehe ya mwisho ya baadaye, mtu mwingine kuchukua jukumu, au kazi ya sasa kusogezwa.

Lengo si kuwa bora zaidi katika kusema “hapana”.

Lengo ni kuacha kusema “ndiyo” kwa ahadi kadhaa ambazo haziwezi kutimizwa kwa wakati mmoja.

Kazi nyingine inapoongezwa kwenye ratiba ambayo tayari imejaa, swali moja linaweza kufanya uamuzi uliofichika uonekane:

“Ni nini kinachopaswa kusogezwa?”