Hukumbuki Mafanikio Yako Kazini? Andika Dokezo Moja Kila Wiki

Unakumbuka wiki zenye shughuli nyingi. Lakini kilitokea nini hasa?

Fikiria umefungua fomu ya tathmini ya utendaji.

Swali linaonekana rahisi: “Umefanikisha nini?”

Unakumbuka asubuhi za haraka, minyororo mirefu ya ujumbe, mikutano, marekebisho, maombi, na tarehe za mwisho. Lakini unapojaribu kuvigeuza vyote kuwa mfano mmoja wa wazi, huenda ukabaki na “nilifanya kazi kwa bidii” au “nilishughulikia kazi nyingi.”

Kisha unaanza kutafuta barua pepe za zamani na nyaraka, ukitumaini kitu fulani kitakusaidia kukumbuka kazi ya miezi iliyopita.

Tatizo si kwamba kila wiki ilipaswa kuwa na mafanikio makubwa. Tatizo ni kwamba maelezo muhimu hupotea kwa urahisi kadiri kazi inavyoendelea.

Dokezo fupi la kila wiki linaweza kutatua tatizo la vitendo zaidi: badala ya kumwacha wewe wa baadaye ajaribu kujenga upya yaliyopita, acha taarifa za kutosha ili uweze kutambua kilichotokea.

Dokezo hilo linahitaji sehemu nne tu:

Tatizo: Ni nini kilihitaji kushughulikiwa?
Uamuzi au hatua yangu: Niliamua, nilibadilisha, nilirekebisha, nilipendekeza, au nilifafanua nini?
Mabadiliko: Ni nini kilikuwa tofauti baada ya hapo?
Ushahidi: Nitaweza kukagua wapi baadaye?

Huu ni muundo wa vitendo, si kiwango cha tathmini ya utendaji kinachotumika katika kila mahali pa kazi. Hata hivyo, kama mfano mmoja wa jinsi ushahidi wa mafanikio unavyoweza kupangwa, U.S. Office of Personnel Management inaeleza kuwa rekodi za mafanikio za waombaji mara nyingi hujumuisha tatizo au hali, hatua mahususi alizochukua mtu, pamoja na matokeo yaliyopatikana. Pia inaeleza kuwa kwa kawaida huombwa taarifa za mtu anayeweza kuthibitisha maelezo hayo. (U.S. Office of Personnel Management)

Tofauti yenye maana ni rahisi: rekodi kazi kama jambo lililotokea, si kama muda ulioutumia tu.

Geuza “nilikuwa na shughuli nyingi” kuwa kitu unachoweza kueleza

Tuseme Ijumaa uliandika:

Nilifanya kazi ya kuboresha mchakato wa makabidhiano wa timu.

Inaonekana vizuri, lakini mwezi mmoja baadaye inaibua maswali mengi zaidi.

Tatizo lilikuwa nini? Ulifanya nini hasa? Kuna kitu kilibadilika?

Linganisha na mfano huu wa kubuni:

Tatizo: Katika makabidhiano ya kila wiki, baadhi ya kazi ambazo hazijakamilika wakati mwingine hazikuwa na mtu aliye wazi wa kuchukua hatua inayofuata.
Uamuzi au hatua yangu: Niliongeza sehemu za “mhusika” na “hatua inayofuata” kwenye dokezo la makabidhiano lililokuwepo badala ya kuunda hati nyingine.
Mabadiliko: Katika makabidhiano yaliyofuata, kila kazi iliyokuwa bado wazi ilikuwa na mhusika na hatua inayofuata iliyoandikwa.
Ushahidi: Hati ya makabidhiano iliyosasishwa na historia ya matoleo yake.

Hakuna haja ya kuifanya ionekane kama mafanikio makubwa sana.

Kitu cha maana ni mlolongo: kulikuwa na tatizo, ulifanya uchaguzi, mabadiliko yanayoonekana yakatokea, na kuna mahali pa kukagua maelezo baadaye.

Ukiandika kwa namna hii, ni rahisi kuitumia tena. Unaweza kuifupisha kwa CV, kuieleza kwa kina zaidi kwenye usaili, au kuitumia kukumbuka kilichotokea kabla ya tathmini.

Je, ikiwa wiki hii hakuna mafanikio makubwa?

Hapa ndipo dokezo la mafanikio linaweza kuanza kupotosha.

Ukihisi lazima kila Ijumaa uwe na “ushindi” wa kuandika, kazi ya kawaida inaweza kuanza kuonekana kubwa kuliko ilivyokuwa.

Marekebisho madogo yanakuwa “mabadiliko makubwa ya mchakato.” Kazi ya kawaida inakuwa “mpango muhimu.” Dokezo linaweza kusikika lenye nguvu zaidi, lakini linakuwa na usahihi mdogo.

Baadhi ya michango yenye manufaa haionekani mikubwa.

Angalia mfano huu mwingine wa kubuni:

Tatizo: Mwanatimu mpya alihitaji kuuliza ni ukurasa upi wa maelekezo kati ya kurasa kadhaa uliokuwa ndio wa sasa.
Uamuzi au hatua yangu: Niliweka kiungo cha maelekezo ya sasa juu ya ukurasa wa pamoja na nikaweka wazi kuwa toleo la zamani limehifadhiwa.
Mabadiliko: Katika makabidhiano yaliyofuata, maelekezo ya sasa yalipatikana moja kwa moja kutoka kwenye ukurasa wa pamoja.
Ushahidi: Historia ya ukurasa na hati ya makabidhiano iliyosasishwa.

Hakuna nambari ya mapato. Hakuna uzinduzi mkubwa. Hakuna pia dai kwamba tija iliongezeka ghafla.

Lakini dokezo bado linahifadhi mchango halisi.

Pia kuna mfano wa kinyume ambao ni halali kabisa: huenda wiki hii ulikamilisha kazi zako za kawaida tu na huna uamuzi muhimu, uboreshaji, tatizo ulilotatua, au mabadiliko yanayostahili kuitwa mafanikio.

Ikiwa ndivyo, huhitaji kuandika dokezo la mafanikio kwa wiki hiyo.

Lengo si kutengeneza mafanikio moja kila baada ya siku saba. Ukaguzi wa kila wiki unatoa tu nafasi ya kurekodi mchango halisi kabla maelezo yake hayajapotea.

Tenganisha matokeo ya timu na mchango wako mwenyewe

Kuna tatizo lingine la kawaida.

Matokeo yanaweza kuwa ya kweli, lakini yakawa yametokana na kazi ya watu kadhaa.

Tuseme timu yako ilikamilisha toleo jipya kwa wakati uliopangwa.

Ukiandika—

Nilikamilisha toleo hilo kwa wakati.

—matokeo ya pamoja yanaweza kuonekana kama mafanikio yako binafsi.

Badala yake, unaweza kutenganisha mambo haya mawili:

Matokeo ya timu: Toleo lilikamilishwa kwa wakati uliopangwa.
Mchango wangu: Niligundua vipengee 2 kwenye orodha ya ukaguzi wa uzinduzi ambavyo havikuwa na mhusika aliyeainishwa wazi, nikaviibua wakati wa ukaguzi wa mwisho, kisha nikasasisha orodha baada ya majukumu kugawiwa.
Ushahidi: Orodha ya mwisho ya ukaguzi na kumbukumbu za ukaguzi.

Kwa njia hii, huhitaji kuchukua sifa zote za timu, lakini pia huhitaji kuficha mchango wako.

Matokeo ya timu yanabaki kuwa matokeo ya timu. Sehemu yako bado inaonekana wazi.

Katika muktadha wake, USA Performance—mfumo mmoja wa usimamizi wa utendaji wa serikali ya shirikisho ya Marekani—pia hutumia tofauti kama hii. Inaeleza maelezo ya mfanyakazi kuhusu mafanikio yake kama muhtasari wa mafanikio muhimu unaoangazia matokeo, michango, na mifano, huku ukimpa msimamizi muktadha na ushahidi wa tathmini ya utendaji. Mahali pako pa kazi panaweza kutumia njia tofauti ya kutathmini utendaji, kwa hiyo sheria zake ndizo za kufuatwa kwanza. (USA Performance)

Kanuni inayotumika hapa ni nyembamba zaidi: taja kama mchango wako kile tu unachoweza kueleza, na uandike matokeo ya pamoja kama matokeo ya pamoja.

Acha ushahidi wa kutosha kwa wewe wa baadaye

Sehemu hizi nne za dokezo zina kazi tofauti.

Tatizo linaeleza kwa nini kazi hiyo ilikuwa muhimu.

Uamuzi au hatua yangu inaonyesha sehemu ambayo kweli ilikuwa mchango wako.

Mabadiliko yanazuia dokezo kuwa orodha ya kazi tu.

Ushahidi unakupa mahali pa kurudi wakati maelezo hayako safi tena akilini.

“Ushahidi” haumaanishi kunakili nyaraka za siri za kampuni kwenye hifadhi yako binafsi. Kulingana na sheria za mahali pako pa kazi, inaweza kuwa nambari ya tiketi, jina la hati, ripoti iliyoidhinishwa, historia ya matoleo, ujumbe wa maoni, au rejea ya dashibodi ya ndani unayoruhusiwa kuifikia.

Kwa wiki hii, dokezo moja linaweza kuwa rahisi hivi:

Tatizo:
Uamuzi au hatua yangu:
Mabadiliko:
Ushahidi:
Ikiwa ilikuwa kazi ya pamoja: Matokeo ya timu / mchango wangu

Huandiki CV yako kila Ijumaa.

Unaacha tu alama ndogo itakayokurudisha kwenye kazi uliyofanya kweli.

Baada ya miezi kadhaa, mtu akikuuliza, “Umefanikisha nini?”, hutategemea tu kumbukumbu hafifu kwamba ulikuwa na shughuli nyingi. Utakuwa na angalau mfano mmoja mahususi unaoweza kueleza, kukagua, na kwa uaminifu kuuita mchango wako.