Kurudi Kazini Baada ya Mapumziko Marefu: Ujifunze Nini Kwanza?

Programu moja usiyoijua inaweza kufanya uzoefu wote uonekane umepitwa na wakati

Fikiria mfanyakazi wa utawala anayerudi baada ya miaka kadhaa. Awali alitayarisha takwimu za kila wiki na kujibu maswali ya wateja. Sasa tangazo linataja PivotTable za Excel na CRM, mfumo wa kusimamia taarifa za wateja.

“Labda lazima nianze kutoka sifuri” inaonekana kuwa hitimisho la kawaida. Lakini kuna maswali tofauti: bado unaweza kuwasiliana kwa uwazi, unaweza kutengeneza ripoti, na unaujua mfumo huo maalumu? Si lazima majibu yafanane.

Mfano unaofuata ni wa kubuni, si ushahidi kwamba kila mwajiri anahitaji ujuzi huu. Badala yake, tumia tangazo la kazi unayoilenga.

1. Tenganisha kazi ya lazima na majina usiyoyazoea

Tuseme tangazo linasema:

Kazi au sharti	Uzoefu wako halisi	Unachohitaji kukagua
Kujibu wateja na kufuatilia taarifa zinazokosekana	Ulifanya hivi kabla ya mapumziko	Bado unaweza kuandika ujumbe wa taarifa kwa uwazi?
Kuandaa muhtasari wa Excel kila wiki; PivotTable ni lazima	Ulitumia lahajedwali, lakini si PivotTable	Unaweza kujumlisha kiasi kwa kila kundi?
Uzoefu wa CRM ya mwajiri unapendelewa	Ulitumia mfumo mwingine wa wateja	Mafunzo gani yanapatikana kwa mfumo huu?

Jina la CRM linaweza kukutia hofu zaidi. Hata hivyo, hapa uzoefu wake unapendelewa, ilhali PivotTable ni lazima kwa kazi iliyoelezwa. Kwa hiyo, ripoti ina sababu nzuri zaidi ya kuwa cha kwanza kujifunza—si kwa sababu Excel ndiyo muhimu zaidi katika kila kazi, bali kwa sababu ya tangazo hili.

Usibadilishe “inapendelewa” kuwa “ni lazima” kichwani, wala kudhani masharti yote ni ya hiari. Ikiwa tangazo linasema tu “ujuzi mzuri wa Excel”, uliza:

“Katika ripoti ya kila wiki, nitakuwa nikisasisha kiolezo kilichopo au kujenga muhtasari mwenyewe? Ni vipengele gani vya Excel mnavyotarajia mtu aweze kutumia anapoanza?”

Huenda usipate jibu. Kabla ya kufafanuliwa, tambua kwamba bado hujui, badala ya kununua kozi ndefu inayojaribu kufunika kila uwezekano. Kagua kando masharti halisi ya kuingia katika kazi, ikiwa ni pamoja na usajili wa kitaaluma unapohitajika. Zoezi la lahajedwali haliwezi kuchukua nafasi ya masharti hayo.

2. Kagua unachoweza bado kufanya kabla ya kuchagua somo

Tumia kipindi kifupi cha kwanza kujaribu kazi unayoifahamu kwa taarifa za kubuni. Kwa ujumbe wa mteja, eleza taarifa gani inakosekana, nani anapaswa kujibu, na lini utafuatilia.

Ukiweza kuandika hivyo kwa uwazi, una sababu ya kutokuanzia na kozi ya jumla ya mawasiliano. Hili halithibitishi utayari kwa kila hali ya mteja. Lakini ni ushahidi bora kuliko “Nimekuwa nje ya kazi muda mrefu, bila shaka nimesahau kila kitu.”

Sasa jaribu ripoti. Ikiwa unaweza kupanga data lakini huwezi kutengeneza muhtasari unaohitajika, andika pengo lenyewe:

“Ninahitaji kutumia PivotTable kujumlisha kiasi kwa kila kundi na kukagua matokeo.”

Hiyo ni kazi inayoweza kufundishwa. “Ninahitaji kuwa mzuri kwenye kompyuta tena” bado si mahususi vya kutosha kuchagua somo.

3. Jifunze hatua inayokosekana na toa matokeo yanayoweza kukaguliwa

Kwa ripoti hii ya kubuni, tengeneza karatasi ndogo ya mazoezi yenye safu wima mbili: Category na Amount. Weka mistari mitatu: A—20, A—30, na B—10. Hizi ni namba za kubuni, si data ya wateja.

Lengo ni A—50, B—10, na jumla ya 60. Fuata mwongozo wa PivotTable wa Microsoft kwa toleo lako la Excel. Weka kundi katika Rows na kiasi katika Values, ukitumia Sum.

Matokeo yakiwa A—2 na B—1, unahesabu idadi ya rekodi badala ya kujumlisha kiasi. Kagua mpangilio wa muhtasari na kama kiasi kimehifadhiwa kama namba. Usihesabu zoezi kuwa limekamilika kwa sababu tu jedwali limeonekana.

Kisha litengeneze tena kutoka karatasi hiyo hiyo ndogo, ukitumia maelezo yako ikibidi. Eleza kwa sauti kwa nini jumla ya A ni 50. Matokeo yenye manufaa ni ripoti unayoweza kueleza na kukagua, si cheti au mfululizo wa kubofya uliokariri.

Zoezi hili dogo linakagua hatua ya kwanza tu. Ripoti halisi inaweza kuwa na tarehe, vichujio, rekodi zinazokosekana, na data nyingi zaidi. Chagua zoezi linalofuata kutokana na mahitaji halisi ya nafasi. Mistari mitatu sahihi si uthibitisho wa utayari kwa kazi yote.

Chagua somo linaloishia kwa kufanya kazi unayohitaji

Katika mfano huu, anza na somo maalumu la PivotTable, si mpango mzima wa kurudi kazini au kozi ya AI isiyohusiana. Nyaraka za bure zinaweza kutosha. Ukihitaji mazoezi yenye mwongozo, linganisha mtaala na kazi za mazoezi kabla ya kulipa. Mwongozo wa Coursera unaweza kusaidia kukagua upatikanaji na gharama, lakini kununua kozi si lengo.

Tangazo lako likihitaji kazi nyingine, somo lako la kwanza pia linapaswa kuwa tofauti. Kazi ya CRM inaweza kupewa kipaumbele ikiwa ni lazima na huwezi kuifanya. Mpangilio ulio juu unatokana na tangazo la kubuni, si orodha ya ubora wa chapa za programu.

Cha kufanya na tangazo ulilofungua sasa

Andika mambo matatu: kazi ya lazima, sehemu unayoweza tayari kufanya, na hatua ndogo zaidi inayokosekana ambayo unaweza kuifanyia mazoezi yenye matokeo ya kukaguliwa.

Kwa mfanyakazi wetu wa utawala: “Muhtasari wa Excel wa kila wiki; ninaweza kupanga mistari; nitajifunza PivotTable inayojumlisha makundi kwa usahihi.”

Si lazima utengeneze upya taaluma yako yote kabla ya hatua inayofuata. Hii ni njia ya kujifunza huku ukitafuta kazi, si sharti jipya la kumaliza kozi nyingine kabla ya kutuma ombi la kazi.