Jinsi ya Kugeuza Kazi Unayoijua Vizuri Kuwa Orodha ya Ukaguzi Ambayo Mtu Mwingine Anaweza Kutumia

Unaweza kufanya kazi hiyo bila kufikiria sana—kwa nini tunakwama tunapojaribu kuieleza?

Mfanyakazi mwenzako anaketi karibu nawe na kuuliza, “Unaweza kunionyesha jinsi unavyofanya hii?”

Unaanza kwa kujiamini.

“Fungua faili hii. Kagua nambari hii. Kisha sasisha sehemu hii.”

Baada ya hatua chache, unasimama.

“Kwa kweli, kama nambari hizi mbili hazilingani, huwa nakagua kitu kingine kwanza.”

Kisha unakumbuka ukaguzi mwingine pale tu unapofika kwenye hatua hiyo.

Je, hali hii inaonekana ya kawaida kwako?

Tatizo si kwamba huna ujuzi. Sehemu ya ujuzi huo imekuwa maarifa ya kimyakimya: ujuzi wa vitendo unaoutumia bila kulazimika kujieleza kila hatua kichwani.

Ndiyo maana ukurasa mtupu unaweza kuwa mgumu kuliko kazi yenyewe. Unapofanya kazi, macho na mikono yako hukutana na dalili kwa mpangilio unaouzoea. Hati tupu haikupi dalili hizo.

Kwa hiyo, tusianze kwa kujaribu kukumbuka kila hatua. Hebu tujenge upya mara moja ya kazi halisi, tufanye maamuzi yaliyofichika yaonekane, kisha tuone kama mtu mwingine anaweza kutumia matokeo hayo.

Jibu fupi

• Hebu tuweke mipaka wazi ya kazi: ni nini huianzisha, inahitaji nini na ni nini kinachoonyesha kuwa imekamilika.
• Hebu tugeuze kila “inategemea” muhimu kuwa uamuzi, hali ya kipekee au hatua ya kukabidhi kazi inayoonekana wazi.
• Hebu tumruhusu mtu mwingine ajaribu rasimu ili sehemu anazosimama zituonyeshe kile ambacho bado kiko kichwani mwako tu.

1. Weka mipaka wazi ya kazi kabla ya kuandika kila hatua

Unapoijua kazi vizuri, maelezo yako yanaweza kuanza na hatua ya kwanza unayokumbuka.

“Fungua tracker.”

Lakini kwa kawaida kuna jambo lililotokea kabla ya hatua hiyo.

Huenda mteja alituma ombi. Ripoti ikafika. Mfanyakazi mwenzako akamaliza hatua iliyotangulia. Au muda wa kazi ya kila wiki ukafika.

Tukio hilo ni kichocheo cha kuanza: jambo linalokuambia kuwa kazi hii inapaswa kuanza.

Kisha, orodhesha vitu vinavyohitajika kabla ya kuanza. Hivi ni vitu ambavyo lazima viwepo kabla kazi yenye maana haijaanza, kama faili, ujumbe, akaunti, nambari au jibu kutoka kwa mtu mwingine.

Baada ya hapo, eleza hali ya kukamilika. Hii ndiyo hatua ambayo mtu mwingine anaweza kuona kuwa kazi imekamilika kweli.

Fikiria kazi inayojirudia ni kuandaa taarifa ya uendeshaji ya kila wiki. Rasimu ya kwanza inaweza kuwa hivi:

Kichocheo: Taarifa mpya zaidi kutoka kwenye chanzo zimefika.

Vitu vinavyohitajika: Tracker ya sasa, taarifa ya awali na masuala yoyote ambayo bado hayajafungwa.

Njia ya kawaida:

• Hakikisha taarifa inayotarajiwa ipo.
• Linganisha na taarifa ya awali.
• Ongeza taarifa mpya.
• Kagua masuala ambayo hayajatatuliwa.
• Tuma taarifa iliyokamilika mahali palipokubaliwa.

Imekamilika: Taarifa imetumwa, na kila suala ambalo halijatatuliwa lina mtu wazi wa kuchukua hatua inayofuata.

Sasa kazi ina mipaka. Mtu mpya anaweza kuona wakati wa kuanza, anachohitaji na maana ya “imekamilika”.

Kwa taratibu za kazi zinazohusiana na usalama, UK Health and Safety Executive inapendekeza kufuata na kuzungumza kuhusu kazi halisi pamoja na watumiaji wakati wa kutengeneza taratibu. Pia inasema kiwango cha maelezo kinapaswa kuendana na kazi na mtu anayetumia utaratibu huo. (HSE)

Mwongozo huo umeandikwa kwa taratibu za usalama, si kwa orodha za kawaida za ukaguzi za ofisini. Somo linalofaa hapa ni dogo zaidi: kuangalia kazi halisi kunaweza kufichua hatua ambazo kumbukumbu pekee inaweza kukosa.

Unapofuata mfano mmoja halisi, unaweza kugundua kuwa unafungua skrini ya pili, unakagua ujumbe wa zamani au unasubiri mtu mwingine kabla ya kuendelea. Hatua ndogo kama hizi ni rahisi zaidi kunasa wakati kazi yenyewe inaendelea.

2. Geuza “inategemea” kuwa maamuzi, hali za kipekee na hatua za kukabidhi kazi

Orodha ya hatua iliyo katika mstari mmoja inaweza bado kushindwa kama kazi halisi hubadilisha mwelekeo wakati mwingine.

Hapa ndipo watu wenye uzoefu mara nyingi husema, “Inategemea.”

Badala ya kuondoa kauli hiyo, uliza swali moja zaidi:

Inategemea nini?

Tuseme unasema:

“Kwa kawaida nambari zinalingana, lakini zisipolingana, huwa nakagua chanzo kabla ya kuendelea.”

Sentensi hiyo ina uamuzi unaoweza kuandika wazi:

Sehemu ya uamuzi: Je, nambari zinalingana na chanzo?

• Ndiyo: Endelea na njia ya kawaida.
• Hapana: Simama na ukague chanzo kabla ya kusasisha ripoti.

Hali ya kipekee ni wakati ambapo njia ya kawaida haifai tena.

Kukabidhi kazi ni pale kazi, taarifa au uamuzi unapohitaji kuhamia kwa mtu mwingine.

Kwa mfano:

Hali ya kipekee: Kama suala halifanani na mifano ya kawaida, usikisie.

Kukabidhi: Tuma suala hilo pamoja na taarifa husika kwa mtu anayehusika na uamuzi unaofuata.

Hapa ndipo orodha rahisi ya ukaguzi inaanza kuonyesha thamani iliyo ndani ya uzoefu wako. Ujuzi muhimu huenda si uwezo wa kufanya hatua tano kwa mpangilio. Huenda ni uwezo wako wa kutambua wakati njia ya kawaida haifai tena kwa hali iliyopo.

Orodha ya ukaguzi haitaji kujifanya kwamba kila uamuzi unaweza kugeuzwa kuwa sheria. Mwongozo huo huo wa HSE unasema taratibu zinapaswa kusaidia uwezo wa mtu, si kuubadilisha. (HSE)

Kwa hiyo, mwongozo unaofaa unaweza kusema wazi:

Sehemu inayohitaji uamuzi: Kama hali haifanani na mifano ya kawaida iliyo hapa chini, simama na muulize anayehusika na kazi kabla ya kuendelea.

Hilo ni la kweli zaidi kuliko kutengeneza sheria inayofanya kazi tu katika hali rahisi. “Inategemea” yako sasa imekuwa ishara inayomwonyesha mtu anayefuata mahali ambapo njia ya kawaida inaishia.

3. Mruhusu mtu mwingine aonyeshe kile ambacho rasimu bado inadhani tayari kinajulikana

Unaposoma tena orodha yako mwenyewe, kila mstari unaweza kuonekana wazi.

Wewe tayari unajua maana ya kila mstari.

Ndiyo maana hatua inayofuata yenye manufaa ni kumruhusu mtu mwingine afuate rasimu kwa mfano halisi ambao ni salama kwake kutumia.

Fikiria orodha inasema:

Kagua vitu visivyo vya kawaida kabla ya kutuma.

Mfanyakazi mwenzako anasimama.

“Ni nini kinachohesabika kuwa si cha kawaida?”

Unagundua kuwa kwa kawaida unatafuta aina tatu za kutolingana. Umefanya hivyo mara nyingi kiasi kwamba umesahau kuwa ukaguzi huo ni maarifa tofauti.

Sasa unaweza kuyaongeza.

Au huenda mwongozo unasema:

Kipitishie kwa mwingine ikiwa inahitajika.

Mfanyakazi mwenzako anauliza:

“Ni lini inahitajika, na nimtumie nani?”

Tena, kusimama kwake kunaonyesha mahali ambapo hati bado inategemea maarifa yaliyoko kichwani mwako.

Kila kusimama kwa kawaida kunaweza kuleta moja ya marekebisho matatu:

• ongeza ukaguzi unaoweza kurudiwa;
• ongeza uamuzi, hali ya kipekee au hatua ya kukabidhi kazi;
• onyesha mahali ambapo bado kunahitaji uamuzi au msaada wa mtu mwingine.

Huhitaji kuongeza aya kwa kila uwezekano nadra. Lengo ni kuondoa ubashiri unaoweza kuepukwa huku ukifanya mwongozo ubaki mfupi vya kutosha kutumiwa.

Kama mtu mwingine anaweza kutambua kazi inaanza lini, kufuata njia ya kawaida, kuona matawi makuu na kujua wakati wa kusimama au kuomba msaada, basi toleo lako la kwanza tayari linafaa.

Jaribio hilo pia linaonyesha jambo ambalo kazi yenyewe huenda imeluficha kwako. Kazi iliyohisi kama “ya moja kwa moja” inaweza kuwa na ukaguzi makini, uamuzi, kushughulikia hali za kipekee na kuratibu na watu wengine.

Kuandika orodha ya ukaguzi hakutengenezi thamani hiyo. Kunafanya tu thamani ambayo tayari ulikuwa unatumia iwe rahisi kuona na kuhamisha kwa mtu mwingine.

Orodha nzuri ya ukaguzi ina njia, matawi na jaribio la kweli

Sehemu hizi tatu zinafuatana.

Kichocheo, vitu vinavyohitajika na hali ya kukamilika vinaipa kazi mipaka yake. Maamuzi, hali za kipekee na kukabidhi kazi vinaonyesha mahali ambapo njia ya kawaida hubadilika. Kisha mtu mwingine hujaribu kama sehemu hizo bado zinaeleweka nje ya kumbukumbu yako mwenyewe.

Ukijaribu orodha isiyoeleweka, utajifunza tu kuwa orodha hiyo haieleweki. Ukijaribu kuandika kila hali isiyo ya kawaida kabla ya kuandika njia ya kawaida, mwongozo unaweza kuwa mkubwa sana kutumiwa.

Anza na mfano mmoja wa kweli. Fanya njia ya kawaida ionekane. Ongeza matawi unayokutana nayo kwa kweli. Kisha mwache mtu mwingine aonyeshe sehemu ambazo mwongozo bado unamlazimisha kukisia.

Lengo si kugeuza uzoefu kuwa mamia ya visanduku vya kuweka alama. Lengo ni kufanya sehemu zinazoweza kurudiwa zionekane na kuonyesha mahali ambapo uamuzi bado unapaswa kufanywa na mtu.

Hebu tusogee karibu na mtu unayetaka kuwa

• Hebu tuchague kazi moja inayojirudia na kufuata mfano mmoja wa kweli kutoka inapoanza hadi inapokamilika kabisa.
• Hebu tuweke alama kwenye kila “inategemea”, “kwa kawaida”, “isipokuwa” na “wakati mwingine” tunayoona, kwa sababu mojawapo inaweza kuficha uamuzi muhimu.
• Hebu tumwalike mtu mwingine ajaribu rasimu na tutumie kila sehemu anapochanganyikiwa kufanya mwongozo uwe rahisi zaidi kufuata.

---

Makala iliyotangulia: [Makala iliyotangulia ya nchi na lugha hiyo hiyo]

Makala inayofuata: [Makala inayofuata ya nchi na lugha hiyo hiyo]