Jinsi ya Kuzuia Hoja Muhimu Isipotee Katika Uamuzi: Masomo 3 Kutoka Challenger

Mkutano unakaribia kuisha, lakini jambo moja bado linakusumbua. Tunawezaje kulifanya lisipotee?

Fikiria mwisho wa mkutano wa alasiri jijini Nairobi.

Mambo makuu yameshajadiliwa. Mtu anaandaa ujumbe wa mwisho wa kuidhinisha, na wengine tayari wanafikiria kazi inayofuata.

Kisha unakumbuka jambo moja ambalo bado halijatatuliwa.

Huwezi kuthibitisha kwamba mpango utashindwa. Huenda pia wewe si mtu mwenye cheo cha juu zaidi chumbani.

Unajua tu kwamba ukweli huo mmoja unabadilisha kama uko tayari kusema ndiyo.

Hapo ndipo hoja yenye maana inaweza kupotea. Inaweza kusemwa mara moja, kisha ikapungua uzito kadiri kikundi kinavyoelekea kuchukua hatua.

Ajali ya Space Shuttle Challenger inatupa mfano mkali sana wa kihistoria. Uamuzi wa kawaida katika sehemu ya kazi, shule, biashara au kikundi cha jamii nchini Kenya hauwezi kulinganishwa na ajali ya anga iliyopoteza maisha, lakini namna onyo linavyoweza kupoteza uzito ndani ya mchakato wa uamuzi inafaa kujifunza.

Tume ya Rais iliyochunguza ajali ya Challenger ya mwaka 1986 ilihitimisha kwamba uamuzi wa kurusha chombo hicho ulikuwa na kasoro. Tume iligundua kuwa baadhi ya taarifa muhimu hazikuwafikia kikamilifu watu waliokuwa na jukumu la kufanya uamuzi: matatizo ya awali ya O-ring, pendekezo la kwanza la mkandarasi la kutorusha chombo katika hali ya baridi iliyotarajiwa, na upinzani uliokuwa ukiendelea kutoka kwa wahandisi baada ya uongozi kubadili msimamo. O-ring ni pete ya mpira inayoziba kiungio ili gesi au kioevu kisipite kwenye pengo. (Ripoti ya Tume ya Rais, Sura ya V)

Somo si kusema tu kwamba una wasiwasi.

Hoja hiyo inahitaji kubaki wazi hadi iweze kuathiri uamuzi.

Kwa kifupi

• Hebu tuunganishe hoja yetu na ukweli mmoja ambao kikundi kinaweza kuangalia.
• Hebu tuhakikishe anayefanya uamuzi ameupokea wasiwasi huo bila kupunguzwa uzito.
• Hebu tukubaliane juu ya ishara moja iliyo wazi ambayo itaurudisha uamuzi mezani.

1. Unganisha hoja yako na ukweli mmoja unaoweza kubadilisha jibu lako

Unaweza kuona kwamba kuna tatizo lakini ukashindwa kueleza ni jambo gani hasa linahitaji kuchunguzwa.

“Sidhani kama hii iko tayari” inaonyesha msimamo wako. Lakini bado haionyeshi msimamo huo unategemea ukweli gani.

Sharti la kusema ndiyo ni jambo moja linalobadilisha kama uko tayari kuunga mkono mpango.

Kwa mfano:

“Niko tayari kuunga mkono hili tukithibitisha kwamba nakala ya akiba inaweza kurejesha taarifa.”

Sasa kikundi kina jambo halisi la kuchunguza. Mazungumzo yanaweza kuondoka kwenye swali la kama una hofu kupita kiasi na kuelekea kwenye taarifa inayokosekana.

Uchunguzi wa Challenger unatupa mfano mkubwa zaidi. Morton Thiokol, mkandarasi aliyetengeneza roketi kubwa za kusaidia kuirusha Shuttle, awali alipendekeza chombo kisirushwe ikiwa joto la O-ring lingekuwa chini ya 53°F, joto la chini zaidi katika uzoefu wake wa safari za awali. Baadaye uongozi wa Thiokol ulibadili pendekezo hilo, huku wahandisi wakiendelea kupinga uzinduzi. (Ripoti ya Tume ya Rais, Sura ya V)

Kiwango cha 53°F kilikuwa muhimu kwa sababu hoja iliunganishwa na hali maalumu, si hisia ya jumla kwamba kitu huenda kikaenda vibaya.

Sasa fikiria timu ya Nairobi inayotayarisha ukurasa mpya wa kuhifadhi nafasi za wateja kwa ajili ya Jumatatu.

Uhifadhi wa kawaida unafanya kazi, lakini hakuna aliyekagua kinachotokea mteja akibonyeza kitufe cha kutuma mara mbili baada ya muunganisho kuchelewa.

Badala ya kusema, “Ukurasa huu hauko tayari,” unaweza kusema:

“Niko tayari kuunga mkono kuanza kutumia mfumo tukijua kwamba ombi lililochelewa haliwezi kutengeneza rekodi mbili.”

Husemi kwamba kosa hilo lazima litokee.

Unaonyesha wazi kile ambacho jibu lako la “ndiyo” bado linategemea. Hilo linaipa timu swali linaloweza kupimwa badala ya mjadala kuhusu mtazamo wako.

2. Angalia kama mtu mwenye mamlaka ya kuidhinisha amepokea hoja ileile

Hoja inaweza kuanza ikiwa wazi na kuwa dhaifu baada ya kupita kwa watu kadhaa.

“Namba hii haijalinganishwa na chanzo” inaweza kufika kwenye mkutano wa mwisho ikiwa “kuna jambo dogo tu limebaki.” Sentensi hizo hazina uzito sawa.

Rekodi ya Challenger inaonyesha kwa nini jambo hili ni muhimu. Wasiwasi wa wahandisi kuhusu joto la chini ulitolewa, lakini Tume iligundua kwamba haukuwasilishwa vya kutosha kwa mameneja wakuu wa NASA waliokuwa na jukumu la uamuzi wa uzinduzi. Maafisa wakuu baadaye walieleza kwamba hawakujua kuhusu pingamizi la Thiokol kabla ya uzinduzi. (Ripoti ya Tume ya Rais, Sura ya V)

Hapa kuna ukaguzi rahisi.

Ukimwomba anayefanya uamuzi—mtu mwenye mamlaka ya kuidhinisha au kusimamisha mpango—akuelezee tatizo ambalo bado halijatatuliwa, je, utasikia hoja ileile uliyotoa?

Fikiria ofisi ya Mombasa inayotayarisha ripoti ya mteja.

Namba nyingi ziko tayari, lakini namba moja muhimu bado haijalinganishwa na jedwali la asili. Hoja hiyo ikipita kwa mwenzako na kiongozi wa timu, inaweza kufika kwa mkaguzi wa mwisho ikiwa “ripoti inahitaji marekebisho madogo tu.”

Unaweza kuweka jambo halisi wazi kwa kusema:

“Kabla hatujatuma, tunaweza kuweka hoja ya awali wazi? Namba nyingi zimekaguliwa, lakini hii moja bado haijalinganishwa na chanzo.”

Mtu anayesimamia bado anaweza kuamua kuendelea.

Tofauti ni kwamba sasa uamuzi unajumuisha hoja halisi badala ya toleo lake lililolegezwa.

Hii si kuhusu kushinda mjadala. Ni kuhusu kusaidia uamuzi wa mwisho ufanywe huku taarifa muhimu ikiwa bado imeambatana nao.

3. Kubalianeni juu ya ishara itakayourudisha uamuzi mezani

Kikundi kikishaidhinisha jambo, ni rahisi kuhisi kwamba uamuzi umeisha.

Onyo jipya linaweza kuonekana kama kero ndogo badala ya sababu ya kuangalia tena tulichoamua.

Sharti la kuangalia tena ni ukweli mmoja ambao kikundi kinakubaliana kwamba ukitokea, uamuzi utarudi mezani.

Kwa mfano:

“Tofauti nyingine ya hesabu ya bidhaa ambayo hatujaielewa ikitokea, tunasimamisha njia mpya na kuangalia uamuzi upya.”

Huo ni mfano tu. Sharti sahihi linategemea hatari iliyopo na aina ya ushahidi unaohusika katika hali yako.

Fikiria duka dogo la Kisumu linalojaribu njia mpya ya kuhesabu bidhaa kabla ya wikendi yenye shughuli nyingi.

Timu inaona tofauti moja ambayo haijaeleweka lakini inaendelea baada ya kukagua sehemu nyingine. Ikiwa kila mtu tayari amekubaliana kwamba tofauti ya pili isiyoelezeka itasababisha ukaguzi mwingine, onyo linalofuata lina njia wazi ya kuurudisha uamuzi mezani.

Tume ya Challenger iligundua kwamba tatizo la O-ring lilikuwa limejengeka kwa muda. NASA na Thiokol walikuwa wameanza kukubali kuchakaa kwa O-ring na kuvuja kwa gesi moto kupita kwenye muhuri kama hatari inayokubalika ya safari. Tume pia iligundua kwamba masharti rasmi ya uzinduzi yaliyohusishwa na tatizo hilo yalipewa msamaha mara sita mfululizo kabla ya Challenger, huku mfumo wa kuripoti ukiruhusu matatizo muhimu kupotea kwenye ufuatiliaji. (Ripoti ya Tume ya Rais, Sura ya VI)

Hoja ya ripoti haikuwa kwamba safari zote za awali zilikuwa salama. Ilikuwa kwamba kuendelea bila janga kulifanya hatari inayoongezeka iwe rahisi zaidi kukubalika.

Maamuzi yako ya kila siku kwa kawaida ni madogo zaidi, lakini mtindo huo unaweza bado kujitokeza.

Onyo linatokea. Kikundi kinaendelea. Hakuna tatizo kubwa linaloonekana. Onyo linalofuata linakuwa rahisi kupuuzwa.

Sharti wazi la kuangalia tena linakatiza mwelekeo huo.

Kwa maneno rahisi:

“Tulifanya uamuzi kwa taarifa tulizokuwa nazo. Ishara hii tuliyokubaliana ikitokea, tutaangalia tena.”

Hilo linafanya uamuzi ubaki na matumizi bila kufanya idhini ya kwanza kuwa ruhusa ya kudumu ya kupuuza ushahidi mpya.

Hoja moja inahitaji kuishi katika hatua tatu za uamuzi huohuo

Kwanza, hoja inahitaji umbo wazi. Sharti la kusema ndiyo linaonyesha ni ukweli gani bado unaamua kama utauunga mkono mpango.

Pili, maana hiyo inahitaji kubaki sawa inapopita kwa watu. Kuangalia kile ambacho anayefanya uamuzi amesikia husaidia kuzuia onyo zito lisibadilike kuwa muhtasari hafifu.

Tatu, uamuzi unahitaji njia ya kujibu ushahidi mpya unaohusika. Sharti la kuangalia tena linaipa taarifa hiyo njia ya kurudi kwenye uamuzi bila kufanya kila tatizo dogo lionekane kama dharura.

Mpangilio huo una maana. Hoja ikiwa haiko wazi mwanzoni, ni rahisi zaidi kuipoteza inaposafirishwa; na kama hakuna sababu iliyokubaliwa ya kuangalia tena, ushahidi mpya unaweza kufika baada ya idhini bila hatua inayofuata kuwa wazi.

Njia hii haiwezi kuahidi uamuzi mkamilifu. Inaipa hoja moja muhimu nafasi bora ya kubaki wazi wakati kasi ya kikundi inasukuma kila mtu mbele.

Sogea karibu na mtu unayetaka kuwa

• Hebu tubadilishe “Sina uhakika kama hii iko tayari” kuwa ukweli hasa ambao msaada wetu bado unategemea.
• Hebu tuhakikishe anayefanya uamuzi anaweza kurudia hoja ambayo bado haijatatuliwa bila kupunguza maana yake.
• Hebu tuchague ishara moja wazi ambayo itatufanya tuurudishe uamuzi mezani.

Kusema jambo muhimu hakuhitaji uwe mtu mwenye sauti kubwa zaidi chumbani.

Unaweza kuwa mtulivu na bado ukawa wa msaada: taja ukweli, linda maana yake inapopita kwa watu, na acha njia wazi kwa ushahidi mpya unaostahili kuangaliwa tena.

Hivyo ndivyo kutokubaliana kunavyoweza kubaki taarifa yenye maana badala ya kupotea tunapoingia kwenye kazi inayofuata.

---

Ukihitaji kujifunza kwa mpangilio zaidi

Ikiwa ungependa kufanya mazoezi zaidi kuhusu mawasiliano, kufanya maamuzi au kufikiria hatari, kozi ya mtandaoni yenye mpangilio inaweza kukupa nafasi kubwa zaidi ya kuyafanyia kazi mawazo haya kuliko makala moja.

[Nafasi ya kadi ya mwongozo wa Coursera]

---

← Makala iliyotangulia: [Makala iliyotangulia ya Kenya kwa Kiswahili]

Makala inayofuata →: [Makala inayofuata ya Kenya kwa Kiswahili]