Apabila Bos Menambah Kerja, Tanya Apa yang Perlu Dialihkan

Jadual sudah penuh. Mengapa “ya” masih mudah terkeluar?

Bayangkan anda sedang menyiapkan laporan yang perlu dihantar esok.

Skrin anda penuh dengan nota. Dua tugasan lain masih menunggu. Kemudian mesej daripada pengurus masuk:

“Boleh siapkan slaid ini sebelum petang?”

Anda mungkin mahu membantu, jadi menjawab “ya” terasa seperti pilihan yang paling bekerjasama.

Namun, tugasan baharu tidak menambah masa yang anda ada. Jika jadual sudah penuh, sesuatu perlu berubah: kerja mana yang dibuat dahulu, bila sesuatu perlu siap, siapa yang mengerjakannya, atau sejauh mana skop kerja itu.

Di sinilah perbezaan pentingnya:

“Saya tidak mahu membantu” dan “saya tidak boleh menyiapkan semua ini dalam tarikh akhir semasa” bukan perkara yang sama.

Anda mungkin masih bersedia untuk mengambil tugasan baharu itu. Yang sukar ialah menerima tugasan baharu sambil mengekalkan semua komitmen lama tanpa sebarang perubahan.

Jadi, daripada terus menerima atau menolak, jadikan pertukaran itu jelas.

Jangan menolak tugasan jika masalah sebenar ialah pertembungan kerja

Katakan slaid baharu dan laporan klien tidak mungkin kedua-duanya siap tepat pada masanya.

Bandingkan dua jawapan ini:

“Maaf, saya terlalu sibuk. Saya tak boleh buat.”

dan:

“Saya boleh ambil tugasan ini, tetapi saya tak boleh siapkan tugasan ini dan laporan klien dalam tarikh akhir semasa. Yang mana satu anda mahu saya utamakan?”

Jawapan kedua mengubah arah perbualan.

Anda tidak berkata, “Saya enggan buat kerja ini.”

Anda berkata, “Dua komitmen ini tidak boleh dipenuhi serentak dalam keadaan sekarang. Yang mana satu perlu didahulukan?”

Ada konteks awam yang berguna untuk memahami perbezaan ini. Dalam Management Standards oleh UK Health and Safety Executive (HSE), beban kerja dibincangkan di bawah “Demands” dan keperluan yang bercanggah dibincangkan di bawah “Role”. HSE menyatakan bahawa organisasi sepatutnya menetapkan tuntutan kerja yang boleh dicapai dalam waktu kerja yang dipersetujui dan, setakat yang boleh, menjadikan keperluan berbeza itu serasi, serta menyediakan cara untuk pekerja menyuarakan konflik yang timbul. Ini ialah panduan berkaitan tekanan kerja di UK, bukan peraturan yang terpakai kepada setiap tempat kerja atau setiap negara. HSE: Demands HSE: Role

Inti praktikalnya lebih ringkas: apabila dua keutamaan bertembung, jangan diam-diam menukarkan pertembungan itu menjadi dua janji.

Beri pengurus keputusan yang benar-benar boleh dibuat

Apabila pertembungan itu sudah jelas, anda tidak perlu menerangkan panjang lebar betapa sibuknya anda.

Ubah masalah itu menjadi sesuatu yang boleh diputuskan.

Katakan Task A perlu siap hari Rabu, kemudian pengurus meminta Task B juga siap hari Rabu.

Jika tarikh akhir tugasan baharu boleh dianjak:

“Saya boleh ambil tugasan ini. Dengan beban kerja saya sekarang, hari Jumaat lebih realistik. Adakah tarikh itu sesuai?”

Jika tarikh akhir baharu tidak boleh berubah:

“Saya boleh siapkan ini pada hari Rabu, tetapi Task A perlu dianjak. Yang mana satu perlu didahulukan?”

Jika orang lain mungkin boleh mengambil tugasan itu:

“Saya tak ada ruang untuk siapkan kedua-duanya pada hari Rabu. Bolehkah tugasan ini diberikan kepada orang lain, atau bolehkah kita bahagikan kerja?”

Jika tugasan baharu jelas menjadi keutamaan:

“Baik. Saya akan dahulukan ini. Itu bermakna Task A akan dianjak ke hari Jumaat—adakah itu pertukaran yang anda mahu?”

Jawapan-jawapan ini tidak bergantung pada usaha untuk membuktikan bahawa anda “cukup sibuk”.

Ia menjadikan keputusan yang perlu dibuat lebih jelas.

Ada permintaan baharu. Ada komitmen sedia ada. Jika kedua-duanya tidak boleh dipenuhi dalam keadaan yang sama, sesuatu perlu berubah.

Itu lebih mudah dibincangkan daripada perdebatan umum tentang sama ada anda terlalu sibuk.

Bahasa yang jelas tidak menjamin hasil yang selesa

Kadangkala pengurus akan menjawab:

“Buat slaid dulu. Laporan esok.”

Sekarang keutamaan sudah jelas.

Kadangkala tugasan baharu memang benar-benar mendesak. Masalah pelanggan, isu keselamatan, kegagalan produksi atau kejadian tidak dijangka lain mungkin wajar didahulukan berbanding kerja yang dirancang lebih awal.

Dalam keadaan seperti itu, respons yang lebih berguna bukan mempertahankan jadual lama, tetapi mengesahkan keutamaan baharu:

“Baik, saya akan beralih kepada tugasan ini sekarang. Untuk pastikan, laporan bukan lagi keutamaan hari ini, betul?”

Namun, ada juga keadaan yang lebih sukar.

Pengurus mungkin berkeras bahawa kedua-dua tarikh akhir tidak boleh berubah. Mereka mungkin mengatakan tiada orang lain yang tersedia. Dalam sesetengah kerja, anda juga mungkin mempunyai ruang yang sangat terhad untuk menolak tugasan yang diberikan secara terus.

Ayat yang baik tidak boleh menjamin bahawa semua kekangan itu akan hilang.

Tetapi ayat yang baik boleh mengelakkan keadaan yang tidak realistik daripada terus tersembunyi.

Contohnya:

“Baik, saya akan utamakan slaid dahulu. Jika kedua-dua tarikh akhir kekal sama, saya tak boleh berjanji bahawa laporan juga akan siap esok pagi. Saya akan beri kemas kini status petang ini.”

Dengan itu, anda sudah menerima keutamaan yang ditetapkan pengurus tanpa berpura-pura bahawa masalah kapasiti sudah hilang.

Jika perkara seperti ini berlaku berulang kali, masalahnya mungkin bukan lagi cara anda menolak satu permintaan. Masalahnya mungkin terletak pada cara beban kerja dan keutamaan ditetapkan. Tiada satu skrip komunikasi yang boleh menyelesaikan setiap masalah di tempat kerja.

Ayat yang boleh anda simpan untuk kali seterusnya

Anda tidak perlu menyediakan penjelasan yang sempurna setiap kali permintaan baharu datang.

Mulakan dengan ini:

“Saya boleh bantu dengan ini. Dengan kerja saya sekarang, saya tak boleh memenuhi kedua-dua tarikh akhir. Yang mana satu anda mahu saya utamakan?”

Kemudian ubah bahagian kedua mengikut pilihan sebenar: tarikh akhir yang lebih lewat, pemilik tugas yang berbeza, atau tugasan lama yang perlu dialihkan.

Matlamatnya bukan untuk menjadi lebih pandai berkata tidak.

Matlamatnya ialah berhenti berkata ya kepada beberapa janji yang tidak boleh dipenuhi serentak.

Apabila satu lagi tugasan masuk ke jadual yang sudah penuh, satu soalan boleh menjadikan keputusan yang tersembunyi lebih jelas:

“Apa yang perlu dialihkan?”