Sukar Mengingati Pencapaian Kerja? Simpan Satu Nota Setiap Minggu

Minggu yang sibuk masih diingati. Tetapi apa sebenarnya yang berlaku?

Bayangkan anda membuka borang penilaian prestasi.

Soalannya nampak mudah: “Apa yang telah anda capai?”

Pagi yang tergesa-gesa, rangkaian mesej yang panjang, mesyuarat, pembetulan, permintaan, dan tarikh akhir masih diingati. Tetapi apabila cuba menukarkannya kepada satu contoh yang jelas, yang terlintas mungkin hanya “saya bekerja keras” atau “saya mengendalikan banyak tugasan.”

Kemudian anda mula mencari e-mel lama dan dokumen, dengan harapan sesuatu dapat membantu anda mengingati semula kerja selama berbulan-bulan.

Masalahnya bukan kerana setiap minggu sepatutnya mempunyai pencapaian besar. Masalahnya ialah butiran yang berguna mudah hilang apabila kerja terus bergerak ke hadapan.

Nota mingguan yang ringkas boleh menyelesaikan masalah yang lebih praktikal: daripada meminta diri anda pada masa hadapan membina semula apa yang berlaku, tinggalkan maklumat yang cukup untuk mengenal pasti semula peristiwa itu.

Nota itu hanya memerlukan empat bahagian:

Masalah: Apa yang perlu diberi perhatian?
Keputusan atau tindakan saya: Apa yang saya putuskan, ubah, baiki, cadangkan, atau jelaskan?
Perubahan: Apa yang berbeza selepas itu?
Bukti: Di mana saya boleh menyemaknya semula kemudian?

Ini ialah format praktikal, bukan standard penilaian prestasi yang terpakai di semua tempat kerja. Namun, sebagai satu contoh bagaimana bukti pencapaian boleh disusun, U.S. Office of Personnel Management menerangkan bahawa rekod pencapaian pemohon lazimnya merangkumi masalah atau situasi, tindakan khusus yang diambil, serta hasil atau kesannya. Agensi itu juga menerangkan bahawa maklumat tentang seseorang yang boleh mengesahkan kenyataan tersebut biasanya diminta. (U.S. Office of Personnel Management)

Perbezaan yang berguna sebenarnya mudah: rekodkan kerja sebagai sesuatu yang benar-benar berlaku, bukan sekadar masa yang anda habiskan.

Tukarkan “saya sibuk” kepada sesuatu yang boleh diterangkan

Katakan pada hari Jumaat anda menulis:

Mengusahakan penambahbaikan proses serah tugas pasukan.

Ayat ini kedengaran positif, tetapi sebulan kemudian ia menimbulkan lebih banyak soalan.

Apakah masalahnya? Apa yang sebenarnya anda lakukan? Adakah sesuatu benar-benar berubah?

Bandingkan dengan contoh rekaan berikut:

Masalah: Dalam serah tugas mingguan, beberapa tugasan yang belum selesai kadangkala tidak mempunyai orang yang jelas untuk mengambil alih seterusnya.
Keputusan atau tindakan saya: Saya menambah ruangan “pemilik” dan “tindakan seterusnya” pada nota serah tugas yang sedia ada, bukannya membuat dokumen baharu.
Perubahan: Pada serah tugas berikutnya, setiap tugasan terbuka mempunyai pemilik dan tindakan seterusnya yang direkodkan.
Bukti: Dokumen serah tugas yang dikemas kini dan sejarah versinya.

Tidak perlu menjadikannya kedengaran luar biasa.

Yang berguna ialah rangkaiannya: ada masalah, anda membuat satu pilihan, ada perubahan yang boleh diperhatikan, dan ada tempat untuk menyemak semula butirannya.

Format seperti ini lebih mudah digunakan semula kemudian. Anda boleh meringkaskannya untuk CV, menghuraikannya dalam temu duga, atau menggunakannya untuk mengingati apa yang benar-benar berlaku sebelum penilaian.

Bagaimana jika minggu ini tiada pencapaian yang menonjol?

Di sinilah nota pencapaian boleh mula tersasar.

Jika setiap hari Jumaat mesti menghasilkan satu “kejayaan”, kerja biasa boleh mula ditulis secara berlebihan.

Penambahbaikan kecil menjadi “transformasi proses besar”. Tugas rutin menjadi “inisiatif penting”. Catatan mungkin kedengaran lebih kuat, tetapi menjadi kurang tepat.

Sesetengah sumbangan yang berguna memang tidak kelihatan besar.

Lihat contoh rekaan berikut:

Masalah: Ahli pasukan baharu perlu bertanya halaman prosedur yang mana masih digunakan antara beberapa halaman yang tersedia.
Keputusan atau tindakan saya: Saya meletakkan pautan ke prosedur semasa di bahagian paling atas halaman bersama dan menandakan versi lama dengan jelas sebagai arkib.
Perubahan: Pada serah tugas berikutnya, prosedur semasa boleh ditemui terus dari halaman bersama.
Bukti: Sejarah halaman dan dokumen serah tugas yang telah dikemas kini.

Tiada angka pendapatan. Tiada pelancaran besar. Tiada dakwaan bahawa produktiviti tiba-tiba meningkat.

Namun, nota itu tetap menangkap sumbangan yang sebenar.

Ada juga keadaan sebaliknya yang sama sah: mungkin minggu ini anda hanya menyelesaikan kerja rutin dan tidak dapat menunjuk kepada keputusan penting, penambahbaikan, masalah yang diselesaikan, atau perubahan yang wajar dianggap sebagai pencapaian.

Jika begitu, anda tidak perlu membuat nota pencapaian untuk minggu tersebut.

Matlamatnya bukan untuk mencipta satu pencapaian setiap tujuh hari. Semakan mingguan hanya memberi peluang supaya sumbangan sebenar direkodkan sebelum butirannya hilang.

Pisahkan hasil pasukan daripada bahagian yang benar-benar anda lakukan

Ada satu lagi masalah yang biasa berlaku.

Hasilnya mungkin nyata, tetapi dicapai oleh beberapa orang.

Katakan pasukan anda menyiapkan satu keluaran mengikut jadual.

Jika anda menulis—

Saya menyiapkan keluaran itu tepat pada waktunya.

—hasil bersama boleh kedengaran seperti pencapaian individu.

Sebaliknya, anda boleh menyimpan kedua-dua fakta itu secara berasingan:

Hasil pasukan: Keluaran disiapkan mengikut jadual.
Sumbangan saya: Saya menemui 2 perkara dalam senarai semak pelancaran yang belum mempunyai pemilik yang jelas, membangkitkannya semasa semakan akhir, kemudian mengemas kini senarai itu selepas tanggungjawab ditetapkan.
Bukti: Senarai semak akhir dan nota semakan.

Dengan cara ini, anda tidak perlu mengambil semua kredit pasukan, tetapi anda juga tidak perlu menghilangkan sumbangan sendiri.

Hasil pasukan kekal sebagai hasil pasukan. Bahagian anda masih jelas dan khusus.

Dalam konteksnya sendiri, salah satu sistem prestasi persekutuan Amerika Syarikat, USA Performance, menggunakan pembezaan yang serupa. Sistem itu menerangkan naratif pencapaian kendiri pekerja sebagai ringkasan pencapaian utama yang menonjolkan hasil, sumbangan, dan contoh, sambil memberi penyelia konteks dan bukti untuk penilaian prestasi. Tempat kerja anda mungkin menilai prestasi dengan cara yang berbeza, jadi peraturan dalaman tetap menjadi rujukan utama. (USA Performance)

Prinsip yang digunakan di sini lebih sempit: nyatakan sebagai sumbangan anda hanya bahagian yang memang boleh anda terangkan, dan tulis hasil bersama sebagai hasil bersama.

Tinggalkan bukti yang cukup untuk diri anda pada masa hadapan

Keempat-empat bahagian nota mempunyai fungsi yang berbeza.

Masalah menerangkan mengapa kerja itu penting.

Keputusan atau tindakan saya menunjukkan apa yang benar-benar anda sumbangkan.

Perubahan mengelakkan nota daripada menjadi sekadar senarai tugasan.

Bukti memberi anda tempat untuk kembali apabila butirannya sudah tidak segar dalam ingatan.

“Bukti” tidak bermaksud menyalin bahan sulit syarikat ke dalam arkib peribadi. Mengikut peraturan tempat kerja anda, bukti mungkin sekadar nombor tiket, nama dokumen, laporan yang telah diluluskan, sejarah versi, mesej maklum balas, atau rujukan kepada papan pemuka dalaman yang anda dibenarkan akses.

Untuk minggu ini, satu nota boleh jadi sesederhana ini:

Masalah:
Keputusan atau tindakan saya:
Perubahan:
Bukti:
Jika kerja dilakukan bersama: Hasil pasukan / sumbangan saya

Anda bukan sedang menulis CV setiap hari Jumaat.

Anda hanya meninggalkan jejak kecil yang boleh membawa anda kembali kepada kerja yang benar-benar anda lakukan.

Beberapa bulan kemudian, apabila seseorang bertanya, “Apa yang telah anda capai?”, anda tidak hanya bergantung pada ingatan kabur bahawa anda sibuk. Anda mempunyai sekurang-kurangnya satu contoh khusus yang boleh diterangkan, disemak, dan secara jujur disebut sebagai sumbangan anda.