Paano Itama ang Maling Work Update Bago Ito Makaapekto sa Susunod na Gawain

Sinabi mong “tapos na” dahil akala mo maaabutan mo bago kailanganin ng iba ang file. Ngayon ay hinihingi na ito sa group chat. Maaari ba nating ibalik ang susunod mong mensahe sa kung ano talaga ang totoo?

Isipin ang isang karaniwang araw ng trabaho sa Pilipinas. Tinanong ka sa team group chat kung handa na ang slides para sa presentation kinabukasan.

Sumagot ka ng, “Oo.”

Pero bukas pa sa laptop mo ang mga huling pahina.

Baka inakala mong matatapos mo ito bago ang susunod na check-in. Baka mas mahirap sabihin ang “hindi pa” kaysa bumili ng kaunting oras.

Pagkatapos, hiningi na ng kasama mo ang file dahil kailangan niya itong tingnan bago umuwi.

Nandoon pa rin ang unang problema: hindi pa tapos ang trabaho. Pero may bago nang problema dahil ang maling update mo ay nakaaapekto na sa susunod na gagawin ng ibang tao.

Hindi mo kailangang gawing mas kapani-paniwala ang unang sagot. Mas malinis na ihinto ang dagdag na kuwento, sabihin ang totoong status, at tingnan kung may nabago dahil may naniwala sa maling impormasyon.

Sa madaling sabi

• Sabay nating ihinto ang unang maling update bago pa ito mangailangan ng panibagong maling detalye.
• Sabay nating unahin ang totoong status bago ang paliwanag.
• Sabay nating ayusin lamang ang planong o desisyong talagang nabago dahil sa maling impormasyon.

1. Ihinto ang unang maling update bago pa ito mangailangan ng panibagong dahilan

Halimbawa, isinulat mo, “Na-upload ko na ang presentation.”

Hindi mo pa pala ito na-upload.

Tiningnan ng teammate mo ang shared folder bago umalis sa opisina at tinanong kung nasaan ang file.

Maaaring pumasok agad sa isip mo ang sagot na, “Baka pumalya ang upload,” kahit hindi mo naman talaga sinimulan ang pag-upload.

Parang nakakabili iyon ng ilang minuto. Pero gumagawa rin iyon ng isa pang detalye na kailangan mong panindigan sa susunod.

Sa isang pag-aaral noong 2016 sa Nature Neuroscience, nakita ng mga mananaliksik na lumalaki ang self-serving dishonesty—pagsisinungaling na may pakinabang sa taong gumagawa nito—habang nauulit ito sa mga kontroladong gawain sa laboratoryo. Paulit-ulit na nagkaroon ang mga kalahok ng pagkakataong magbigay ng maling impormasyon kapag maaari silang makinabang, at karaniwang lumaki ang antas ng pagsisinungaling sa mga sumunod na pagkakataon. Hindi nito pinatutunayan na lahat ng maliit na kasinungalingan sa trabaho ay tiyak na lalaki. Pero may sapat na dahilan para huwag ituring na walang epekto ang paulit-ulit na maling sagot. (Garrett et al., 2016)

Para sa susunod mong mensahe, mas kapaki-pakinabang ang isang mas maliit na tanong:

Lilinawin ba ng sagot na ito ang sitwasyon, o bibigyan lang ako nito ng isa pang detalyeng kailangang protektahan?

Isipin na tinitingnan mo ang team chat habang pauwi sakay ng bus o jeepney. Naka-type na ang, “Baka hindi nag-sync.”

Burahin mo muna ang linyang iyon bago pa ito maging bahagi ng kuwento.

Kailangan mo pa ring itama ang unang pagkakamali. Pero hindi na ito lumalaki bilang sunod-sunod na maling sagot.

2. Unahin ang totoong status bago ang dahilan

Kapag tumigil ka nang magdagdag ng bagong detalye, maaaring gusto mong ipaliwanag agad ang buong araw.

Humaba ang meeting. May biglang urgent na request. Halos tapos ka na at inakala mong maipapadala mo ang file bago mapansin ng iba ang delay.

Maaaring totoo ang mga dahilan na iyon. Pero hindi pa rin nito sinasabi sa kausap mo kung ano ang maaari niyang pagplanuhan ngayon.

Kaya paghiwalayin natin ang pagwawasto at ang paliwanag.

Ang malinaw na pagwawasto ay unang sumasagot sa dalawang tanong:

Ano ang sinabi ko? Ano ang totoo ngayon?

Halimbawa:

“Sinabi kong naka-upload na ang slides. Hindi pa pala. Tinatapos ko ngayon ang huling check at maipapadala ko ang kumpletong file nang 5:40 p.m.”

Ihambing iyan sa:

“Naging sobrang busy ang hapon at akala ko matatapos ko bago ninyo tingnan.”

Maaaring ipinapaliwanag ng ikalawang mensahe kung ano ang nangyari sa iyo. Pero kailangan pa ring hanapin ng teammate mo kung ano talaga ang kasalukuyang status.

Isipin na may manager sa Metro Manila na naglaan ng maikling oras para mag-review bago ang evening call. Kapag malinaw ang correction, maaari niyang piliing ituloy ang review slot, ilipat ito, o gamitin muna ang oras sa ibang gawain.

Maaari mong idagdag ang dahilan pagkatapos kung makatutulong iyon sa susunod na desisyon.

Hindi ang pagpapaganda ng dating mo ang layunin. Ang mahalaga ay maibalik sa kausap mo ang impormasyong maaari na niyang gamitin nang maayos.

3. Ayusin ang planong nagbago dahil naniwala sila sa update mo

Minsan, sapat na ang malinaw na pagwawasto.

Kung walang kumilos batay sa maling update, maaaring wala nang iba pang kailangang ayusin.

Pero maaaring may taong nagbago na ng plano dahil naniwala siya sa sinabi mo.

Baka ipinagpaliban ng teammate mo ang ibang gawain habang hinihintay ang file. Baka sinabi ng supervisor sa ibang grupo na tapos na ang bahagi mo. Baka may naglaan ng oras para sa review na hindi pa pala puwedeng simulan.

Dito nagbabago ang kapaki-pakinabang na tanong:

Ano ang ginawa ng ibang tao nang iba dahil naniwala sila sa update ko?

Halimbawa, naglaan ang teammate mo sa Cebu ng tatlumpung minuto para tingnan ang spreadsheet bago ang end-of-day hand-off dahil sinabi mong handa na ito. Ibinabalik ng correction ang katotohanan, pero maaaring kailangan ding magkasundo kayo sa bagong oras ng review at sa delivery time na kaya mo talagang tuparin.

Ang pag-aayos ay hindi katulad ng pagkontrol sa magiging reaksyon nila.

Maaaring mainis o madismaya sila. Ang bahagi mo ay gawing tama ang impormasyon at ayusin ang abalang kaya mo pang maituwid.

Dahil dito, mas nagiging tiyak ang susunod na hakbang.

Sa halip na itanong, “Paano ko ito mapagmumukhang hindi gaanong seryoso?” maaari mong itanong, “Anong desisyon ang nagbago dahil sa mensahe ko, at ano pa ang kaya kong ayusin?”

Minsan, bagong deadline ang sagot. Minsan, kailangan mong itama rin ang status sa isa pang taong nakatanggap nito. Minsan, sapat na ang correction mismo.

Dapat tumugma ang pag-aayos sa totoong epekto, hindi sa laki ng kaba mo.

Tatlong magkakaibang problema ang nalilikha ng isang maling update, kaya tatlo rin ang bahagi ng pagwawasto

Mahalaga ang pagkakasunod-sunod. Una, ihihinto mo ang maling update bago pa ito magkaroon ng panibagong claim. Ikalawa, ibibigay mo ang totoong status para makagawa ng maayos na desisyon ang kausap mo. Panghuli, titingnan mo kung may nagbago ng plano dahil naniwala siya sa iyo.

Kung walang kumilos batay sa maling impormasyon, maaaring hindi na kailangan ang ikatlong hakbang. Mahalaga pa rin ang unang dalawa dahil tinatapos nila ang maling bersyon at ibinabalik ang trabaho sa iisang set ng totoong impormasyon.

Maaaring awkward pa rin ang usapan. Pero isang totoong problema na ang hinaharap mo, sa halip na gumastos pa ng lakas para protektahan ang pangalawang bersyon ng nangyari.

Mas lumapit sa taong gusto mong maging

• Sabay nating pansinin ang sandaling humihingi na ng panibagong maling sagot ang unang maling update.
• Sabay nating gawing kapaki-pakinabang ang correction sa pagsasabi kung ano talaga ang tapos, ano ang hindi pa, at ano ang susunod.
• Sabay nating ayusin ang iskedyul o desisyong talagang nabago, nang hindi sinusubukang kontrolin ang magiging reaksyon ng ibang tao.

---

Tuklasin ang structured learning kapag kailangan mo ito

Hindi mo kailangan ng course para magamit ang tatlong hakbang sa artikulong ito.

Kung gusto mong mas sanayin ang pagbibigay ng mahirap na update, pagtatakda ng malinaw na inaasahan, o pagwawasto ng pagkakamali, maaaring makatulong ang structured learning sa pag-aaral ng mas maraming sitwasyon. Maaari mong tingnan ang vinsurgo Coursera guide bilang isang opsyon, nang hindi itinuturing ang course bilang sagot sa bawat problema.

Tingnan ang vinsurgo Coursera guide

---

Nakaraan:

Susunod: