Cách xây dựng niềm tin với đồng nghiệp mà không cần ép mình phải xã giao

Bạn muốn họ tin mình, nhưng bạn không muốn giả vờ hướng ngoại hơn. Chúng ta có thể xây niềm tin theo cách khác không?

Có thể bạn gặp cùng một người gần như mỗi ngày.

Hai người chào nhau. Thỉnh thoảng cùng làm một việc. Giữa hai người không có vấn đề gì.

Rồi một người khác bước vào và bắt đầu nói chuyện rất tự nhiên. Chỉ vài phút sau, mọi người đã cười với nhau. Bạn có thể tự hỏi liệu niềm tin có được xây bằng cách đó không, và liệu ít nói có khiến mình bất lợi không.

Với mối quan hệ này, hãy cùng thử một con đường khác.

Bạn không cần tạo ra nhiều cuộc trò chuyện hơn mức công việc cần. Ta có thể làm cho những cuộc trò chuyện vốn đã có trở nên dễ hiểu hơn, và dễ sửa hơn khi có điều gì đó đi lệch.

Một cách yên lặng để xây dựng niềm tin

• Hãy cùng cho thấy mình đã nghe đúng trước khi bắt tay vào làm.
• Hãy cùng nói rõ bước tiếp theo để sự im lặng không biến thành đoán mò.
• Hãy cùng xem việc sửa hiểu lầm là chuyện bình thường, để một lỗi nhỏ không thành cuộc tranh cãi cá nhân.

1. Cho thấy bạn đã nghe đúng trước khi bắt đầu

Một đồng nghiệp giải thích một việc cho bạn.

Bạn lắng nghe. Bạn hiểu. Bạn nói: “Được,” rồi quay lại màn hình.

Từ phía bạn, mọi thứ có thể đã rất rõ. Nhưng người kia không thể nhìn thấy điều đang ở trong đầu bạn.

Bạn có hiểu toàn bộ yêu cầu không? Có chi tiết nào bạn hiểu theo nghĩa khác không? Hai người có đang hình dung cùng một kết quả không?

Bạn không cần trả lời dài. Bạn có thể xác nhận lại: nói một câu ngắn về điều bạn nghĩ mình vừa nghe.

Ví dụ:

“Vậy là bạn muốn sửa phần đầu, còn phần thứ hai giữ nguyên. Mình hiểu đúng chứ?”

Lúc này, người kia có thể nói: “Đúng.”

Hoặc họ có thể nói: “Gần đúng. Phần đầu cũng giữ nguyên nhé, mình chỉ nói đến cái bảng thôi.”

Con trỏ vẫn đang nhấp nháy trên màn hình. Chưa có công sức nào bị bỏ đi. Sau này cũng không ai phải giải thích vì sao kết quả cuối cùng lại sai ý.

Việc xác nhận lại hữu ích nhất khi ý nghĩa thật sự quan trọng: một hạn chót, một thay đổi trong công việc chung, một yêu cầu có nhiều phần, hoặc điều gì đó bạn chưa chắc mình đã hiểu đúng. Nếu yêu cầu vốn đơn giản và rõ ràng, bạn không cần làm thêm bước này.

Niềm tin ở đây không đến từ việc nói chuyện duyên dáng. Bạn đang cho người kia một cơ hội nhỏ để thấy rằng lời họ nói đã đến với bạn đúng nghĩa.

2. Nói rõ bước tiếp theo để người kia không phải đoán

Bạn có thể hiểu đúng một việc nhưng vẫn để lại một kiểu mơ hồ khác.

Bây giờ sẽ thế nào?

Giả sử một đồng nghiệp gửi cho bạn một tài liệu cần chỉnh sửa. Bạn trả lời: “Được.”

Hai giờ trôi qua.

Họ có thể không biết bạn đã bắt đầu chưa, khi nào bạn sẽ phản hồi, hoặc bạn định sửa những phần nào.

Bạn không cần nhắn tin suốt cả buổi chiều. Một câu trả lời rõ ràng có thể loại bỏ phần lớn việc phải đoán:

“Chiều nay mình sẽ sửa hai phần đầu rồi gửi lại. Phần cuối mình sẽ giữ nguyên.”

Giờ thì người kia đã có một hình dung đơn giản về bước tiếp theo.

Điều này quan trọng vì nói chuyện nhiều hơn không đồng nghĩa với giao tiếp tốt hơn. Một nghiên cứu đăng trên European Management Journal đã xem xét những người làm việc từ xa trong thời gian có các hạn chế vì đại dịch. Trong bối cảnh đó, các nhà nghiên cứu nhận thấy sự giảm sút niềm tin gắn với cảm giác bị tách khỏi nơi làm việc được giải thích nhiều hơn bởi chất lượng giao tiếp và chia sẻ thông tin kém, chứ không phải chỉ bởi số lần mọi người liên lạc. Họ mô tả giao tiếp tốt tại nơi làm việc là chính xác, đúng lúc và hữu ích. (van Zoonen, Sivunen and Blomqvist, European Management Journal)

Nghiên cứu đó nói về làm việc từ xa trong một giai đoạn rất khác thường, nên nó không chứng minh rằng mọi nơi làm việc đều vận hành giống hệt nhau. Nhưng nó cho ta một điểm phân biệt hữu ích: nhiều tin nhắn hơn và tin nhắn rõ hơn không phải là cùng một chuyện.

Nếu bạn ít nói, điều đó có thể giúp bạn thấy nhẹ hơn.

Hãy hình dung hai buổi chiều yên lặng.

Ở buổi thứ nhất, đồng nghiệp cứ nhìn vào khung chat và tự hỏi có nên hỏi bạn lần nữa không.

Ở buổi thứ hai, họ đã biết bạn đang sửa gì và khi nào bạn sẽ quay lại.

Cả hai buổi chiều đều có thể rất ít lời qua tiếng lại. Chỉ một trong hai có sự đoán mò không cần thiết.

3. Làm cho câu “Không phải ý mình như vậy” trở nên dễ nói

Bây giờ hãy tưởng tượng bạn đã hoàn thành công việc.

Đồng nghiệp nhìn vào đó và nói:

“Thật ra, ý mình không hẳn là vậy.”

Có thể có một giây căng thẳng.

Bạn đã nghe. Bạn đã cố làm đúng. Lời sửa của họ có thể nghe giống lời chê, dù thực ra nó chỉ là thông tin.

Bạn có thể lập tức tự bảo vệ mình:

“Nhưng bạn đã nói như thế mà.”

Hoặc bạn có thể để cánh cửa mở:

“Hiểu rồi. Phần đó mình đã hiểu theo cách khác. Cảm ơn bạn đã nói ra — mình cùng sửa nhé.”

Bạn không nói rằng mọi lỗi đều là lỗi của mình. Bạn chỉ đang nói rằng hiểu đúng điều cần làm quan trọng hơn việc thắng một cuộc tranh luận nhỏ.

Các nhà nghiên cứu dùng thuật ngữ an toàn tâm lý để chỉ niềm tin chung trong một nhóm rằng mọi người có thể chấp nhận một rủi ro trong quan hệ với người khác mà vẫn thấy an toàn. Nói đơn giản hơn, đó là cảm giác bạn có thể nói điều khiến mình dễ bị đánh giá, chẳng hạn thừa nhận rằng mình chưa chắc. Trong nghiên cứu của Amy Edmondson về 51 nhóm làm việc tại một công ty sản xuất, mức an toàn tâm lý cao hơn có liên hệ với nhiều hành động giúp các nhóm học hỏi hơn. (Edmondson, Administrative Science Quarterly)

Nghiên cứu đó nói về cả nhóm. Một câu trả lời bình tĩnh giữa hai đồng nghiệp không thể tự nó tạo ra bầu không khí như vậy cho cả nhóm.

Nhưng nó cho ta một hình ảnh hữu ích.

Nếu mỗi lần sửa bạn đều dẫn đến phòng thủ hoặc tranh cãi, người kia có thể sẽ dè dặt hơn khi nói. Nếu một lời sửa chỉ dẫn đến câu: “Ừ, mình hiểu chỗ khác nhau rồi,” thì cuộc trò chuyện trở nên dễ hơn.

Và cánh cửa đó mở theo cả hai phía.

Một tuần sau, có thể chính bạn là người cần nói:

“Có lẽ mình đang hiểu phần này khác bạn. Mình cùng kiểm tra lại nhé?”

Căn phòng không bỗng trở nên sôi nổi hơn. Có thể chẳng có câu đùa nào, cũng chẳng có cuộc trò chuyện dài.

Chỉ có hai người đang nhìn cùng một công việc và giúp nhau nói rõ điều mình thật sự muốn nói.

Niềm tin trở nên dễ xây hơn khi cả hai không phải đoán

Ba phần này đi cùng nhau theo một thứ tự.

Đầu tiên, bạn cho thấy mình đã nghe gì. Điều đó giúp bắt được sự khác nhau trong cách hiểu trước khi nó biến thành công sức bị lãng phí.

Sau đó, bạn nói rõ bước tiếp theo. Khi ý nghĩa đã thống nhất, người kia không cần thêm tin nhắn chỉ để biết chuyện gì đang xảy ra.

Cuối cùng, bạn làm cho việc sửa nhau trở nên dễ hơn. Nếu một trong hai hiểu sai, mối quan hệ không cần biến lỗi đó thành đổ lỗi.

Mỗi phần gỡ đi một câu hỏi khác nhau: Bạn có hiểu ý mình không? Tiếp theo sẽ làm gì? Nếu một trong hai sai thì chuyện gì xảy ra?

Bạn không cần loại bỏ mọi khoảng im lặng giữa hai người.

Bạn chỉ đang làm cho sự im lặng đó dễ chịu hơn.

Điều này khác với việc trở thành người hướng ngoại nhất trong phòng. Với hai người đang cố làm việc tốt cùng nhau, nó tạo ra một chỗ rất thực tế để niềm tin có thể lớn dần.

Tiến gần hơn tới con người bạn muốn trở thành

• Hãy cùng bắt đầu với một đồng nghiệp bạn đã làm việc cùng, thay vì cố trở nên xã giao hơn với tất cả mọi người.
• Hãy cùng dùng một câu xác nhận ngắn khi ý nghĩa thật sự quan trọng: “Vậy điều bạn cần là ___ — mình hiểu đúng chứ?”
• Hãy cùng chừa chỗ cho câu “Không, ý mình là…” từ cả hai phía và xem nó như thông tin hữu ích mà ta có thể xử lý cùng nhau.