Sau một sai sót, quản lý không còn giao việc quan trọng cho bạn? Cách lấy lại trách nhiệm mà không hứa quá mức

Công việc cũ của bạn giờ mang tên người khác. Ta có thể thôi hỏi “Anh/chị có tin tôi lại chưa?” và chuyển sang hỏi về một cách bàn giao khả thi hơn không?

Buổi sáng, bạn mở bảng công việc.

Một báo cáo bạn từng phụ trách giờ có tên người khác bên cạnh.

Sai sót đã được trao đổi. Bạn đã xin lỗi hoặc sửa những gì có thể. Nhưng công việc quan trọng vẫn chưa quay lại.

Phản xạ đầu tiên có thể là: “Hãy cho tôi thêm một cơ hội. Tôi hứa chuyện đó sẽ không xảy ra nữa.”

Có một câu hỏi hữu ích hơn:

“Phần trách nhiệm nào tôi có thể nhận lại một cách an toàn ngay bây giờ, và điều gì sẽ khiến việc nhận thêm phần tiếp theo trở nên hợp lý sau này?”

Trách nhiệm không phải chỉ có hai lựa chọn: có tất cả hoặc không có gì. Bạn có thể chuẩn bị thông tin nhưng chưa gửi đi, hoặc soạn đề xuất trong khi người khác vẫn giữ quyền phê duyệt cuối cùng.

Nghiên cứu về việc giao quyền — tức khi quản lý giao cho ai đó trách nhiệm và khoảng tự chủ để hành động — ủng hộ ý tưởng rằng quản lý phải cân bằng lợi ích của việc trao quyền với rủi ro mất kiểm soát. Một nghiên cứu năm 2024 với 215 quản lý đơn vị tại các công ty dịch vụ chuyên môn cho thấy mức độ giao quyền có liên quan đến nhiều yếu tố, trong đó có kiến thức chuyên biệt về nhiệm vụ của nhân viên và chi phí giám sát của quản lý. Nghiên cứu này không thể dự đoán một quản lý cụ thể sẽ làm gì sau một sai sót cụ thể, nhưng nó cho thấy việc trao lại trách nhiệm có thể được xem là câu hỏi về phạm vi và rủi ro, chứ không chỉ là một phán xét về con người bạn. (Nghiên cứu gốc)

Hãy cùng xây lại cách bàn giao, thay vì đưa ra một lời hứa lớn hơn.

• Hãy cùng chia phần trách nhiệm đã mất thành nhiều lớp và xin nhận lại một lớp vẫn thực sự có ý nghĩa.
• Hãy cùng làm rõ ranh giới của lớp đó: bạn được tự quyết điều gì, điều gì cần xem lại và khi nào cần dừng để hỏi.
• Hãy cùng thống nhất kết quả nào sẽ khiến việc giao thêm một lớp lớn hơn trở nên hợp lý, rồi để công việc đã hoàn thành hỗ trợ quyết định tiếp theo.

1. Chia công việc cũ thành các lớp trách nhiệm

Khi nhiệm vụ cũ được giao cho người khác, việc xin nhận lại toàn bộ có thể khiến bạn cảm thấy đó mới là kết quả duy nhất đáng kể.

Nhưng như vậy cũng buộc quản lý phải đưa ra một quyết định rất lớn.

Giả sử trước đây bạn phụ trách toàn bộ báo cáo khách hàng hằng tuần từ đầu đến cuối:

Thu thập số liệu → kiểm tra → viết phần nhận xét → duyệt bản cuối → gửi đi.

Không phải tất cả các bước đó đều cần quay lại cùng lúc.

Bạn có thể hỏi:

“Tuần này tôi có thể phụ trách phần số liệu và bản nháp đầu tiên, còn anh/chị giữ phần phê duyệt cuối và gửi đi được không?”

Công việc vẫn có ý nghĩa, nhưng nếu có vấn đề thì vẫn có thể sửa trước khi báo cáo rời khỏi nhóm.

Một nhiệm vụ chỉ mang tính tượng trưng có thể không chứng minh được nhiều. Còn xin nhận lại toàn bộ công việc có thể buộc quản lý phải trao lại mọi lớp trách nhiệm trước khi có bằng chứng mới.

Vì vậy, thay vì hỏi “Tôi có thể lấy lại báo cáo không?”, hãy tìm phần vừa đủ quan trọng nhưng vẫn đủ an toàn để giao lại.

Nếu quản lý nói chưa, bạn có thể hỏi: “Phần nào anh/chị cảm thấy có thể giao lại cho tôi phụ trách trước?”

Lúc này, cuộc trao đổi xoay quanh ranh giới của công việc, chứ không phải việc quản lý đã sẵn sàng tuyên bố rằng niềm tin đã hoàn toàn trở lại hay chưa.

2. Làm rõ giới hạn quyền hạn trước khi bắt đầu

Nhận lại một lớp trách nhiệm vẫn chưa đủ nếu hai bên hiểu khác nhau về việc lớp đó bao gồm những gì.

Hãy tưởng tượng quản lý đồng ý để bạn chuẩn bị số liệu và bản nháp.

Nếu hai nguồn số liệu không khớp, bạn có được tự sửa không? Bạn có thể tự thay đổi phần nhận xét không? Loại vấn đề nào khiến bạn cần dừng lại và hỏi?

Một cách bàn giao rõ ràng có thể như sau:

“Tôi sẽ chuẩn bị số liệu từ nguồn đã được phê duyệt và viết bản nháp đầu tiên. Tôi sẽ tự sửa các lỗi định dạng. Nếu một số liệu trong nguồn không khớp với báo cáo trước, tôi sẽ dừng lại và hỏi anh/chị. Tôi sẽ gửi bản nháp trước 2 giờ chiều thứ Năm. Sau khi phần số liệu hoàn tất, mình có cần một lần xem nhanh không?”

Lúc này, bạn biết mình được tự quyết điều gì, điều gì vẫn thuộc quyền quản lý và điểm xem lại nằm ở đâu.

Điểm kiểm tra đó chỉ có một nhiệm vụ: phát hiện vấn đề trước khi nó trở nên khó sửa hơn.

Điều này không giống việc nhờ ai đó theo dõi mọi bước. Trong hai nghiên cứu lấy mẫu trải nghiệm năm 2023 ở bối cảnh làm việc kết hợp trực tiếp và từ xa, mức giám sát hằng ngày cao hơn từ cấp trên có liên quan đến việc nhân viên cảm thấy ít được tin tưởng hơn trong ngày đó. Các nghiên cứu này không nói về việc lấy lại trách nhiệm sau một sai sót, nên chúng không chứng minh rằng các điểm kiểm tra được lên kế hoạch sẽ xây lại niềm tin. Chúng chỉ cho thấy rằng giám sát liên tục và một điểm xem lại cụ thể không nên được coi là cùng một việc. (Nghiên cứu gốc)

Mục tiêu không phải là chứng minh rằng bạn không cần ai kiểm tra.

Mục tiêu là một cách bàn giao mà cả hai bên đều biết bạn phụ trách điều gì và quyền hạn của bạn dừng ở đâu.

3. Thống nhất bằng chứng nào sẽ khiến việc giao thêm trách nhiệm trở nên hợp lý

Bước cuối là chỉ mở rộng phạm vi khi đã có bằng chứng để làm vậy.

Giả sử bạn đang nhận lại phần số liệu và bản nháp đầu tiên.

Trước khi bắt đầu, bạn có thể hỏi:

“Nếu phần này đáp ứng các bước kiểm tra và thời hạn mà chúng ta đã thống nhất, anh/chị cần thấy thêm điều gì trước khi tôi có thể nhận lại cả phần nhận xét?”

Hãy coi câu trả lời như một điều kiện để bước lên mức tiếp theo: một điều kiện đơn giản giúp cả hai biết khi nào việc bàn về phạm vi trách nhiệm rộng hơn trở nên hợp lý.

Quản lý có thể muốn thấy một lần bàn giao trọn vẹn trước, hoặc vẫn giữ quyền phê duyệt cuối vì rủi ro với khách hàng còn cao.

Không câu trả lời nào đảm bảo rằng lớp trách nhiệm tiếp theo chắc chắn sẽ quay lại. Khối lượng công việc hoặc rủi ro kinh doanh vẫn có thể thay đổi quyết định.

Nhưng cuộc trao đổi tiếp theo giờ có thể bắt đầu từ điều cụ thể.

Hãy hình dung chiều thứ Năm.

Các số liệu khớp với nguồn đã được phê duyệt. Bản nháp sẵn sàng đúng giờ đã thống nhất. Lần xem lại theo kế hoạch đã diễn ra. Bạn giữ đúng phạm vi đã thống nhất.

Lúc này, bạn có thể hỏi:

“Phần này đã hoàn thành như đã thống nhất. Phần nhận xét có phải là phần trách nhiệm tiếp theo anh/chị cảm thấy có thể giao lại cho tôi không, hay anh/chị còn cần thấy điều gì khác trước?”

Bạn không yêu cầu quản lý quên sai sót trước đó.

Bạn đang đề nghị họ đưa ra quyết định tiếp theo dựa trên bằng chứng mới hơn đang ở ngay trước mắt.

Trách nhiệm có thể quay lại qua từng lần bàn giao rõ ràng hơn

Ba phần này hoạt động theo đúng thứ tự.

Đầu tiên, hãy tách công việc cũ thành những phần trách nhiệm thực sự để quản lý không phải chọn giữa “giao lại tất cả” và “không giao gì”.

Thứ hai, hãy làm rõ ranh giới của phần bạn nhận để một hiểu lầm mới không nảy sinh ngay trong quá trình bàn giao.

Thứ ba, hãy thống nhất bằng chứng nào sẽ khiến việc bàn về phần trách nhiệm tiếp theo trở nên hợp lý.

Sự thay đổi quan trọng rất đơn giản:

Đừng hỏi: “Anh/chị đã tin tôi lại chưa?” Hãy hỏi: “Bây giờ tôi có thể phụ trách phần nào, trách nhiệm đó dừng ở đâu, và điều gì sẽ khiến lần bàn giao tiếp theo trở nên hợp lý?”

Cách này giúp quản lý chỉ phải đưa ra một quyết định nhỏ hơn ở hiện tại, đồng thời tạo cho bạn một con đường đáng tin cậy để tiến dần tới trách nhiệm lớn hơn sau này.

Tiến gần hơn tới con người bạn muốn trở thành

• Hãy cùng chọn một nhiệm vụ quan trọng đang không còn được giao cho bạn và tách nó thành những quyết định thực sự nằm bên trong.
• Hãy cùng chọn một phần trách nhiệm bạn có thể xin nhận lại, rồi làm rõ ranh giới của phần đó và một điểm xem lại hữu ích.
• Hãy cùng hỏi kết quả nào sẽ khiến việc bàn về phần trách nhiệm tiếp theo trở nên hợp lý, để cuộc trao đổi sau bắt đầu từ công việc đã hoàn thành thay vì thêm một lời hứa.

---

Bài trước: [Bài trước cùng quốc gia, cùng ngôn ngữ]

Bài tiếp theo: [Bài tiếp theo cùng quốc gia, cùng ngôn ngữ]