Cách điều chỉnh lại kế hoạch khi sự thật thay đổi: 3 bài học từ Apollo 13

Bạn đã lên kế hoạch cẩn thận, nhưng kế hoạch không còn khớp với thực tế. Vậy chúng ta thật sự đang cố giữ điều gì?

Hãy hình dung lịch của bạn vẫn đang mở trên màn hình.

Những ô thời gian bạn sắp vài ngày trước vẫn nằm đó. Nhưng hạn chót đã thay đổi. Người bạn đang trông cậy không còn rảnh. Thông tin mới làm bài toán thay đổi. Công cụ bạn dự định dùng lại không hoạt động nữa.

Kế hoạch trông vẫn như cũ.

Thực tế thì không.

Từ đó xuất hiện một lựa chọn khó chịu. Bạn có nên bám vào kế hoạch vì đã bỏ thời gian làm nó, hay đổi hướng vì những sự thật làm nền cho kế hoạch ấy đã thay đổi?

Apollo 13 cho chúng ta một cách hữu ích để nghĩ về khoảnh khắc này.

Một hạn chót thông thường không thể so sánh với tình huống khẩn cấp ngoài không gian. Chúng ta chỉ mượn cách ra quyết định: khi sự thật mới làm con đường ban đầu không còn dùng được, hãy tách điều vẫn còn quan trọng ra khỏi con đường không còn hoạt động.

Ba bước điều chỉnh khi sự thật thay đổi

• Hãy cùng giữ mục tiêu vẫn còn quan trọng, thay vì cố giữ từng bước trong kế hoạch cũ.
• Hãy cùng xây lại từ những giới hạn và nguồn lực thật sự đang có.
• Hãy cùng thử con đường mới trước khi phụ thuộc vào nó.

1. Tách mục tiêu thật sự khỏi con đường bạn đã lên kế hoạch

Khi một kế hoạch hỏng, rất dễ xem chính kế hoạch đó là mục tiêu.

Có thể bạn đã tự đặt ra hai mươi slide, năm buổi học, một ngày ra mắt cụ thể hoặc một cách duy nhất để hoàn thành dự án. Sau khi đã bỏ nhiều công sức, con đường ấy có thể bắt đầu giống như chính kết quả mà bạn đang muốn giữ.

Apollo 13 cho thấy vì sao cần tách hai thứ này ra.

Apollo 13 được phóng ngày 11 tháng 4 năm 1970 với kế hoạch hạ cánh xuống Mặt Trăng. Ngày 13 tháng 4, một bình oxy trong service module—phần cung cấp các hệ thống quan trọng về điện và oxy—bị vỡ. Kế hoạch hạ cánh xuống Mặt Trăng bị hủy. Phi hành đoàn chuyển sang lunar module Aquarius, con tàu vốn được làm cho việc hạ cánh xuống Mặt Trăng, rồi dùng nó như một nơi trú tạm để tìm đường trở về Trái Đất an toàn. NASA mô tả nhiệm vụ đã đổi từ một nhiệm vụ hạ cánh xuống Mặt Trăng thành một nhiệm vụ sống sót và trở về an toàn. (NASA)

Với bài toán lập kế hoạch của chúng ta, ý chính rất đơn giản: con đường thay đổi, nhưng vẫn còn một điều quan trọng hơn cần được giữ lại.

Hãy nghĩ tới một ví dụ trong công việc.

Bạn dự định hoàn thành một bài trình bày hai mươi slide trước thứ Sáu. Đến thứ Tư, một phần dữ liệu cần thiết không còn có sẵn.

Bạn có thể viết tình huống thành hai dòng:

Con đường đã định: Hoàn thành đủ hai mươi slide trước thứ Sáu.

Kết quả vẫn còn quan trọng: Cung cấp đủ thông tin đáng tin cậy để cả nhóm có thể đưa ra quyết định vào thứ Sáu.

Hai dòng này không giống nhau.

Nếu dữ liệu còn thiếu không thể được kiểm tra kịp lúc, ép mình làm đủ hai mươi slide có thể làm hại kết quả thật sự quan trọng. Bạn có thể lấp chỗ trống bằng những phỏng đoán yếu chỉ để giữ hình dạng của kế hoạch cũ.

Một bài trình bày ngắn hơn, chỉ dùng thông tin đã được xác nhận, có thể phục vụ mục tiêu thật sự tốt hơn.

Điều này không có nghĩa là cứ thấy kế hoạch mệt thì đổi. Nếu các sự thật vẫn như cũ và kế hoạch vẫn phù hợp, kiên trì có thể chính là điều bạn cần.

Cách điều chỉnh này chỉ bắt đầu khi một sự thật quan trọng thật sự đã thay đổi.

Lúc đó, một câu hỏi có thể làm mọi thứ rõ hơn:

“Nếu tôi không còn dùng được con đường này, kết quả nào vẫn còn quan trọng?”

Kế hoạch cũ tạm lùi ra khỏi trung tâm. Điểm đến lại hiện rõ.

2. Vẽ lại bài toán theo những giới hạn bạn đang có

Khi đã biết điều gì vẫn quan trọng, nguy cơ tiếp theo là xây kế hoạch thay thế bằng những giả định cũ.

Kế hoạch đầu tiên của bạn có thể dựa trên giả định rằng bạn có hai ngày, một công cụ nhất định, một người nhất định hoặc một mẩu thông tin nhất định. Nếu một trong những sự thật ấy thay đổi, kế hoạch mới phải bắt đầu từ thực tế mới.

Apollo 13 cũng phải làm đúng điều đó, ở mức độ nghiêm trọng hơn rất nhiều.

NASA ghi lại rằng lunar module được thiết kế để hỗ trợ hai người trong hai ngày, nhưng lúc đó nó phải hỗ trợ ba người trong khoảng bốn ngày. Nước và điện phải được quản lý rất cẩn thận. Carbon dioxide cũng trở thành mối nguy. Command module—khoang dành cho phi hành đoàn, được dùng trong phần lớn chuyến bay và khi trở lại bầu khí quyển Trái Đất—có các filter cartridges có thể loại bỏ carbon dioxide. Nhưng các cartridges có dạng vuông, còn các lỗ trong hệ thống lunar module lại tròn. (NASA)

Phi hành đoàn có những bộ lọc dùng được.

Họ có một hệ thống cần bộ lọc.

Nhưng hai phần không khớp nhau.

Bài toán chỉ bắt đầu giải được khi mọi người làm việc từ những giới hạn có thật, thay vì từ thiết kế có trước tai nạn.

Tình huống của bạn có thể nhỏ hơn rất nhiều, nhưng kiểu điều chỉnh này vẫn có ích.

Hãy tưởng tượng bạn nghĩ mình có hai ngày để hoàn thành một báo cáo quan trọng, nhưng một yêu cầu mới khiến bạn chỉ còn bốn giờ.

Bàn làm việc bỗng như chật hơn. Tin nhắn liên tục đến. Nhiều tab trình duyệt đang mở. Bảng tính bạn chờ vẫn chưa xuất hiện.

Thay vì hỏi “Làm sao cứu hết mọi thứ?”, hãy cùng vẽ lại bài toán bằng ba dòng:

Điều gì nhất định phải được giữ? Các con số chúng ta đưa cho người khác phải đúng.

Điều gì chúng ta không thể tiếp tục giả định? Bảng tính còn thiếu sẽ đến trước hạn chót.

Chúng ta vẫn có thể dùng gì? Các con số đã xác nhận, bản nháp hiện có và bốn giờ.

Bây giờ bài toán đã có ranh giới.

Giới hạn không phải là lý do để bỏ cuộc. Nó là một sự thật cho biết lời giải mới phải nằm trong phạm vi nào.

Nếu bạn phớt lờ một giới hạn có thật, nó không biến mất. Nó chỉ quay lại sau đó, khi bạn đã tốn thêm thời gian vào một kế hoạch vốn phụ thuộc vào việc giả vờ rằng giới hạn ấy không tồn tại.

Nhìn rõ giới hạn lúc đầu có thể tạo cảm giác bị bó lại. Nhưng nó cũng cho bạn thấy điều gì vẫn còn trong tay.

3. Thử con đường mới trước khi phụ thuộc vào nó

Khi kế hoạch cũ hỏng, một ý tưởng mới có thể nghe rất hấp dẫn chỉ vì nó mới.

Đó cũng là một rủi ro.

Kế hoạch thay thế có thể giải quyết vấn đề cũ, nhưng nó cũng có thể chứa những phỏng đoán mới. Trước khi xây mọi thứ dựa trên nó, sẽ hữu ích hơn nếu thử phần có thể chứng minh rằng nó sai.

NASA ghi lại rằng các quy trình hoàn toàn mới cho Apollo 13 đã được viết và thử trong simulator trước khi gửi lên cho phi hành đoàn. Khi carbon dioxide trở thành vấn đề, đội ngũ dưới mặt đất cũng thiết kế và thử cách lắp bộ lọc tạm thời trước khi hướng dẫn các phi hành gia chế tạo nó ngoài không gian. Hồ sơ hình ảnh của NASA về thiết bị này, được gọi là “mail box”, nói rằng nó đã được thiết kế và thử dưới mặt đất trước khi được đề xuất cho phi hành đoàn. (NASA) (NASA)

Với một dự án thông thường, điều này không có nghĩa là mọi quyết định đều cần một cuộc mô phỏng chính thức.

Nó có nghĩa là con đường mới cần chứng minh rằng nó đáng tin trước khi phần còn lại của kế hoạch phụ thuộc vào nó.

Hãy tưởng tượng quản lý của bạn nói rằng bản báo cáo dài không trả lời câu hỏi mà họ thật sự cần.

Bạn có thể lập tức viết lại cả bốn mươi trang.

Hoặc trước tiên, bạn chỉ xây lại một trang: phần tóm tắt.

Ở trên cùng, viết câu hỏi thật sự. Bên dưới, đặt ba mẩu thông tin trả lời trực tiếp câu hỏi đó.

Sau đó nhìn lại trang này.

Lập luận bây giờ có dẫn tới quyết định mà báo cáo cần hỗ trợ không?

Nếu có, bạn đã có bằng chứng rằng cấu trúc mới có thể hiệu quả.

Nếu không, bạn đã biết điều đó trước khi viết lại ba mươi chín trang còn lại.

Cùng một ý tưởng có thể dùng với một công cụ, quy trình làm việc, cách giải thích hoặc lịch trình. Hãy thử phần mang rủi ro không chắc chắn lớn nhất trước khi để phần còn lại của kế hoạch phụ thuộc vào nó.

Một bài thử hữu ích không cần chứng minh rằng toàn bộ kế hoạch tương lai sẽ thành công.

Nó chỉ cần trả lời câu hỏi có thể làm kế hoạch mới thất bại.

Đó là điều khiến cách này khác với việc chỉ “bắt đầu nhỏ”. Kích thước không phải điểm chính.

Thông tin mới mới là điểm chính.

Mục tiêu, giới hạn và bài thử phải đi cùng nhau

Ba phần này giải quyết ba vấn đề khác nhau, và thứ tự của chúng rất quan trọng.

Thứ nhất, tách mục tiêu khỏi con đường cũ giúp bạn không xem một kế hoạch là hình thức thành công duy nhất.

Thứ hai, gọi tên các giới hạn mới giúp bạn không xây kế hoạch thay thế trên những sự thật không còn đúng.

Thứ ba, thử phần quan trọng nhất cho bạn bằng chứng mới trước khi bỏ thêm thời gian, năng lượng hoặc tiền vào kế hoạch thay thế.

Nếu thử trước khi biết mình đang muốn bảo vệ điều gì, bạn có thể thử sai thứ. Nếu chọn con đường mới trước khi chấp nhận các giới hạn mới, kế hoạch thay thế có thể hỏng vì đúng lý do khiến kế hoạch đầu tiên hỏng. Và nếu dừng lại sau khi xác định mục tiêu và giới hạn, bạn có thể hiểu bài toán rõ nhưng vẫn chưa biết con đường tiếp theo có hiệu quả không.

Cách này không dành cho mọi tuần khó khăn hay mọi lúc bạn thiếu động lực.

Nó dành cho một tình huống cụ thể hơn: khi thực tế đã thay đổi đủ nhiều để kế hoạch cũ không còn phù hợp với bài toán.

Lúc đó, đổi con đường không có nghĩa là từ bỏ mục tiêu.

Đó có thể là cách rõ ràng nhất để tiếp tục tiến về phía nó.

Tiến gần hơn tới con người mà bạn muốn trở thành

• Hãy cùng lấy một kế hoạch đang gặp khó và tách thành hai dòng: “Con đường tôi đã định là ___” và “Kết quả vẫn còn quan trọng là ___.”
• Hãy cùng gọi tên một sự thật mà chúng ta không thể tiếp tục giả định, và một nguồn lực hữu ích vẫn còn có thể dùng.
• Hãy cùng chọn một bài thử trả lời câu hỏi lớn nhất trong con đường mới trước khi xây phần còn lại dựa trên nó.