Cách Xây Dựng Lại Niềm Tin Sau Khi Trễ Hạn Công Việc

Bạn muốn chứng minh rằng họ có thể tin bạn lần nữa — nhưng có phải bạn sắp hứa quá nhiều?

Hãy hình dung buổi sáng sau khi bạn trễ hạn.

Lúc 9:07, một tin nhắn hiện lên:

“Thực tế thì khi nào tôi có thể nhận được phần này?”

Bạn hiểu vì sao họ hỏi. Nhưng cụm từ thực tế thì có thể vẫn khiến bạn bận tâm.

Bạn có thể muốn xóa ngay sự nghi ngờ đó.

Và bạn gần như gõ:

“Hôm nay tôi sẽ làm xong tất cả. Chắc chắn.”

Câu đó nghe rất trấn an. Nhưng nó lại tạo ra một lời khẳng định lớn khác mà người kia phải chờ để kiểm chứng.

Sau khi trễ hạn, câu hỏi hữu ích không phải là: “Làm sao để tôi lại có vẻ đáng tin?”

Mà là: “Làm sao để công việc tiếp theo của tôi dễ đoán hơn?”

Câu trả lời ngắn

• Hãy cùng làm cho cam kết tiếp theo đủ nhỏ để có thể giữ được.
• Hãy cùng báo rủi ro mới về tiến độ trước khi nó trở thành một bất ngờ khác.
• Hãy cùng để những công việc đã hoàn thành dần trở thành bằng chứng mới nhất về cách chúng ta làm việc.

1. Hãy đưa ra một cam kết mà người kia có thể sớm thấy bạn hoàn thành

Sau khi trễ hạn, một cam kết nhỏ có thể khiến bạn cảm thấy chưa đủ thuyết phục.

Bạn có thể nghĩ mình phải bù lại bằng cách hứa nhiều hơn.

Giả sử một báo cáo vẫn còn bốn phần chưa xong. Bạn hy vọng có thể hoàn thành cả bốn trước cuối ngày, nhưng chưa thật sự chắc chắn.

Bạn có thể nói:

“Tôi sẽ gửi toàn bộ báo cáo trước 17:00.”

Bây giờ hãy thử một cách khác:

“Tôi có thể gửi hai phần đầu đã chỉnh sửa trước 13:00. Khi gửi, tôi sẽ xác nhận luôn thời gian cho những phần còn lại.”

Cam kết thứ hai hẹp hơn. Điều đó có ích vì người kia không cần chờ tới cuối ngày mới biết ước tính của bạn có còn đúng hay không.

Bạn có thể nghĩ về cam kết này bằng ba câu hỏi đơn giản:

Điều gì sẽ nhìn thấy được? Hai phần đầu đã chỉnh sửa.

Khi nào sẽ nhìn thấy? Trước 13:00.

Lúc đó sẽ có gì tiếp theo? Bạn gửi phần đã làm và cập nhật thời gian cho phần còn lại dựa trên những gì bạn đã biết.

Điều này khác với việc nói: “Hãy tin tôi.”

Bạn đang tạo ra một mốc gần để lời nói của mình có thể khớp với kết quả công việc.

Mục tiêu không phải là chia mọi nhiệm vụ thành những mẩu quá nhỏ. Mục tiêu là tránh yêu cầu người khác tin ngay vào một ước tính lớn khác khi ước tính trước đó vừa sai.

Một lời hứa nhỏ hơn không hữu ích chỉ vì nó nghe khiêm tốn. Nó hữu ích vì có thể trở thành bằng chứng sớm hơn.

2. Hãy báo rủi ro mới trước khi người khác phải tự phát hiện ra một lần trễ khác

Bây giờ hãy hình dung 13:00 đến và bạn gửi hai phần đầu đúng như đã hứa.

Trong lúc làm phần còn lại, bạn phát hiện một vấn đề. Một nhóm số liệu cần được kiểm tra lại.

Bạn có thể im lặng và hy vọng giải quyết xong trước 17:00.

Lựa chọn đó khiến vấn đề vẫn bị che khuất. Nếu thời hạn lại trượt, người kia chỉ biết về rủi ro sau khi nó đã trở thành một bất ngờ khác.

Một cập nhật ngắn có thể thay đổi tình hình.

Ví dụ:

“Cập nhật nhanh: hai phần đầu đã được gửi đúng kế hoạch. Tôi phát hiện một vấn đề ở số liệu của phần cuối nên đang kiểm tra lại. Tôi sẽ xác nhận thời gian gửi phần còn lại trước 16:00.”

Tin nhắn này trả lời ba câu hỏi hữu ích:

Phần nào đã xong?

Điều gì đã thay đổi?

Khi nào sẽ có thêm thông tin?

Bạn không hứa rằng sẽ không có vấn đề mới. Bạn chỉ đưa vấn đề mới ra sớm khi người kia vẫn còn có thể dùng thông tin đó.

Có một giới hạn quan trọng ở đây. Bài viết này nói về việc trễ hạn do lập kế hoạch, khối lượng công việc, hiểu nhầm hoặc khó hoàn thành công việc. Nếu bạn cố ý đưa thông tin sai về tình trạng công việc, vấn đề về niềm tin sẽ khác.

Một nghiên cứu trong phòng thí nghiệm của Maurice Schweitzer, John Hershey và Eric Bradlow cho thấy niềm tin bị tổn hại bởi hành vi thiếu đáng tin có thể phục hồi khi người tham gia sau đó quan sát một chuỗi hành động đáng tin cậy và nhất quán. Nghiên cứu đó cũng cho thấy việc phục hồi khó hơn khi hành vi trước đó có cả sự lừa dối. Đây là một trò chơi niềm tin có kiểm soát, không phải nghiên cứu về thời hạn ở nơi làm việc, nên nó không thể cho biết chính xác quản lý hoặc đồng nghiệp của bạn sẽ phản ứng thế nào. Tuy vậy, nó hỗ trợ một điểm giới hạn ở đây: thêm một lời trấn an không đúng sự thật không phải là nền tảng tốt để xây dựng lại niềm tin. Bạn có thể đọc bài nghiên cứu gốc năm 2006 được University of Pennsylvania lưu trữ.

Vì vậy, nếu thời gian lại trở nên không chắc chắn, điều hữu ích không phải là cố giữ hình ảnh của mình thêm vài giờ.

Điều hữu ích là giảm khả năng xuất hiện thêm một bất ngờ có thể tránh được.

3. Hãy để những công việc bình thường được hoàn thành trở thành bằng chứng mới hơn lần trễ hạn

Bạn gửi phần tiếp theo đúng lúc đã nói.

Quản lý trả lời:

“Cảm ơn.”

Có thể chỉ vậy thôi.

Có thể sẽ không có cuộc trò chuyện nào mà ai đó tuyên bố rằng niềm tin đã quay trở lại.

Hai ngày sau, một nhiệm vụ khác đến. Bạn hoàn thành đúng thời gian đã thống nhất. Rồi một phần việc khác cũng diễn ra đúng kế hoạch.

Giai đoạn yên lặng hơn này rất quan trọng vì một lần hoàn thành công việc đúng như đã hẹn không xóa đi chuyện đã xảy ra. Nó chỉ cung cấp cho người kia một thông tin mới hơn về cách bạn làm việc.

Cũng trong nghiên cứu phòng thí nghiệm năm 2006 nói trên, sau hành vi thiếu đáng tin nhưng không có lừa dối, một chuỗi hành động đáng tin cậy và nhất quán có thể khôi phục niềm tin trong bối cảnh thí nghiệm đó. Điều này không có nghĩa một số lượng nhiệm vụ hoàn thành nhất định sẽ sửa được một mối quan hệ thực tế ở nơi làm việc. Con người, sai sót và môi trường làm việc đều khác nhau.

Giá trị thực tế đơn giản hơn: bạn không cần ép mình tạo ra một khoảnh khắc “lấy lại niềm tin thật ngoạn mục”.

Bạn có thể để bằng chứng tích lũy dần.

Ban đầu, ai đó có thể vẫn nghĩ: “Tôi có phải nhắc việc này nữa không?”

Khi nhiều công việc hơn được giao đúng lúc như đã thống nhất, câu hỏi đó có thể dần ít cần thiết hơn.

Mục tiêu không phải là làm cho lần trễ hạn biến mất khỏi ký ức. Mục tiêu là không để nó mãi là sự kiện gần nhất duy nhất nói lên việc bạn có đáng tin hay không.

Việc này có thể cần thời gian. Bạn không kiểm soát được chính xác tốc độ niềm tin quay lại.

Điều bạn có thể kiểm soát là liệu phần việc tiếp theo có cho người kia một lý do rõ ràng hơn để biết họ có thể mong đợi gì từ bạn hay không.

Niềm tin dễ xây dựng lại hơn khi còn ít điều phải đoán

Ba phần này hoạt động theo một trình tự.

Đầu tiên, hãy đưa ra một cam kết mà bạn thực sự có thể giữ. Nó tạo ra mốc tiếp theo để lời nói của bạn gặp một kết quả có thể nhìn thấy.

Tiếp theo, nếu xuất hiện rủi ro mới, hãy báo trước khi thời hạn biến nó thành một bất ngờ khác. Nhờ vậy, một vấn đề không biến thành hai vấn đề: chính sự chậm trễ và việc người khác biết quá muộn.

Sau đó, hãy tiếp tục hoàn thành những công việc bình thường như đã thống nhất. Những phần việc hoàn thành đó không thể đảm bảo bạn sẽ được tha thứ, nhưng có thể cho người kia thông tin mới hơn về bạn so với sai sót ban đầu.

Bạn không thể quyết định khi nào người khác sẽ tin bạn lần nữa.

Bạn có thể làm cho công việc tiếp theo rõ ràng hơn, dễ kiểm chứng hơn và dễ dự đoán hơn.

Một lần trễ hạn không nhất thiết phải được theo sau bằng một lời hứa lớn và kịch tính.

Nó có thể được theo sau bằng một lời hứa nhỏ hơn nhưng thực sự thành hiện thực.

Tiến gần hơn tới người mà bạn muốn trở thành

• Hãy cùng chọn cam kết tiếp theo dựa trên điều chúng ta thực sự có thể giao, không phải dựa trên mong muốn xóa lỗi thật nhanh.
• Hãy cùng đưa một rủi ro mới ra sớm khi người kia vẫn còn thời gian sử dụng thông tin đó.
• Hãy cùng để vài công việc tiếp theo được hoàn thành đúng như đã hẹn lên tiếng trước khi chúng ta cố đưa ra một tuyên bố lớn hơn về mức độ đáng tin của mình.

Hướng dẫn Coursera

{{coursera_guide_card}}