Cách sửa một cập nhật công việc sai trước khi nó ảnh hưởng đến bước tiếp theo của cả nhóm

Bạn đã nói “xong rồi” vì nghĩ mình sẽ kịp hoàn thành trước lần kiểm tra tiếp theo. Giờ cả nhóm đang hỏi file ở đâu. Mình cùng đưa mọi người trở lại cùng một sự thật nhé?

Hãy hình dung bạn đang hoàn thiện một báo cáo trước cuộc họp nhóm buổi chiều.

Một đồng nghiệp hỏi trong nhóm chat xem phần của bạn đã sẵn sàng chưa.

Bạn trả lời: “Rồi.”

Nhưng bảng tính vẫn đang mở và hai phần cuối chưa hoàn thành.

Có thể bạn ngại nói “chưa xong”. Cũng có thể bạn thật sự nghĩ mình sẽ kịp làm xong trước khi ai đó mở thư mục dùng chung.

Sau đó, một đồng nghiệp ở Thành phố Hồ Chí Minh xin file vì một người khác ở Đà Nẵng đang chờ xem lại.

Phần việc chưa xong vẫn là một vấn đề. Bây giờ, cập nhật sai lại tạo thêm một vấn đề nữa.

Lối ra hữu ích không phải là làm cho câu chuyện nghe đáng tin hơn. Ta cần dừng thêm chi tiết, đưa tình trạng thật trở lại và xem có ai đã hành động dựa trên thông tin sai hay chưa.

Tóm tắt ngắn

• Mình cùng dừng cập nhật sai đầu tiên trước khi nó cần thêm một câu chuyện khác.
• Mình cùng nói tình trạng thật trước rồi mới giải thích lý do.
• Mình cùng sửa phần kế hoạch thực sự đã thay đổi vì người khác tin vào cập nhật đó.

1. Dừng cập nhật sai trước khi nó mọc thêm một nhánh mới

Giả sử bạn viết trong nhóm chat: “Báo cáo đã nằm trong thư mục dùng chung rồi.”

Nhưng thực tế chưa có file ở đó.

Một đồng nghiệp kiểm tra thư mục trước cuộc họp và hỏi tài liệu ở đâu.

Bạn có thể muốn trả lời: “Chắc tải lên bị lỗi,” dù thật ra bạn chưa hề tải file lên.

Câu trả lời đó có vẻ giúp bạn có thêm chút thời gian. Nhưng nó cũng tạo thêm một chi tiết mà sau này bạn phải nhớ và bảo vệ.

Trong các nhiệm vụ thí nghiệm được công bố trên Nature Neuroscience năm 2016, các nhà nghiên cứu thấy rằng mức độ không trung thực vì lợi ích của bản thân tăng qua những cơ hội lặp lại khi người tham gia có thể được lợi từ việc đó. Đây là thí nghiệm có kiểm soát chứ không phải quan sát tại nơi làm việc, nên kết quả không cho phép ta nói rằng mọi lời nói dối nhỏ ngoài đời đều sẽ lớn dần. Điều nó hỗ trợ ở đây hẹp hơn: ta không cần xem việc đưa thêm một câu trả lời sai là sự lặp lại vô hại. (Garrett và cộng sự, 2016)

Với tình huống của bạn, ta có thể biến điều đó thành một câu hỏi kiểm tra rất ngắn:

Tin nhắn tiếp theo sẽ làm sự thật rõ hơn, hay tạo thêm một chi tiết mà mình phải bảo vệ?

Hãy hình dung bạn đang chờ thang máy sau giờ làm và nhìn vào ô trả lời trên điện thoại. Bạn đã gõ: “Có lẽ đồng bộ bị lỗi.”

Bạn có thể xóa câu đó trước khi gửi.

Sai lầm đầu tiên vẫn cần được sửa. Nhưng câu chuyện đã ngừng lan rộng.

2. Nói tình trạng thật trước rồi mới nói lý do

Khi đã dừng việc thêm chi tiết sai, bạn có thể muốn gửi một lời giải thích thật dài.

Có thể bạn vừa phải xử lý một việc gấp khác. Một cuộc họp có thể kéo dài hơn dự kiến. Bạn cũng có thể thật sự tin rằng chỉ cần thêm mười phút là xong.

Những lý do đó có thể quan trọng. Nhưng điều người kia cần trước tiên là thông tin họ có thể dùng để quyết định bước tiếp theo.

Vì vậy, mình cùng tách phần sửa sự thật khỏi phần giải thích.

Một lời sửa rõ ràng trả lời hai câu hỏi:

Mình đã nói gì? Hiện tại điều gì mới là đúng?

Ví dụ:

“Tôi đã nói báo cáo được tải lên rồi. Thực tế chưa được tải lên. Tôi đang hoàn thiện hai phần cuối và có thể gửi file hoàn chỉnh lúc 16:30.”

So với câu này:

“Chiều nay nhiều việc quá, tôi gần xong rồi nên nghĩ mình vẫn kịp tải lên trước khi mọi người cần.”

Câu thứ hai có thể chân thành. Nhưng người đọc vẫn phải tự tìm xem tình trạng thật hiện giờ là gì.

Hãy hình dung quản lý của bạn ở Hà Nội đã dành một phần buổi chiều để xem lại công việc trước một cuộc họp khác. Một lời sửa rõ ràng giúp họ quyết định ngay nên giữ khung giờ đó, dời sang lúc khác hay làm việc khác trước.

Lý do có thể nói sau, nếu nó giúp người kia hiểu điều gì sẽ xảy ra tiếp theo.

Mục tiêu không phải là viết một lời xin lỗi hoàn hảo. Mục tiêu là đưa cho người kia một phiên bản sự thật mà họ có thể dựa vào để lên kế hoạch trở lại.

3. Sửa phần kế hoạch đã thay đổi vì cập nhật của bạn

Đôi khi, sửa lại sự thật là đủ để kết thúc vấn đề.

Nếu chưa ai thay đổi việc họ đang làm vì cập nhật sai, có thể bạn không cần sửa thêm điều gì khác.

Nhưng cũng có lúc thông tin sai đã đi vào lịch làm việc của người khác.

Một đồng nghiệp có thể dừng việc khác để chờ tài liệu của bạn. Trưởng nhóm có thể đã nói với nhóm khác rằng phần của bạn hoàn tất. Ai đó có thể đã dành sẵn thời gian xem lại vì tin vào cập nhật đó.

Lúc này, hãy đổi câu hỏi:

Điều gì đã thay đổi vì người khác dựa vào điều mình nói?

Giả sử một đồng nghiệp ở Đà Nẵng đã dành 30 phút cuối ngày để xem file vì bạn nói rằng tài liệu đã sẵn sàng. Sửa tình trạng giúp họ biết sự thật. Sửa ảnh hưởng có thể là thống nhất một giờ xem lại mới và đưa ra thời điểm giao file mà bạn thực sự có thể giữ đúng.

Sửa hậu quả không có nghĩa là khiến người khác phải tha thứ cho bạn.

Họ có thể bực hoặc thất vọng, và phản ứng đó thuộc về họ. Phần của bạn là đưa thông tin về đúng sự thật và xử lý phần gián đoạn vẫn còn nằm trong khả năng của mình.

Nhờ vậy, bước tiếp theo trở nên cụ thể hơn.

Thay vì hỏi: “Làm sao để chuyện này trông bớt nghiêm trọng?”, bạn có thể hỏi: “Điều gì đã thay đổi vì cập nhật của mình, và phần nào mình vẫn có thể sửa lại?”

Câu trả lời có thể là một khung giờ xem lại mới, một tin nhắn đính chính cho đồng đội khác, hoặc không cần thêm hành động nào ngoài việc sửa thông tin.

Phần sửa chữa nên tương ứng với ảnh hưởng thật, không phải với nỗi sợ của bạn về việc sai lầm trông tệ đến mức nào.

Ba bước này đưa cả nhóm trở lại một phiên bản sự thật có thể dùng được

Thứ tự rất quan trọng. Trước hết, bạn dừng cập nhật sai để nó không có thêm chi tiết mới. Sau đó, bạn nói tình trạng thật để người kia có thể đưa ra quyết định dựa trên thông tin đúng. Cuối cùng, bạn kiểm tra xem lịch làm việc hoặc bước tiếp theo của họ có thay đổi vì tin vào lời bạn nói hay không.

Nếu chưa ai hành động dựa trên cập nhật sai, có thể bạn không cần bước thứ ba. Nhưng hai bước đầu vẫn cần thiết, vì cách gọn nhất để thoát khỏi tình huống là dừng câu chuyện thêm thắt và đưa sự thật trở lại.

Cuộc nói chuyện vẫn có thể khó chịu. Nhưng lúc này bạn đang xử lý một vấn đề thật, thay vì tiếp tục mất thời gian bảo vệ một phiên bản khác của nó.

Tiến gần hơn đến con người bạn muốn trở thành

• Mình cùng nhận ra khoảnh khắc một lời bào chữa sắp biến thành một “sự thật” sai mới.
• Mình cùng làm cho tin nhắn tiếp theo hữu ích bằng cách nói rõ phần nào thật sự đã xong và phần nào chưa.
• Mình cùng sửa lịch hoặc quyết định thực sự đã bị ảnh hưởng, mà không cố điều khiển phản ứng của người khác.

---

Khám phá việc học có cấu trúc khi bạn cần

Bạn không cần một khóa học để áp dụng ba bước trong bài viết này.

Nếu bạn muốn cải thiện những kỹ năng như báo tin khó, thống nhất kỳ vọng hoặc sửa sai trong công việc, việc học có cấu trúc có thể cho bạn thêm tình huống để tìm hiểu và luyện tập. Hướng dẫn Coursera của vinsurgo là một nơi bạn có thể tham khảo khi muốn đi xa hơn một bài viết đơn lẻ.

Khám phá hướng dẫn Coursera của vinsurgo

---

Bài trước:

Bài tiếp theo: