Cara Membetulkan Kemas Kini Kerja yang Salah Sebelum Orang Lain Mula Merancang Berdasarkannya

Anda menaip “siap” dalam ruang sembang pasukan ketika fail itu masih terbuka di skrin. Sekarang seseorang sedang memintanya. Boleh kita kembali kepada satu versi yang benar sebelum balasan seterusnya?

Bayangkan hari kerja biasa di Malaysia: kumpulan WhatsApp pasukan bertanya sama ada pembentangan sudah siap sebelum panggilan pelanggan pada waktu petang.

Anda menjawab, “Sudah.”

Tetapi fail itu masih terbuka di komputer riba anda.

Mungkin tiga slaid masih belum siap. Mungkin jawapan “belum” terasa janggal, dan anda fikir sempat memuat naik fail sebelum sesiapa membuka folder bersama.

Kemudian seorang rakan sepasukan meminta pautan.

Tugasan yang belum siap masih menjadi masalah, tetapi sekarang kemas kini itu sendiri sudah menjadi masalah kedua. Setiap soalan baharu boleh membuat anda mahu mempertahankan jawapan pertama daripada membetulkan keadaan sebenar.

Jalan keluar yang berguna ialah mengecilkan cerita yang salah, bukannya menguatkannya. Hentikan butiran tambahan, nyatakan apa yang benar sekarang, kemudian semak sama ada seseorang sudah mengubah rancangan kerana apa yang anda katakan.

Ringkasnya

• Mari kita hentikan kemas kini pertama yang salah sebelum ia memerlukan cerita kedua.
• Mari kita letakkan fakta yang boleh digunakan di bahagian awal pembetulan.
• Mari kita baiki keputusan yang berubah kerana seseorang bergantung pada kemas kini kita.

1. Jangan biarkan kemas kini pertama yang salah memerlukan cerita kedua

Bayangkan anda menulis dalam kumpulan WhatsApp pejabat, “Slaid sudah ada dalam folder bersama.”

Sebenarnya belum.

Seorang rakan sepasukan membuka folder itu sebelum panggilan pelanggan pada pukul 2 petang lalu terus bertanya di mana fail tersebut.

Jalan keluar yang kelihatan paling cepat ialah cerita baharu: mungkin muat naik gagal, mungkin sambungan internet terputus, atau mungkin folder itu lambat diselaraskan. Jawapan itu mungkin memberi sedikit masa, tetapi ia juga memberi anda satu lagi dakwaan yang perlu dikekalkan.

Masalahnya bukan lagi sekadar fail yang tiada. Perhatian anda kini digunakan untuk mengekalkan satu versi kejadian yang masih tidak benar.

Satu kajian 2016 dalam Nature Neuroscience mendapati bahawa ketidakjujuran yang memberi manfaat kepada diri sendiri meningkat apabila diulang dalam tugasan makmal penyelidik. Secara mudah, peserta mempunyai beberapa peluang untuk memberi maklumat yang tidak jujur apabila tindakan itu boleh memberi manfaat kepada mereka, dan tahap ketidakjujuran cenderung meningkat sepanjang percubaan tersebut. Ini ialah eksperimen terkawal, jadi ia tidak membuktikan bahawa setiap pembohongan kecil akan membesar dalam kehidupan harian. Namun ia memberi sebab yang baik untuk kita tidak menganggap jawapan palsu yang berulang sebagai perkara remeh. (Garrett et al., 2016)

Kajian itu tidak menentukan apa yang akan berlaku di tempat kerja anda. Tetapi ia memberi satu soalan praktikal sebelum anda menaip lagi:

Adakah balasan ini akan menjadikan fakta lebih jelas, atau memberi saya satu lagi butiran yang perlu dipertahankan?

Bayangkan butang hantar pada telefon anda. Mesej yang sudah ditaip berbunyi, “Mungkin muat naik tadi tersekat.”

Memadam ayat itu tidak menghapuskan kesilapan pertama, tetapi ia menghalang kesilapan itu daripada bercabang.

Sekarang mesej seterusnya boleh digunakan untuk menyatakan status sebenar, bukan mencipta alasan baharu.

2. Letakkan fakta yang boleh digunakan di hadapan

Selepas cerita tambahan dihentikan, risiko seterusnya ialah menyembunyikan pembetulan di dalam penjelasan yang panjang.

Mungkin mesyuarat berlanjutan, permintaan lain menjadi lebih mendesak, atau angka dalam fail perlu diperiksa sekali lagi. Semua sebab itu hanya berguna selepas orang lain dapat melihat status sebenar dengan jelas.

Orang yang membaca mesej anda biasanya memerlukan fakta yang boleh digunakan untuk membuat keputusan: apa yang sudah siap, apa yang belum, dan bila titik seterusnya yang boleh dipercayai.

Jadi, mari kita jadikan pembetulan itu mudah digunakan dahulu sebelum kita menerangkan latar belakangnya.

Pembetulan yang jelas boleh bermula dengan dua soalan:

Apa yang saya katakan? Apa yang sebenarnya benar sekarang?

Contohnya:

“Saya kata spreadsheet itu sudah dimuat naik. Sebenarnya belum. Saya sedang menyemak angka terakhir dan saya boleh hantar fail yang betul pada pukul 4 petang.”

Itu berbeza daripada berkata:

“Sebenarnya hampir siap, tetapi pagi tadi sangat sibuk dan saya fikir masih sempat memuat naiknya sebelum sesiapa memerlukannya.”

Mesej kedua mungkin ikhlas, tetapi pembaca masih perlu mencari-cari untuk mengetahui fakta yang boleh mereka gunakan dalam rancangan seterusnya.

Bayangkan pengurus anda di Kuala Lumpur sudah menyediakan dua puluh minit untuk menyemak spreadsheet sebelum panggilan video dengan rakan sekerja di Pulau Pinang. Jika pembetulan bermula dengan status sebenar dan masa yang realistik, mereka boleh terus memutuskan sama ada slot semakan itu boleh dikekalkan atau perlu dialihkan.

Sebabnya boleh dijelaskan selepas itu jika ia benar-benar mengubah perkara yang perlu diketahui oleh orang lain.

Ini bukan tentang menulis permohonan maaf yang sempurna. Tujuannya ialah memberi maklumat yang boleh digunakan semula dengan selamat oleh orang lain.

3. Baiki keputusan yang berubah kerana kemas kini anda

Kadangkala pembetulan sahaja sudah menyelesaikan perkara itu.

Jika tiada sesiapa mengubah keputusan kerana maklumat yang salah, mengembalikan fakta mungkin sudah memadai.

Dalam keadaan lain, kemas kini yang salah sudah masuk ke dalam rancangan hari orang lain.

Seorang rakan sepasukan mungkin menangguhkan tugasan lain. Seorang pengurus mungkin memberitahu pasukan lain bahawa bahagian anda sudah siap. Rakan sekerja di pejabat lain mungkin sudah mengosongkan masa kerana dokumen anda sepatutnya tersedia.

Pada ketika itu, membetulkan mesej anda sendiri hanyalah sebahagian daripada tugas. Tanya:

Keputusan apa yang berubah kerana seseorang mempercayai kemas kini saya?

Bayangkan seorang rakan sekerja di Johor Bahru menyediakan slot semakan sebelum panggilan pelanggan kerana anda berkata dokumen itu sudah siap. Pembetulan memberi mereka fakta sebenar, tetapi pembaikan mungkin bermaksud membantu mengalihkan masa semakan itu dan memberi masa penghantaran baharu yang benar-benar boleh anda tepati.

Perhatikan apa yang tidak termasuk dalam pembaikan: mengawal perasaan orang lain terhadap anda.

Mereka mungkin marah atau kecewa, dan anda tidak boleh menentukan reaksi itu. Apa yang anda boleh lakukan ialah memastikan maklumat sekarang tepat dan menangani bahagian gangguan yang masih menjadi tanggungjawab anda.

Batas itu menjadikan langkah seterusnya lebih nyata.

Daripada bertanya, “Bagaimana saya boleh buat perkara ini nampak kurang serius?” cuba tanya, “Apa yang berubah kerana mesej saya, dan bahagian mana yang masih boleh saya betulkan?”

Jawapannya mungkin masa semakan yang perlu dialihkan, mesej pembetulan kepada pasukan lain, atau tiada tindakan tambahan langsung. Pembaikan perlu sepadan dengan kesan sebenar, bukan dengan ketakutan anda tentang bagaimana keadaan itu mungkin kelihatan.

Selepas itu, semua orang boleh kembali bekerja berdasarkan versi keadaan yang sama.

Satu kemas kini yang salah mencipta tiga masalah berbeza, dan setiap langkah membuang satu daripadanya

Urutan ini penting. Pertama, anda menghentikan cerita yang salah daripada berkembang. Seterusnya, anda memberi fakta yang boleh digunakan oleh orang lain. Hanya selepas itu anda memeriksa sama ada jadual, janji, atau tugasan seterusnya mereka berubah kerana apa yang anda katakan.

Jika tiada sesiapa bertindak berdasarkan kemas kini yang salah, langkah ketiga mungkin tidak diperlukan. Dua langkah pertama tetap penting kerana pembetulan yang bersih bermula dengan menghentikan cerita rekaan dan mengembalikan status sebenar.

Perbualan itu mungkin masih terasa janggal. Tetapi sekarang anda sedang menghadapi satu masalah sebenar, bukannya menghabiskan hari untuk melindungi versi kedua daripadanya.

Lebih dekat kepada diri yang anda mahu jadi

• Mari kita berhenti seketika apabila alasan seterusnya muncul, sebelum satu kemas kini yang salah berubah menjadi cerita yang lebih panjang.
• Mari kita jadikan mesej seterusnya berguna dengan menyatakan status sebenar dahulu dan memberi masa yang benar-benar boleh kita tepati.
• Mari kita baiki keputusan sebenar yang berubah, tanpa cuba mengawal reaksi orang lain.

---

Terokai pembelajaran berstruktur apabila anda memerlukannya

Anda tidak memerlukan kursus untuk menggunakan tiga langkah dalam artikel ini.

Jika anda sedar bahawa kemas kini yang sukar, penetapan jangkaan, atau pembetulan kesilapan sering muncul dalam kerja anda, pembelajaran berstruktur boleh memberi lebih banyak situasi untuk dipelajari dan dilatih. Panduan Coursera vinsurgo ialah satu tempat untuk meneroka pilihan itu apabila anda mahukan lebih daripada satu artikel.

Terokai panduan Coursera vinsurgo

---

Sebelumnya:

Seterusnya: