Kana Mantawa da Abin da Ka Cim Ma a Aiki? Ka Riƙe Ƙaramin Bayani Kowane Mako

Kana tuna makonnin da suka yi cunkoso. Amma me ya faru a zahiri?

Ka yi tunanin ka buɗe fom ɗin bitar aiki.

Tambayar tana da sauƙi: “Me ka cim ma?”

Kana tuna safiya masu gaggawa, dogayen jerin saƙonni, tarurruka, gyare-gyare, buƙatu, da ranakun ƙarshe. Amma idan za ka mayar da waɗannan abubuwa misali guda tak, abin da zai iya fitowa shi ne “na yi aiki tuƙuru” ko “na kula da ayyuka da yawa.”

Sai ka fara binciken tsofaffin imel da takardu, kana fatan wani abu zai taimaka maka ka tuna aikin watannin da suka gabata.

Matsalar ba ita ce cewa ya kamata kowane mako ya sami babbar nasara ba. Matsalar ita ce muhimman bayanai kan ɓace cikin sauƙi yayin da aiki ke ci gaba.

Ƙaramin bayani na mako-mako na iya magance wata matsala mai amfani: maimakon barin kanka na gaba ya sake haɗa abin da ya faru daga farko, ka bar isasshen bayani da zai taimaka maka gane abin da ya faru.

Bayanin yana buƙatar abubuwa huɗu kawai:

Matsala: Me ya buƙaci a kula da shi?
Shawara ko matakin da na ɗauka: Me na yanke shawara, na canza, na gyara, na ba da shawara, ko na fayyace?
Sauyi: Me ya bambanta bayan haka?
Hujja: A ina zan iya komawa in tabbatar da wannan daga baya?

Wannan tsari ne na amfani, ba ƙa’idar bitar aiki da ta dace da kowane wurin aiki ba. Amma a matsayin misali na yadda za a tsara hujjar abin da aka cim ma, U.S. Office of Personnel Management ya bayyana cewa bayanan abin da masu neman aiki suka cim ma sau da yawa suna haɗa matsala ko yanayi, takamaiman matakin da mutumin ya ɗauka, da sakamako ko abin da ya biyo baya. Haka kuma, ya bayyana cewa ana yawan neman bayanin mutumin da zai iya tabbatar da waɗannan bayanai. (U.S. Office of Personnel Management)

Bambancin da ke da amfani yana da sauƙi: ka rubuta abin da ya faru a aikin, ba kawai lokacin da ka kashe kana yi ba.

Mayar da “na yi ta aiki sosai” zuwa abin da za ka iya bayyanawa

Misali, a ranar Juma’a ka rubuta:

Na yi aiki kan inganta tsarin miƙa aiki na tawaga.

Wannan yana da kyau a ji, amma wata guda daga baya zai iya haifar da ƙarin tambayoyi.

Mene ne matsalar? Me ka yi da gaske? Shin wani abu ya canza?

Ka kwatanta shi da wannan misali na ƙirƙira:

Matsala: Lokacin miƙa aikin mako-mako, wasu ayyukan da ba a kammala ba ba su da mutumin da zai ɗauki nauyin mataki na gaba a sarari.
Shawara ko matakin da na ɗauka: Maimakon ƙirƙirar sabon takarda, na ƙara guraben “mai alhaki” da “mataki na gaba” a cikin bayanin miƙa aikin da ake da shi.
Sauyi: A miƙa aiki na gaba, kowane aikin da bai kammala ba yana da mai alhaki da mataki na gaba a rubuce.
Hujja: Takardar miƙa aikin da aka sabunta da tarihin sigoginta.

Ba sai ka sa abin ya yi kamar babbar nasara ba.

Abin da ke da amfani shi ne jerin abin da ya faru: akwai matsala, ka yi zaɓi, wani sauyi da za a iya gani ya faru, kuma akwai inda za a koma a duba cikakkun bayanai.

Idan ka rubuta haka, zai fi sauƙi a sake amfani da shi daga baya. Za ka iya taƙaita shi a CV, ka yi ƙarin bayani a hira, ko ka yi amfani da shi wajen tuna abin da ya faru kafin bitar aiki.

Idan babu wani abin da ya yi fice a wannan makon fa?

A nan ne bayanin nasara zai iya karkata.

Idan ka ɗauka cewa dole ne kowane Juma’a ka samu “nasara” da za ka rubuta, za ka iya fara ƙara girman aikin yau da kullum.

Ƙaramin gyara zai zama “babban sauyin tsari.” Aikin yau da kullum zai zama “muhimmin shiri.” Bayanin zai yi ƙarfi a ji, amma zai ƙara nisa da abin da ya faru a zahiri.

Wasu gudunmawa masu amfani ba sa yin fice sosai.

Ga wani misali na ƙirƙira:

Matsala: Sabon ɗan tawaga yana buƙatar tambaya wane shafin umarni ne na yanzu daga cikin shafuka da yawa.
Shawara ko matakin da na ɗauka: Na sanya hanyar haɗi zuwa umarnin da ake amfani da shi yanzu a saman shafin da kowa ke amfani da shi, sannan na nuna tsohuwar sigar a sarari cewa an ajiye ta.
Sauyi: A miƙa aiki na gaba, ana iya samun umarnin da ake amfani da shi yanzu kai tsaye daga shafin da kowa ke amfani da shi.
Hujja: Tarihin shafin da takardar miƙa aikin da aka sabunta.

Babu adadin kuɗin shiga. Babu babban ƙaddamarwa. Babu kuma ikirarin cewa yawan aiki ya tashi ba zato ba tsammani.

Duk da haka, bayanin har yanzu yana adana wata gudunmawa ta gaske.

Akwai kuma akasin haka da yake da cikakken ma’ana: wataƙila a wannan makon ka kammala aikin yau da kullum kawai, kuma ba ka da wata muhimmiyar shawara, gyara, matsalar da ka warware, ko sauyin da ya dace a kira nasara.

Idan haka ne, ba sai ka rubuta bayanin nasara na wannan makon ba.

Manufar ba ita ce ƙirƙirar nasara ɗaya kowane kwana bakwai ba. Dubawar mako-mako kawai tana ba da dama a rubuta gudunmawar da ta faru da gaske kafin a manta da cikakkun bayananta.

Ware sakamakon tawaga daga gudunmawarka

Akwai wata matsala ta yau da kullum.

Sakamakon na iya zama na gaske, amma mutane da yawa ne suka yi aiki domin samunsa.

Ka ɗauka tawagarka ta kammala fitar da sabon sigar a lokacin da aka tsara.

Idan ka rubuta—

Ni ne na kammala fitar da sabon sigar a kan lokaci.

—sakamakon haɗin gwiwa zai iya zama kamar naka ne kai kaɗai.

Maimakon haka, za ka iya ware gaskiyar biyu:

Sakamakon tawaga: An kammala fitar da sabon sigar a lokacin da aka tsara.
Gudunmawata: Na gano abubuwa 2 a jerin dubawa kafin ƙaddamarwa waɗanda ba su da mai alhaki a sarari, na kawo su a dubawa ta ƙarshe, sannan na sabunta jerin bayan an raba alhakin.
Hujja: Jerin dubawa na ƙarshe da bayanan dubawa.

Hakan yana nufin ba sai ka ɗauki dukkan yabo na tawaga ba, kuma ba sai gudunmawarka ta ɓace ba.

Sakamakon tawaga ya kasance sakamakon tawaga. Gudunmawarka kuma ta kasance a sarari.

A cikin nasa tsarin, USA Performance—ɗaya daga cikin tsarin kula da aikin ma’aikatan gwamnatin tarayya a Amurka—yana amfani da irin wannan bambanci. Ya bayyana bayanin da ma’aikaci ke yi wa kansa a matsayin taƙaitaccen bayani na manyan abubuwan da ya cim ma, yana nuna sakamako, gudunmawa, da misalai, tare da ba mai kula da shi yanayi da hujja don tantance aikinsa. Wurin aikinka na iya amfani da wata hanya dabam wajen tantance aiki, don haka dokokin wurin aikinka su ne za a fara bi. (USA Performance)

Ka’idar da ake amfani da ita a nan ta fi ƙunci: ka ɗauki a matsayin gudunmawarka ne kawai abin da za ka iya bayyana da kanka, kuma ka rubuta sakamakon haɗin gwiwa a matsayin sakamakon haɗin gwiwa.

Bar wa kanka na gaba isasshiyar hujjar da za a iya dubawa

Kowane ɗayan sassan huɗu na bayanin yana da aikinsa.

Matsala tana bayyana dalilin da ya sa aikin ya dace a yi.

Shawara ko matakin da na ɗauka yana nuna abin da kai da kanka ka ba da gudunmawa a kai.

Sauyi yana hana bayanin ya zama jerin ayyuka kawai.

Hujja tana ba ka wurin da za ka koma idan bayanai ba su ƙara kasancewa sabo a zuciyarka ba.

“Hujja” ba yana nufin ka kwafi bayanan sirri na kamfani zuwa ajiyarka ta kanka ba. Bisa ga dokokin wurin aikinka, tana iya zama lambar tikiti, sunan takarda, rahoton da aka amince da shi, tarihin sigogi, saƙon ra’ayi, ko wurin da za ka iya duba dashboard na cikin gida da aka ba ka izinin shiga.

Don wannan makon, bayani guda zai iya zama kamar haka:

Matsala:
Shawara ko matakin da na ɗauka:
Sauyi:
Hujja:
Idan aikin haɗin gwiwa ne: Sakamakon tawaga / gudunmawata

Ba ka rubuta CV naka kowane Juma’a ba.

Kana barin ƙaramin sawu ne kawai da zai kai ka komawa ga aikin da ka yi da gaske.

Bayan wasu watanni, idan aka tambaye ka, “Me ka cim ma?”, ba za ka dogara kawai da tunanin cewa ka yi ta aiki sosai ba. Za ka sami aƙalla misali guda takamaiman da za ka iya bayyana, tabbatarwa, kuma ka kira gudunmawarka cikin gaskiya.